Giới thiệu về Công văn 2969/BTP-BTTP năm 2021

Công văn 2969/BTP-BTTP được Bộ Tư pháp ban hành ngày 27 tháng 8 năm 2021 nhằm hướng dẫn, tháo gỡ những vướng mắc liên quan đến tổ chức và hoạt động của các Văn phòng công chứng trên phạm vi cả nước. Văn bản này tập trung làm rõ các quy định của Luật Công chứng năm 2014, đặc biệt là mô hình hoạt động, việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, thay đổi thành viên hợp danh và quản lý hoạt động hành nghề công chứng.

- Quy định về chuyển đổi Văn phòng công chứng do một Công chứng viên thành lập

Một trong những nội dung quan trọng nhất của Công văn 2969/BTP-BTTP là hướng dẫn xử lý đối với các Văn phòng công chứng được thành lập theo Luật Công chứng năm 2006 (mô hình do một Công chứng viên làm chủ) chưa thực hiện chuyển đổi sang mô hình hợp danh theo quy định của Luật Công chứng năm 2014:

• Các Văn phòng công chứng do một Công chứng viên thành lập bắt buộc phải chuyển đổi sang mô hình Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh (có từ hai Công chứng viên hợp danh trở lên).
• Trường hợp Công chứng viên duy nhất của Văn phòng công chứng chết, bị tước quyền sử dụng thẻ Công chứng viên, hoặc không còn đủ điều kiện hành nghề mà Văn phòng chưa kịp bổ sung thành viên hợp danh mới, Sở Tư pháp cần tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tiến hành thu hồi quyết định cho phép thành lập và chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng đó theo đúng quy định pháp luật.
• Việc chuyển đổi phải đảm bảo tính liên tục trong việc cung cấp dịch vụ công chứng cho người dân, không làm gián đoạn các giao dịch dân sự, kinh tế đang thực hiện dở dang.

- Hướng dẫn về thay đổi thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng

Công văn hướng dẫn chi tiết quy trình, thủ tục và điều kiện khi có sự thay đổi về nhân sự cấp cao tại các Văn phòng công chứng:

• Kết nạp thành viên hợp danh mới: Việc tiếp nhận Công chứng viên hợp danh mới phải tuân thủ nguyên tắc tự nguyện, đồng thuận của các thành viên hợp danh hiện hữu và phải đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp nơi Văn phòng đặt trụ sở.
• Chấm dứt tư cách thành viên hợp danh: Công chứng viên hợp danh có quyền rút vốn hoặc chấm dứt tư cách thành viên theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, việc rút vốn không được làm cho số lượng thành viên hợp danh của Văn phòng giảm xuống dưới hai người, trừ trường hợp có thời gian gia hạn để bổ sung thành viên theo quy định.
• Nghĩa vụ của thành viên rút lui: Công chứng viên đã chấm dứt tư cách hợp danh vẫn phải liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các nghĩa vụ phát sinh trong thời gian là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng.

- Quy định về tên gọi và trụ sở của Văn phòng công chứng

Bộ Tư pháp đưa ra các chỉ dẫn cụ thể nhằm chuẩn hóa nhận diện và điều kiện hoạt động vật chất của các tổ chức hành nghề công chứng:

• Về tên gọi: Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ "Văn phòng công chứng" kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một Công chứng viên hợp danh khác do các thành viên hợp danh thỏa thuận. Không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác đã đăng ký hoạt động, không vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục.
• Về trụ sở: Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ rõ ràng, có nơi làm việc cho Công chứng viên và người lao động, có khu vực tiếp người yêu cầu công chứng riêng biệt và có kho lưu trữ hồ sơ công chứng an toàn, bảo mật theo tiêu chuẩn kỹ thuật phòng cháy chữa cháy và lưu trữ quốc gia.

- Tăng cường công tác quản lý nhà nước và thanh tra, kiểm tra

Để đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật và nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng, Công văn 2969/BTP-BTTP yêu cầu các cơ quan quản lý địa phương thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra định kỳ và đột xuất đối với tổ chức và hoạt động của các Văn phòng công chứng trên địa bàn.
• Kiên quyết xử lý nghiêm các hành vi vi phạm pháp luật như: cho thuê, cho mượn thẻ Công chứng viên; hoạt động không đúng trụ sở đã đăng ký; cạnh tranh không lành mạnh; hoặc không thực hiện đúng quy trình công chứng gây thiệt hại cho khách hàng.
• Thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng dùng chung tại địa phương để ngăn ngừa rủi ro pháp lý cho các giao dịch.