Công văn 42394/CT-HTr được ban hành bởi Cục Thuế thành phố Hà Nội vào năm 2015 nhằm hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc liên quan đến chính sách thuế về việc lập hóa đơn đối với các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp người nộp thuế thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hạn chế các rủi ro pháp lý và sai sót trong quá trình kê khai, hạch toán thuế.

Văn bản nhấn mạnh các nguyên tắc cơ bản khi lập hóa đơn mà doanh nghiệp cần phải tuân thủ nghiêm ngặt:

• Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
• Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng một loại màu mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
• Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần trang giấy còn trống nếu chưa viết hết.

Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn là yếu tố cốt lõi để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế:

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với cung ứng dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Cục Thuế thành phố Hà Nội lưu ý về các tiêu thức trên hóa đơn và cách thức xử lý khi phát hiện sai sót:

• Hóa đơn được lập phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng cộng tiền thanh toán.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai sót thì phải hủy bỏ, lập hóa đơn mới thay thế.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Công văn hướng dẫn của Cục Thuế Hà Nội đóng vai trò là cơ sở pháp lý giúp doanh nghiệp thống nhất cách hiểu và áp dụng đồng bộ quy định về hóa đơn:

• Giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn đầu vào và đầu ra, giảm thiểu rủi ro bị loại chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
• Yêu cầu bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn cụ thể từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xử lý kịp thời các tình huống phát sinh đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh.