Tóm tắt Công văn 158/TCT-CS năm 2017 về hạch toán khoản chi phúc lợi của doanh nghiệp

Công văn 158/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành ngày 12 tháng 01 năm 2017 hướng dẫn cụ thể về việc hạch toán các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định rõ các khoản chi phúc lợi hợp pháp và mức khống chế tối đa theo quy định pháp luật hiện hành.

- Các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động được ghi nhận

Theo hướng dẫn tại Công văn 158/TCT-CS và các văn bản quy phạm pháp luật về thuế TNDN liên quan, các khoản chi trực tiếp cho người lao động có tính chất phúc lợi được tính vào chi phí được trừ bao gồm:

• Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
• Chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị bệnh tật, tai nạn cho người lao động và thân nhân.
• Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại các cơ sở đào tạo nhằm nâng cao tay nghề, chuyên môn.
• Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau, dịch bệnh.
• Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập, rèn luyện.
• Chi hỗ trợ chi phí đi lại trong các ngày lễ, tết cho người lao động về quê hoặc di chuyển.
• Các khoản chi bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động (không vượt quá mức quy định riêng đối với các loại bảo hiểm này).
• Các khoản chi khác có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động theo quy chế của doanh nghiệp.

- Quy định về mức khống chế tối đa đối với chi phí phúc lợi

Tổng cục Thuế nhấn mạnh giới hạn về tổng số tiền chi phúc lợi được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

• Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Cách xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện: Được xác định bằng quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho số tháng hoạt động thực tế trong năm.
• Quỹ lương thực tế thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó tính đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán).

- Điều kiện để khoản chi phúc lợi được tính vào chi phí hợp lý

Để các khoản chi phúc lợi được chấp nhận là chi phí hợp lý được trừ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi phải phát sinh thực tế và liên quan trực tiếp đến người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ phúc lợi.
• Đối với các khoản chi trực tiếp bằng tiền cho người lao động (như chi hiếu hỷ, hỗ trợ khó khăn), doanh nghiệp phải có chứng từ chi tiền, danh sách người lao động nhận tiền kèm theo chữ ký xác nhận và các giấy tờ chứng minh liên quan (như giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, bệnh án, xác nhận của chính quyền địa phương về thiên tai...).
• Khoản chi phúc lợi phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau của doanh nghiệp: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

- Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

Công văn 158/TCT-CS tạo cơ sở pháp lý rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, tối ưu hóa chi phí hoạt động và chăm lo tốt hơn cho đời sống của người lao động. Doanh nghiệp cần lưu ý kiểm soát chặt chẽ tổng mức chi phúc lợi trong năm để tránh vượt mức trần 01 tháng lương bình quân thực tế, đồng thời hoàn thiện đầy đủ hệ thống chứng từ kế toán để tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi thực hiện thanh tra, kiểm tra thuế.