Công văn 2580/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2020 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Văn bản này giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương trong giai đoạn chuyển tiếp áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.

Công văn được ban hành trong bối cảnh hệ thống pháp luật về hóa đơn có sự giao thoa giữa các quy định cũ và mới. Các căn cứ pháp lý cốt lõi được áp dụng bao gồm:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định về nguyên tắc áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử.
• Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Thông tư số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Tổng cục Thuế đưa ra các hướng dẫn chi tiết nhằm đảm bảo tính liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

• Thời hạn chuyển đổi: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình quy định. Trong thời gian chuyển tiếp, các đơn vị chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy (hóa đơn tự in, đặt in) hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận.
• Xử lý hóa đơn giấy còn tồn: Đối với các hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết, doanh nghiệp cần thực hiện rà soát, thông báo hủy hóa đơn giấy theo đúng thủ tục khi chính thức chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử.

Công văn nhấn mạnh các tiêu chuẩn kỹ thuật và nội dung bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn điện tử để đảm bảo tính pháp lý:

• Định dạng dữ liệu: Hóa đơn điện tử phải tuân thủ đúng định dạng dữ liệu XML theo quy định của Tổng cục Thuế để đảm bảo khả năng truyền nhận và lưu trữ đồng bộ.
• Chữ ký số: Người bán phải thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử. Chữ ký số phải còn hiệu lực và được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng hợp pháp.
• Thời điểm lập hóa đơn: Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn thu tiền.

Để triển khai đồng bộ và hiệu quả, văn bản phân định rõ trách nhiệm của các bên liên quan:

• Đối với cơ quan thuế: Tăng cường tuyên truyền, hỗ trợ, hướng dẫn người nộp thuế trên địa bàn quản lý thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Chủ động rà soát, phân loại các doanh nghiệp để có phương án hỗ trợ kỹ thuật kịp thời.
• Đối với người nộp thuế: Chủ động chuẩn bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị và nhân lực để sẵn sàng áp dụng hóa đơn điện tử. Kịp thời phản ánh các vướng mắc phát sinh về cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn giải quyết.