Giới thiệu về Công văn 2858/TCT-TNCN năm 2015

Công văn 2858/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về chính sách thuế đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động. Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế xác định rõ ràng nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan đến các khoản phúc lợi dành cho người lao động.

Chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản chi phúc lợi

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Các khoản chi được coi là phúc lợi bao gồm: Chi hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác theo quy định.
• Giới hạn mức chi: Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Việc xác định quỹ lương thực tế thực hiện được căn cứ vào tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định.
• Yêu cầu về chứng từ: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) theo đúng quy định của pháp luật về thuế.

Chính sách thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản chi phúc lợi

Về nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động đối với các khoản phúc lợi nhận được, Công văn 2858/TCT-TNCN phân định rõ hai trường hợp cụ thể:

• Trường hợp khoản chi ghi rõ tên cá nhân thụ hưởng: Đối với các khoản chi phúc lợi mà doanh nghiệp chi trả trực tiếp và ghi rõ tên cá nhân người lao động được thụ hưởng (ví dụ: chi tiền mặt trực tiếp cho cá nhân, chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản cá nhân, hoặc các khoản chi bằng hiện vật được định danh cụ thể cho từng người), thì khoản thu nhập này phải được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động.
• Trường hợp khoản chi chung cho tập thể: Đối với các khoản chi phúc lợi mang tính chất phục vụ chung cho tập thể người lao động mà không ghi rõ tên cá nhân nhận (ví dụ: chi tổ chức ngày hội gia đình, chi liên hoan tập thể, chi nghỉ mát tập thể cho toàn công ty mà không phân bổ cụ thể số tiền cho từng cá nhân), thì các khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Khuyến nghị áp dụng thực tế cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính hợp pháp và tối ưu hóa chi phí thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Doanh nghiệp cần quy định rõ ràng các khoản chi phúc lợi, đối tượng thụ hưởng và mức chi cụ thể trong Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Hợp đồng lao động.
• Cần phân loại rõ ràng chứng từ chi cho tập thể và chứng từ chi cho cá nhân để làm căn cứ giải trình chính xác với cơ quan thuế khi thực hiện quyết toán thuế TNDN và thuế TNCN hàng năm.