Giới thiệu về Công văn 3684/TCHQ-GSQL

Công văn 3684/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các Cục Hải quan tỉnh, thành phố về việc thực hiện trừ lùi số lượng hàng hóa trên giấy phép xuất nhập khẩu thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (National Single Window - NSW). Hướng dẫn này nhằm đồng bộ hóa quy trình thủ tục, giảm thiểu việc sử dụng chứng từ giấy và tăng cường tính chính xác, minh bạch trong quản lý nhà nước về hải quan.

Các nội dung cốt lõi của Công văn 3684/TCHQ-GSQL

1. Nguyên tắc thực hiện trừ lùi giấy phép trên Cổng thông tin một cửa quốc gia

• Việc trừ lùi số lượng, trị giá hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép được thực hiện trực tiếp trên hệ thống điện tử đối với các bộ, ngành đã kết nối và hoàn thiện chức năng trừ lùi tự động trên Cổng thông tin một cửa quốc gia.
• Đối với các giấy phép chưa được thiết lập chức năng trừ lùi tự động hoặc gặp sự cố kỹ thuật, công chức hải quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu và cập nhật thủ công lượng hàng hóa thực tế thông quan vào hệ thống theo đúng quy định.
• Đảm bảo tính thống nhất giữa dữ liệu khai báo của doanh nghiệp, dữ liệu phản hồi từ hệ thống của các Bộ, ngành và dữ liệu thực tế thông quan trên hệ thống VNACCS/VCIS.

2. Quy trình thực hiện đối với người khai hải quan

• Người khai hải quan có trách nhiệm khai báo đầy đủ, chính xác thông tin về số giấy phép, ngày cấp giấy phép và các thông tin liên quan khác trên tờ khai hải quan điện tử.
• Sử dụng đúng tài khoản đã được cấp trên Cổng thông tin một cửa quốc gia để theo dõi trạng thái cấp phép, số lượng đã thực hiện trừ lùi và số lượng còn lại của giấy phép để chủ động trong việc làm thủ tục cho các lô hàng tiếp theo.

3. Quy trình xử lý của cơ quan hải quan và công chức hải quan

• Công chức hải quan tại chi cục nơi đăng ký tờ khai có nhiệm vụ truy cập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia để kiểm tra tính hợp lệ của giấy phép điện tử do các Bộ, ngành cấp.
• Sau khi thông quan lô hàng, hệ thống sẽ tự động ghi nhận số lượng thực tế xuất khẩu hoặc nhập khẩu để thực hiện trừ lùi trên giấy phép điện tử. Công chức hải quan phải kiểm tra lại kết quả trừ lùi tự động để đảm bảo không xảy ra sai sót.
• Trường hợp phát hiện sai lệch thông tin giữa tờ khai hải quan và thông tin giấy phép trên hệ thống, cơ quan hải quan sẽ tạm dừng việc thông quan và yêu cầu doanh nghiệp giải trình, phối hợp với cơ quan cấp phép để làm rõ.

4. Xử lý sự cố và vướng mắc kỹ thuật

• Trong quá trình vận hành, nếu phát hiện lỗi hệ thống không tự động trừ lùi hoặc trừ lùi sai lệch số lượng, các đơn vị hải quan địa phương phải kịp thời báo cáo về Tổng cục Hải quan (qua Cục Công nghệ thông tin và Thống kê hải quan) để phối hợp với bộ phận kỹ thuật xử lý.
• Trong thời gian khắc phục sự cố hệ thống, để tránh ách tắc hàng hóa tại cửa khẩu, cơ quan hải quan có thể áp dụng biện pháp kiểm tra, đối chiếu thủ công dựa trên văn bản giấy hoặc xác nhận từ cơ quan cấp phép, sau đó cập nhật bù vào hệ thống ngay khi sự cố được khắc phục.

Ý nghĩa và tác động của văn bản

Công văn 3684/TCHQ-GSQL đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tiến trình cải cách hành chính, hiện đại hóa ngành hải quan. Việc áp dụng cơ chế trừ lùi giấy phép điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại để làm thủ tục xác nhận thủ công như trước đây. Đồng thời, quy định này giúp cơ quan hải quan kiểm soát chặt chẽ hạn ngạch, số lượng hàng hóa xuất nhập khẩu được cấp phép, ngăn ngừa tình trạng gian lận thương mại và nhập khẩu vượt quá số lượng cho phép.