Công văn 3219/GSQL-GQ1 do Cục Giám sát quản lý về Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn, giải đáp các vướng mắc liên quan đến thành phần và thủ tục nộp hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất quy trình thực hiện giữa cơ quan hải quan các cấp và cộng đồng doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính.

• Nguyên tắc nộp chứng từ thuộc hồ sơ hải quan: Hướng dẫn chi tiết về việc người khai hải quan phải nộp, xuất trình các chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
• Yêu cầu xuất trình chứng từ khi kiểm tra thực tế: Làm rõ các trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp phải xuất trình bản chính hoặc bản sao hợp lệ của các chứng từ (như hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng nhận xuất xứ...) khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra hồ sơ giấy hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Trách nhiệm của công chức hải quan: Quy định rõ giới hạn quyền hạn của công chức hải quan trong quá trình tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, nghiêm cấm việc tự ý yêu cầu doanh nghiệp nộp thêm các chứng từ ngoài danh mục quy định gây phiền hà cho hoạt động xuất nhập khẩu.

Công văn 3219/GSQL-GQ1 giúp tháo gỡ các vướng mắc phát sinh trong thực tế áp dụng quy định về hồ sơ hải quan, tạo hành lang pháp lý rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động trong khâu chuẩn bị chứng từ. Đồng thời, văn bản này cũng nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu thời gian thông quan và hạn chế tối đa sự chồng chéo trong công tác quản lý hải quan.