Giới thiệu về Công văn 3965/CT-TTHT năm 2017

Công văn 3965/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này tập trung làm rõ các điều kiện pháp lý, hồ sơ chứng từ cần thiết đối với các khoản chi phí phát sinh thực tế của doanh nghiệp, đặc biệt là các khoản chi liên quan đến phúc lợi và hỗ trợ người lao động.

Các điều kiện chung để chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Theo hướng dẫn của Cục Thuế và các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, một khoản chi phí của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Hướng dẫn cụ thể về chi phí thuê nhà cho người lao động

Công văn 3965/CT-TTHT làm rõ phương thức hạch toán đối với khoản chi phí tiền thuê nhà cho người lao động (bao gồm cả lao động nước ngoài) tùy thuộc vào đối tượng đứng tên trên hợp đồng thuê nhà:

• Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp ký hợp đồng thuê nhà: Doanh nghiệp thanh toán tiền thuê nhà cho chủ nhà. Khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có đầy đủ hợp đồng thuê nhà, hóa đơn (hoặc chứng từ nộp thuế thay chủ nhà nếu có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên.
• Trường hợp người lao động trực tiếp ký hợp đồng thuê nhà: Doanh nghiệp thanh toán hộ hoặc chi trả khoản tiền này cho người lao động. Khoản chi này được coi là một khoản tiền lương, tiền công hoặc phụ cấp có tính chất tiền lương, tiền công. Để được tính vào chi phí được trừ, khoản chi này phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Lưu ý về Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan

Bên cạnh việc xác định chi phí được trừ cho doanh nghiệp, văn bản cũng gián tiếp nhắc nhở về nghĩa vụ thuế TNCN đối với khoản lợi ích về nhà ở do doanh nghiệp chi trả hộ người lao động:

• Khoản tiền thuê nhà do đơn vị sử dụng lao động trả hộ tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo số thực tế trả hộ nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN đối với phần thu nhập chịu thuế này trước khi chi trả thu nhập cho người lao động.

Ý nghĩa pháp lý và khuyến nghị cho doanh nghiệp

Công văn 3965/CT-TTHT giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc hoàn thiện hồ sơ chứng từ đối với các khoản chi phí phúc lợi, đặc biệt là chi phí nhà ở cho chuyên gia nước ngoài và người lao động. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng lao động và quy chế tài chính để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, tránh rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.