Giới thiệu về Công văn 5087/TCHQ-TXNK năm 2018

Công văn 5087/TCHQ-TXNK do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm giải quyết các vướng mắc và hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến việc trả lại hồ sơ đề nghị xác định trước mã số hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ của cơ quan hải quan, đồng thời giúp doanh nghiệp nắm rõ các yêu cầu pháp lý để hoàn thiện hồ sơ một cách chính xác nhất.

Các lý do chính dẫn đến việc trả lại hồ sơ xác định trước mã số

Theo hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, hồ sơ đề nghị xác định trước mã số của doanh nghiệp sẽ bị từ chối tiếp nhận hoặc trả lại trong các trường hợp sau:

• Hồ sơ thiếu thông tin kỹ thuật cốt lõi: Doanh nghiệp không cung cấp đầy đủ tài liệu kỹ thuật, catalogue, hình ảnh, sơ đồ thiết kế hoặc tài liệu phân tích chi tiết về thành phần, cấu tạo, công dụng và nguyên lý hoạt động của hàng hóa.
• Không bổ sung thông tin đúng thời hạn: Khi cơ quan hải quan yêu cầu giải trình hoặc bổ sung các chứng từ, tài liệu liên quan nhưng doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện quá thời hạn quy định theo pháp luật hải quan.
• Thông tin khai báo không nhất quán: Có sự mâu thuẫn, không đồng nhất giữa thông tin khai báo trên đơn đề nghị với các tài liệu kỹ thuật kèm theo hoặc với mẫu hàng hóa thực tế (nếu có).
• Không đáp ứng điều kiện đối tượng áp dụng: Hàng hóa đề nghị xác định trước mã số không thuộc đối tượng hoặc không đủ điều kiện để thực hiện thủ tục này theo quy định tại Luật Hải quan và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Quy trình xử lý của cơ quan Hải quan khi trả lại hồ sơ

Để đảm bảo tính minh bạch, khách quan và tạo điều kiện thuận lợi cho người khai hải quan, Tổng cục Hải quan yêu cầu các đơn vị trực thuộc thực hiện theo quy trình sau:

• Thông báo bằng văn bản cụ thể: Khi quyết định trả lại hồ sơ, cơ quan hải quan phải ban hành văn bản thông báo chính thức, trong đó nêu rõ lý do từ chối và chỉ ra các điểm chưa hoàn thiện của hồ sơ.
• Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp: Nội dung văn bản trả lại cần hướng dẫn cụ thể các tài liệu, thông tin cần sửa đổi, bổ sung để doanh nghiệp có cơ sở hoàn thiện lại hồ sơ một cách nhanh chóng.
• Cập nhật thông tin hệ thống: Ghi nhận trạng thái xử lý hồ sơ trên hệ thống thông tin điện tử của ngành hải quan để phục vụ công tác quản lý và tra cứu thông tin.

Khuyến nghị đối với doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục

Nhằm hạn chế tối đa việc bị trả lại hồ sơ gây ảnh hưởng đến tiến độ thông quan hàng hóa, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Nghiên cứu kỹ căn cứ pháp lý: Chủ động tìm hiểu và áp dụng đúng các quy định về xác định trước mã số tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính).
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chuẩn xác: Đảm bảo các tài liệu kỹ thuật đi kèm phải là bản chính thức từ nhà sản xuất. Đối với tài liệu bằng tiếng nước ngoài, cần dịch thuật sang tiếng Việt và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung dịch thuật.
• Tương tác kịp thời với cơ quan hải quan: Thường xuyên theo dõi trạng thái hồ sơ và chủ động phối hợp, phản hồi nhanh chóng khi nhận được yêu cầu làm rõ thông tin từ phía cơ quan hải quan.