Tổng quan về Công văn 2783/TCT-CS năm 2017

Công văn 2783/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành ngày 23 tháng 06 năm 2017 hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc xuất hóa đơn, kê khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và hạch toán kế toán đối với các khoản thu hộ, chi hộ giữa các doanh nghiệp. Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, tránh các rủi ro về thuế khi phát sinh các giao dịch thanh toán thay cho khách hàng hoặc đối tác.

1. Quy định về xuất hóa đơn đối với các khoản chi hộ

Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể việc lập hóa đơn đối với hoạt động chi hộ tùy thuộc vào đối tượng đứng tên trên hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ ban đầu:

• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng (đơn vị nhờ chi hộ): Khi doanh nghiệp chi trả hộ các khoản chi phí mà nhà cung ứng hàng hóa, dịch vụ xuất hóa đơn trực tiếp ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng (đơn vị nhờ chi hộ), thì khi nhận lại tiền thanh toán từ khách hàng, doanh nghiệp chi hộ không phải lập hóa đơn GTGT. Doanh nghiệp chỉ cần lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) theo quy định.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp đứng tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp chi hộ, thì khi thu lại tiền từ khách hàng (đơn vị nhờ chi hộ), doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT và tính thuế GTGT đầu ra theo thuế suất tương ứng của hàng hóa, dịch vụ đó.

2. Nguyên tắc kê khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Việc kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra đối với các khoản thu chi hộ được thực hiện như sau:

• Đối với hóa đơn mang tên khách hàng: Doanh nghiệp chi hộ không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn này. Khách hàng (đơn vị nhờ chi hộ) sẽ là bên trực tiếp kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào dựa trên hóa đơn do nhà cung cấp xuất cho họ.
• Đối với hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Doanh nghiệp chi hộ thực hiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn mua vào của nhà cung cấp. Đồng thời, khi xuất hóa đơn thu lại tiền từ khách hàng, doanh nghiệp phải kê khai thuế GTGT đầu ra tương ứng. Khách hàng sẽ căn cứ vào hóa đơn do doanh nghiệp chi hộ xuất để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

3. Hạch toán kế toán và xác định thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Về mặt hạch toán kế toán và xác định nghĩa vụ thuế TNDN đối với các khoản thu hộ, chi hộ:

• Không ghi nhận doanh thu và chi phí: Bản chất của hoạt động thu hộ, chi hộ là dòng tiền luân chuyển thay cho đối tác, không phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chi hộ. Do đó, doanh nghiệp chi hộ không được hạch toán các khoản chi hộ vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, và không hạch toán khoản thu hồi tiền chi hộ vào doanh thu tính thuế TNDN.
• Tài khoản sử dụng: Các khoản thu hộ, chi hộ phải được theo dõi riêng biệt trên các tài khoản phải thu, phải trả (như tài khoản 1388 - Phải thu khác, hoặc tài khoản 3388 - Phải trả khác) chứ không hạch toán vào tài khoản doanh thu (511) hay chi phí (641, 642, 811).

4. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trước cơ quan thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phải có văn bản thỏa thuận, hợp đồng hoặc cam kết rõ ràng giữa hai bên về việc thu hộ, chi hộ trước khi thực hiện giao dịch.
• Lưu trữ đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có) và các chứng từ thu, chi liên quan để làm căn cứ giải trình khi quyết toán thuế.