Giới thiệu về Công văn 4768/TCT-CS năm 2018

Công văn 4768/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành ngày 27 tháng 11 năm 2018 nhằm hướng dẫn và giải đáp các vướng mắc liên quan đến việc triển khai, áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương thống nhất thực hiện trong giai đoạn chuyển tiếp từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Quy định về việc sử dụng hóa đơn trong giai đoạn chuyển tiếp

Công văn làm rõ lộ trình và phương thức sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp trong thời gian chuyển tiếp từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020 với các nội dung cốt lõi sau:

• Trường hợp chưa nhận được thông báo của cơ quan thuế: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Trường hợp nhận được thông báo chuyển đổi nhưng chưa đáp ứng điều kiện hạ tầng: Khi cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã), nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cũ. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
• Trường hợp thành lập mới trong giai đoạn chuyển tiếp: Đối với các doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, nếu cơ quan thuế yêu cầu áp dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp thực hiện theo hướng dẫn. Trường hợp chưa đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin thì vẫn được phép đặt in hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng và phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn theo quy định.

Thủ tục đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tính pháp lý khi đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:

• Nộp quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp phải lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua cổng thông tin điện tử.
• Khởi tạo và thông báo phát hành: Doanh nghiệp thực hiện khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật và gửi đến cơ quan thuế trước khi chính thức sử dụng ít nhất 01 ngày.
• Xử lý hóa đơn giấy còn dư: Khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy các hóa đơn giấy chưa sử dụng (nếu có) theo đúng trình tự, thủ tục quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Trách nhiệm của cơ quan thuế địa phương

Tổng cục Thuế yêu cầu Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện các nhiệm vụ sau nhằm hỗ trợ người nộp thuế:

• Tuyên truyền và phổ biến rộng rãi: Tổ chức tập huấn, hướng dẫn các nội dung mới của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Công văn 4768/TCT-CS cho toàn bộ doanh nghiệp trên địa bàn quản lý.
• Rà soát và phân loại doanh nghiệp: Tiến hành rà soát, phân loại các doanh nghiệp đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin để khuyến khích và hỗ trợ chuyển đổi sớm sang hóa đơn điện tử.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình khởi tạo, phát hành và truyền nhận dữ liệu hóa đơn.