Giới thiệu về Công văn 4525/TCT-DNL năm 2016

Công văn 4525/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản tập trung làm rõ các điều kiện, mức khống chế đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động và chi mua các sản phẩm bảo hiểm tự nguyện.

Các nội dung cốt lõi về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Căn cứ theo các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, Công văn 4525/TCT-DNL đưa ra hướng dẫn chi tiết đối với hai nhóm chi phí thường gặp tại các doanh nghiệp:

1. Chi mua bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động

• Điều kiện ghi nhận chi phí: Để được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN, các khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp. Các văn bản này bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định.
• Mức khống chế chi phí: Khoản chi phí mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được trừ không vượt quá mức giới hạn theo quy định pháp luật (tại thời điểm hướng dẫn là không quá 01 triệu đồng/tháng/người).
• Điều kiện về nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc: Doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi bảo hiểm tự nguyện nêu trên nếu doanh nghiệp đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ nộp các khoản bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp).

2. Các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động

• Danh mục các khoản chi phúc lợi được chấp nhận: Bao gồm chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
• Giới hạn tổng mức chi phúc lợi: Tổng số chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Phương pháp xác định quỹ lương bình quân thực tế: Quỹ lương thực tế thực hiện được xác định bằng tổng quỹ lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán chia cho 12 tháng. Đối với doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng, quỹ lương thực tế thực hiện được tính bằng tổng quỹ lương thực tế đã chi trả chia cho số tháng hoạt động thực tế trong năm.

Ý nghĩa và lưu ý áp dụng đối với doanh nghiệp

Công văn 4525/TCT-DNL là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc khi tối ưu hóa chi phí thuế TNDN liên quan đến nhân sự. Để đảm bảo các khoản chi này được cơ quan thuế chấp nhận khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng hệ thống quy chế nội bộ rõ ràng, quy định cụ thể mức chi và đối tượng thụ hưởng.
• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ thanh toán theo quy định, đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Đảm bảo việc trích nộp các khoản bảo hiểm bắt buộc được thực hiện đầy đủ và đúng hạn trước khi thực hiện chi các gói bảo hiểm tự nguyện.