Tổng quan về Công văn 4132/TCT-DNNCN năm 2023

Công văn 4132/TCT-DNNCN do Tổng cục Thuế ban hành năm 2023 hướng dẫn chi tiết về hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với cá nhân là người nước ngoài. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất cách áp dụng quy định pháp luật thuế, giúp người nộp thuế nước ngoài và các tổ chức chi trả thu nhập thực hiện đúng thủ tục, tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến quyết toán thuế.

Nguyên tắc xác định người phụ thuộc của cá nhân nước ngoài

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, việc xác định người phụ thuộc đối với cá nhân nước ngoài là đối tượng cư trú tại Việt Nam phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

• Cá nhân nước ngoài được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu đã đăng ký thuế và được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.
• Người phụ thuộc phải thuộc đối tượng được giảm trừ theo quy định của pháp luật thuế TNCN hiện hành (bao gồm con cái, vợ/chồng, cha mẹ, và các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng).
• Các hồ sơ, giấy tờ chứng minh mối quan hệ nhân thân hoặc nghĩa vụ nuôi dưỡng do cơ quan nước ngoài cấp phải được thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để có giá trị sử dụng tại Việt Nam.

Chi tiết hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là người nước ngoài

Đối với từng nhóm đối tượng người phụ thuộc, Công văn hướng dẫn cụ thể về các loại giấy tờ cần chuẩn bị:

• Đối với con dưới 18 tuổi và con trên 18 tuổi bị khuyết tật: Cần có bản chụp Giấy khai sinh hoặc bản chụp Hộ chiếu còn hiệu lực của con. Trường hợp con trên 18 tuổi đang theo học tại các bậc học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp thì phải có thêm bản chụp Thẻ sinh viên hoặc giấy xác nhận của nhà trường chứng minh đang theo học.
• Đối với vợ hoặc chồng: Cần có bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ xác nhận quan hệ hôn nhân hợp pháp do cơ quan thẩm quyền cấp.
• Đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng): Cần có các giấy tờ chứng minh mối quan hệ cha mẹ - con cái như Giấy khai sinh, quyết định nhận cha, mẹ, con của cơ quan có thẩm quyền.
• Đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa: Phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ ruột thịt hoặc nghĩa vụ nuôi dưỡng trực tiếp theo quy định của pháp luật nước sở tại hoặc Việt Nam.

Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật tài liệu

Đây là nội dung cốt lõi được Tổng cục Thuế nhấn mạnh nhằm đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ do nước ngoài cấp:

• Hợp pháp hóa lãnh sự: Các giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp để chứng minh người phụ thuộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ. Quy định này nhằm xác nhận tính xác thực của chữ ký, con dấu trên tài liệu nước ngoài trước khi sử dụng tại Việt Nam.
• Trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự: Giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nếu thuộc trường hợp quy định tại các Hiệp định tương trợ tư pháp hoặc Điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước sở tại là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
• Dịch thuật và công chứng: Toàn bộ hồ sơ chứng minh bằng tiếng nước ngoài sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự (hoặc thuộc diện miễn) phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trách nhiệm của người nộp thuế và tổ chức chi trả thu nhập

Công văn 4132/TCT-DNNCN phân định rõ trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện thủ tục giảm trừ gia cảnh:

• Người nộp thuế (Cá nhân nước ngoài): Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin kê khai và tính hợp pháp của các giấy tờ cung cấp trong hồ sơ chứng minh người phụ thuộc.
• Tổ chức chi trả thu nhập (Doanh nghiệp, cơ quan): Có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ chứng minh người phụ thuộc do người lao động nộp trước khi thực hiện tạm khấu trừ thuế hoặc quyết toán thuế TNCN thay cho người lao động.