Giới thiệu về Công văn 2524/GSQL-GQ1 năm 2018

Công văn 2524/GSQL-GQ1 được ban hành bởi Cục Giám sát quản lý về Hải quan vào năm 2018 nhằm hướng dẫn và làm rõ các quy định liên quan đến việc lưu trữ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp (người khai hải quan) và cơ quan hải quan địa phương thực hiện thống nhất việc lưu trữ chứng từ theo đúng quy định của Luật Hải quan và các Thông tư hướng dẫn liên quan.

Các nội dung cốt lõi về lưu trữ hồ sơ hải quan

Dựa trên các quy định pháp luật hiện hành về hải quan, Công văn 2524/GSQL-GQ1 tập trung làm rõ các nguyên tắc và nghĩa vụ của người khai hải quan trong việc lưu trữ hồ sơ như sau:

• Thời hạn lưu trữ hồ sơ hải quan: Người khai hải quan có nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ hải quan, sổ sách kế toán, chứng từ kế toán và các tài liệu liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan. Quy định này áp dụng thống nhất cho cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử nhằm phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan.
• Hình thức lưu trữ chứng từ: Đối với các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan đã được thực hiện dưới dạng điện tử và truyền gửi đến hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan, người khai hải quan phải lưu trữ bản điện tử. Đối với các chứng từ bản giấy gốc (như Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa - C/O bản giấy, giấy phép nhập khẩu bản giấy, v.v.), doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ bản chính tại trụ sở của mình.
• Yêu cầu xuất trình hồ sơ khi kiểm tra: Trong thời hạn lưu trữ 05 năm, khi có yêu cầu kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra chuyên ngành của cơ quan hải quan, người khai hải quan phải xuất trình đầy đủ, kịp thời các chứng từ, hồ sơ, sổ sách kế toán bản chính hoặc bản điện tử hợp lệ để chứng minh tính trung thực, chính xác của nội dung đã khai báo hải quan.
• Trách nhiệm bảo quản và tính pháp lý: Người khai hải quan chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các chứng từ lưu trữ (bao gồm cả chứng từ giấy và chứng từ điện tử). Việc thất lạc, hư hỏng hoặc không cung cấp được hồ sơ lưu trữ khi có yêu cầu sẽ bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về hải quan và thuế.

Ý nghĩa và lưu ý đối với doanh nghiệp

Việc ban hành Công văn 2524/GSQL-GQ1 giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản lý nội bộ, thiết lập hệ thống lưu trữ khoa học và chặt chẽ giữa bộ phận xuất nhập khẩu và bộ phận kế toán. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phân loại rõ ràng giữa chứng từ điện tử đã nộp qua hệ thống thông quan điện tử và các chứng từ giấy gốc cần lưu trữ vật lý.
• Đảm bảo hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử hoạt động ổn định, có phương án sao lưu (backup) định kỳ để tránh mất mát dữ liệu trong thời hạn 05 năm.
• Thường xuyên đối chiếu số liệu giữa tờ khai hải quan, chứng từ thương mại (hóa đơn, vận đơn) và sổ sách kế toán nội bộ để sẵn sàng giải trình khi cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra sau thông quan.