Giới thiệu về Công văn 1314/TCHQ-GSQL

Công văn 1314/TCHQ-GSQL do Cục Giám sát quản lý về Hải quan thuộc Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về nghiệp vụ trừ lùi giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp thống nhất quy trình thực hiện giữa các Chi cục Hải quan địa phương, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình thông quan hàng hóa nhiều lần theo một giấy phép chung.

Các nội dung cốt lõi của Công văn 1314/TCHQ-GSQL

1. Nguyên tắc thực hiện trừ lùi giấy phép xuất nhập khẩu

• Việc trừ lùi số lượng, trị giá hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu được thực hiện đối với các giấy phép được cấp cho nhiều lần xuất khẩu, nhập khẩu (giấy phép xuất nhập khẩu nhiều lần).
• Cơ quan hải quan nơi làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên hoặc các lô hàng tiếp theo có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu và ghi nhận số lượng thực tế xuất khẩu, nhập khẩu để thực hiện trừ lùi chính xác.
• Đối với giấy phép điện tử được cấp trên Hệ thống một cửa quốc gia (NSW), việc trừ lùi được thực hiện tự động hoặc bán tự động thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của ngành Hải quan.
• Đối với giấy phép bản giấy, công chức hải quan tiếp nhận phải thực hiện ghi nhận trực tiếp, ký xác nhận và đóng dấu công chức lên phiếu theo dõi trừ lùi kèm theo giấy phép gốc.

2. Quy trình thực hiện trừ lùi cụ thể

• Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ: Công chức hải quan kiểm tra tính hợp lệ của giấy phép xuất nhập khẩu (bản giấy hoặc bản điện tử) và phiếu theo dõi trừ lùi (nếu có). Đối chiếu thông tin hàng hóa khai báo trên tờ khai hải quan với thông tin trên giấy phép.
• Bước 2: Xác định lượng hàng hóa trừ lùi: Căn cứ vào kết quả kiểm tra thực tế hoặc kết quả thông quan của lô hàng để xác định chính xác số lượng, trị giá cần trừ lùi.
• Bước 3: Cập nhật thông tin trừ lùi:
  • Trường hợp thực hiện thủ tục thủ công (giấy phép giấy): Ghi rõ số tờ khai, ngày tờ khai, tên hàng, số lượng, trị giá xuất khẩu hoặc nhập khẩu của lần này, số lượng còn lại được phép xuất nhập khẩu vào Phiếu theo dõi trừ lùi. Công chức thực hiện ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu công chức.
  • Trường hợp thực hiện trên hệ thống điện tử: Cập nhật thông tin trừ lùi vào hệ thống theo đúng phân quyền và quy trình kỹ thuật. Hệ thống sẽ tự động tính toán số dư còn lại của giấy phép.
• Bước 4: Trả hồ sơ và lưu trữ: Trả lại giấy phép gốc và phiếu theo dõi trừ lùi cho doanh nghiệp để thực hiện cho các lần tiếp theo (nếu chưa hết lượng hàng được cấp), hoặc thu hồi, lưu hồ sơ hải quan nếu giấy phép đã thực hiện hết số lượng được cấp.

3. Hướng dẫn xử lý các trường hợp đặc biệt và vướng mắc phát sinh

• Trường hợp làm thủ tục tại nhiều Chi cục Hải quan khác nhau: Doanh nghiệp phải xuất trình giấy phép gốc và phiếu theo dõi trừ lùi cho Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục. Chi cục Hải quan thực hiện thủ tục sau cùng có trách nhiệm thu hồi giấy phép gốc (nếu đã hết lượng) và gửi thông báo hoặc phản hồi về nơi cấp phép hoặc Chi cục Hải quan đầu tiên nếu có yêu cầu phối hợp giám sát.
• Xử lý lỗi hệ thống đối với giấy phép điện tử: Trong trường hợp hệ thống một cửa quốc gia hoặc hệ thống thông quan điện tử gặp sự cố không thể tự động trừ lùi, cơ quan hải quan hướng dẫn doanh nghiệp xuất trình chứng từ giấy (hoặc bản in có xác nhận) để thực hiện kiểm tra, đối chiếu thủ công nhằm không làm ách tắc hàng hóa của doanh nghiệp. Sau khi hệ thống khắc phục xong, công chức hải quan phải cập nhật bổ sung thông tin vào hệ thống.
• Trường hợp thay đổi thông tin trên giấy phép: Nếu doanh nghiệp có sự điều chỉnh, sửa đổi nội dung giấy phép từ cơ quan cấp phép, cơ quan hải quan sẽ căn cứ vào văn bản sửa đổi bổ sung hợp pháp để điều chỉnh lượng hàng hóa được phép trừ lùi tương ứng.

Ý nghĩa và tác động của văn bản

Công văn 1314/TCHQ-GSQL đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ của cơ quan hải quan, hạn chế tối đa sự chồng chéo hoặc sai sót trong việc quản lý số lượng hàng hóa xuất nhập khẩu theo giấy phép. Đồng thời, văn bản này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch logistics, giảm thiểu thời gian thông quan và chi phí phát sinh khi thực hiện xuất nhập khẩu nhiều lần.