Tóm tắt Công văn 785/TCHQ-GSQL năm 2018 về hồ sơ hải quan đối với việc đổi tên công ty

Công văn 785/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về thủ tục và hồ sơ hải quan trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện thay đổi tên công ty nhưng vẫn giữ nguyên mã số thuế. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế cho doanh nghiệp và cơ quan hải quan địa phương, đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu được diễn ra liên tục và đúng quy định pháp luật.

Các nội dung quy định và hướng dẫn cốt lõi:

• Nguyên tắc áp dụng khi doanh nghiệp đổi tên: Trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên gọi nhưng giữ nguyên mã số thuế, về mặt pháp lý, tư cách pháp nhân và các nghĩa vụ thuế, hải quan của doanh nghiệp không thay đổi. Do đó, doanh nghiệp không phải đăng ký mới mã số thuế hải quan mà chỉ thực hiện cập nhật thông tin thay đổi trên hệ thống.
• Thủ tục cập nhật thông tin trên hệ thống VNACCS/VCIS: Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Sau khi thông tin được cập nhật trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, doanh nghiệp tiến hành cập nhật thông tin tài khoản quản trị trên hệ thống VNACCS/VCIS của cơ quan hải quan.
• Hồ sơ hải quan doanh nghiệp cần xuất trình: Khi thực hiện thủ tục hải quan cho các lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu dưới tên mới, doanh nghiệp cần xuất trình cho Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục các chứng từ pháp lý chứng minh việc thay đổi tên. Các chứng từ này bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sửa đổi, bổ sung thể hiện việc đổi tên) hoặc văn bản xác nhận của cơ quan đăng ký kinh doanh về việc thay đổi tên công ty.
• Xử lý đối với các tờ khai hải quan chuyển tiếp: Đối với các tờ khai hải quan đã đăng ký dưới tên cũ trước thời điểm thay đổi nhưng chưa hoàn thành thủ tục thông quan hoặc đang trong quá trình giải quyết hoàn thuế, miễn thuế, không thu thuế, cơ quan hải quan sẽ căn cứ vào mã số thuế (vẫn giữ nguyên) và các chứng từ chứng minh việc đổi tên để tiếp tục xử lý các thủ tục hành chính liên quan cho doanh nghiệp dưới tên gọi mới.
• Trách nhiệm của cơ quan hải quan địa phương: Tổng cục Hải quan yêu cầu Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chỉ đạo các Chi cục Hải quan trực thuộc tạo điều kiện thuận lợi, hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp thực hiện khai báo và xuất trình hồ sơ theo đúng hướng dẫn; đồng thời thực hiện kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ thông tin trên hệ thống dữ liệu để tránh sai sót.

Ý nghĩa của văn bản đối với doanh nghiệp:

Công văn 785/TCHQ-GSQL góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm thiểu tối đa các giấy tờ không cần thiết cho doanh nghiệp khi có sự thay đổi về mặt hành chính (đổi tên công ty). Việc hướng dẫn rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ, tránh tình trạng ách tắc hàng hóa tại cửa khẩu do vướng mắc về tên gọi trên các chứng từ thương mại và tờ khai hải quan.