Công văn 22658/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2020 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động nước ngoài, đặc biệt là chi phí cách ly phòng chống dịch Covid-19. Dưới đây là tóm tắt chi tiết các nội dung cốt lõi của văn bản này.

Về khoản chi phí cách ly phòng chống dịch Covid-19 cho các chuyên gia nước ngoài khi nhập cảnh vào Việt Nam làm việc, Cục Thuế thành phố Hà Nội hướng dẫn cụ thể như sau:

• Điều kiện được tính vào chi phí được trừ: Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với các khoản chi phí cách ly tại khách sạn, chi phí đưa đón từ nơi nhập cảnh đến nơi cách ly, chi phí xét nghiệm Covid-19 cho chuyên gia nước ngoài nếu các khoản chi này phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ: Để được ghi nhận là chi phí hợp lệ, doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Cụ thể bao gồm hợp đồng lao động hoặc quyết định cử đi công tác, hóa đơn dịch vụ cách ly của khách sạn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Bản chất khoản chi: Các khoản chi phí này được coi là khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động hoặc là chi phí vận hành, tuyển dụng nhân sự phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối với nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân của chuyên gia nước ngoài liên quan đến các khoản chi phí cách ly do doanh nghiệp đài thọ:

• Trường hợp tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Nếu khoản chi phí cách ly (tiền khách sạn, ăn uống, đưa đón, xét nghiệm) được trả thay cho cá nhân người lao động và được xác định là lợi ích cá nhân mà người lao động được hưởng, thì khoản chi này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của chuyên gia theo quy định.
• Trường hợp không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Trong trường hợp các khoản chi phí cách ly, xét nghiệm là nghĩa vụ bắt buộc do doanh nghiệp phải thực hiện theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để đảm bảo an toàn phòng dịch tại nơi làm việc, hoặc nằm trong quy chế chi tiêu nội bộ phục vụ chung cho hoạt động vận hành của doanh nghiệp mà không mang tính chất chi trả riêng biệt cho từng cá nhân thụ hưởng lợi ích tiêu dùng cá nhân, thì có thể xem xét không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống quy chế tài chính, hợp đồng lao động và hồ sơ chứng từ thực tế để áp dụng đúng chính sách thuế:

• Hoàn thiện quy chế nội bộ: Doanh nghiệp cần quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của công ty về việc chi trả các khoản chi phí cách ly, đưa đón, xét nghiệm cho chuyên gia nước ngoài để làm cơ sở pháp lý vững chắc khi giải trình với cơ quan thuế.
• Chuẩn bị chứng từ đầy đủ: Đảm bảo toàn bộ hóa đơn dịch vụ lưu trú, vận chuyển, y tế phải mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp, đồng thời thực hiện thanh toán qua ngân hàng đúng quy định đối với các hóa đơn có giá trị lớn.