Giới thiệu về Công văn 46422/CT-TTHT năm 2017

Công văn 46422/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc thực hiện các quy định về chữ ký và các tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Văn bản này giải quyết trực tiếp các vướng mắc của doanh nghiệp trong quá trình lập hóa đơn, đặc biệt là quy trình ủy quyền ký hóa đơn và cách thức đóng dấu đúng quy định pháp luật.

Quy định về chữ ký của người bán và việc ủy quyền trên hóa đơn

Căn cứ vào các quy định pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (đặc biệt là Thông tư 39/2014/TT-BTC), Cục Thuế thành phố Hà Nội hướng dẫn chi tiết về tiêu thức chữ ký của người bán như sau:

• Trường hợp thông thường: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (thủ trưởng đơn vị) có trách nhiệm ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của đơn vị vào tiêu thức "Người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)" trên hóa đơn.
• Trường hợp ủy quyền ký hóa đơn: Nếu thủ trưởng đơn vị không trực tiếp ký vào tiêu thức người bán thì phải có quyết định ủy quyền hoặc giấy ủy quyền bằng văn bản cho người trực tiếp bán hàng hoặc người được giao nhiệm vụ quản lý ký hóa đơn.
• Cách thức ký và đóng dấu khi được ủy quyền: Người được ủy quyền sẽ ký, ghi rõ họ tên tại tiêu thức "Người bán hàng" trên hóa đơn. Sau đó, doanh nghiệp phải thực hiện đóng dấu treo của đơn vị vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn (không đóng dấu đè lên chữ ký của người được ủy quyền).

Quy định về tiêu thức chữ ký của người mua hàng

Công văn cũng làm rõ các nguyên tắc áp dụng đối với tiêu thức chữ ký của người mua trên hóa đơn nhằm bảo đảm tính hợp pháp của chứng từ:

• Trường hợp mua hàng trực tiếp: Người mua hàng trực tiếp đến địa điểm bán hàng để nhận hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm ký và ghi rõ họ tên tại tiêu thức "Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)".
• Trường hợp mua hàng gián tiếp: Đối với các giao dịch mua bán qua điện thoại, qua mạng internet, qua fax hoặc người mua không trực tiếp đến nhận hàng, người bán khi lập hóa đơn phải ghi rõ tại tiêu thức này là "bán hàng qua điện thoại", "bán hàng qua mạng" hoặc "bán hàng qua fax". Trong trường hợp này, hóa đơn không bắt buộc phải có chữ ký của người mua.

Các trường hợp đặc biệt được miễn tiêu thức đóng dấu và chữ ký

Cục Thuế thành phố Hà Nội lưu ý doanh nghiệp về một số trường hợp đặc thù được miễn giảm các tiêu thức trên hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính:

• Hóa đơn tự in của các đơn vị thiết lập hệ thống máy tính để bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng là cá nhân (như hóa đơn siêu thị, hóa đơn tiền điện, tiền nước, vé xe, vé máy bay...) có thể được miễn tiêu thức chữ ký của người mua và dấu của người bán nếu đáp ứng đủ các điều kiện kỹ thuật và được cơ quan thuế chấp thuận.
• Đối với hóa đơn điện tử, việc ký số và ký điện tử của người bán và người mua thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, không nhất thiết phải có dấu đỏ truyền thống nếu hệ thống đã xác thực chữ ký số hợp pháp của các bên.

Ý nghĩa thực tiễn và khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Công văn 46422/CT-TTHT giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn, hạn chế tối đa các sai sót pháp lý dẫn đến việc hóa đơn bị coi là không hợp lệ, hợp pháp. Để đảm bảo an toàn pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng và ban hành quyết định ủy quyền rõ ràng, lưu trữ đầy đủ kèm theo hồ sơ kế toán để xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.
• Kiểm tra kỹ vị trí đóng dấu treo (phía trên bên trái hóa đơn) đối với các hóa đơn được ký theo ủy quyền để tránh việc đóng dấu sai quy cách dẫn đến rủi ro bị loại chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Thường xuyên cập nhật các hướng dẫn mới về hóa đơn điện tử để thực hiện chuyển đổi đồng bộ, giảm thiểu các thủ tục giấy tờ vật lý và hạn chế sai sót trong việc ký, đóng dấu.