Công văn 1246/BTP-BTTP năm 2023 được Bộ Tư pháp ban hành nhằm mục đích tăng cường công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng trên phạm vi toàn quốc. Trong bối cảnh hoạt động công chứng có nhiều chuyển biến phức tạp và xuất hiện một số hành vi vi phạm pháp luật của công chứng viên cũng như tổ chức hành nghề công chứng, văn bản này đưa ra các chỉ đạo quyết liệt nhằm chấn chỉnh, đưa hoạt động công chứng đi vào nề nếp, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế.

- Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý nghiêm vi phạm

• Yêu cầu các Sở Tư pháp địa phương chủ động xây dựng kế hoạch và tiến hành thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn quản lý.
• Tập trung phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm nghiêm trọng như: công chứng khống (ký sẵn, ký lùi ngày), công chứng ngoài trụ sở không đúng quy định pháp luật, công chứng viên cho thuê, cho mượn thẻ bổ nhiệm hoặc không trực tiếp thực hiện việc công chứng.
• Kiên quyết xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc đề nghị truy cứu trách nhiệm hình sự đối với các cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm pháp luật gây hậu quả nghiêm trọng cho người dân và xã hội.

- Siết chặt quản lý việc thành lập và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng

• Kiểm soát chặt chẽ việc cho phép thành lập mới các Văn phòng công chứng, bảo đảm việc phát triển tổ chức hành nghề công chứng phải phù hợp với quy hoạch, điều kiện kinh tế - xã hội và nhu cầu công chứng thực tế của từng địa phương.
• Không để xảy ra tình trạng thành lập Văn phòng công chứng một cách ồ ạt, thiếu kiểm soát dẫn đến cạnh tranh không lành mạnh hoặc suy giảm chất lượng dịch vụ công chứng.
• Giám sát chặt chẽ việc thay đổi thành viên hợp danh, địa điểm đặt trụ sở của các Văn phòng công chứng để tránh tình trạng chuyển nhượng Văn phòng công chứng trái quy định pháp luật.

- Nâng cao trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp của Công chứng viên

• Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giáo dục chính trị, tư tưởng và đạo đức nghề nghiệp cho đội ngũ công chứng viên tại địa phương.
• Yêu cầu các công chứng viên phải tuân thủ nghiêm ngặt Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, nâng cao tinh thần trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng.
• Phát huy vai trò tự quản của Hội công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong việc giám sát hội viên, kịp thời phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp.

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng

• Khẩn trương hoàn thiện, nâng cấp và vận hành hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương, bảo đảm kết nối thông suốt giữa các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan quản lý liên quan.
• Khuyến khích việc chia sẻ thông tin về ngăn chặn giao dịch, thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản để phòng ngừa rủi ro, hạn chế tối đa tình trạng lừa đảo, giả mạo trong hoạt động công chứng.
• Từng bước thực hiện chuyển đổi số trong hoạt động công chứng theo lộ trình chung của ngành Tư pháp, nâng cao tính minh bạch và tiện ích cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính.

- Tăng cường phối hợp liên ngành trong quản lý hoạt động công chứng

• Chủ động phối hợp với các cơ quan Công an, Tòa án, Thi hành án dân sự, Tài nguyên và Môi trường để kịp thời trao đổi thông tin, giải quyết các vướng mắc phát sinh liên quan đến hoạt động công chứng.
• Phối hợp chặt chẽ với cơ quan điều tra trong việc xác minh, xử lý các vụ việc có dấu hiệu tội phạm liên quan đến giả mạo hồ sơ, giấy tờ, người yêu cầu công chứng hoặc giả mạo công chứng viên để trục lợi.

Ý nghĩa và tác động của Công văn 1246/BTP-BTTP

Việc ban hành Công văn 1246/BTP-BTTP thể hiện sự quyết tâm của Bộ Tư pháp trong việc lập lại trật tự kỷ cương đối với hoạt động công chứng. Các biện pháp được nêu trong công văn không chỉ giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, doanh nghiệp khi tham gia các giao dịch dân sự, kinh tế mà còn góp phần nâng cao uy tín, vị thế của nghề công chứng trong xã hội, thúc đẩy sự phát triển lành mạnh, bền vững của dịch vụ công này.