Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 16/02/2015, Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi chung là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Sau gần 02 năm triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP , hoạt động chứng thực đã dần đi vào nề nếp, góp phần giải quyết nhu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức. Tuy nhiên, qua công tác quản lý nhà nước về chứng thực, kết quả thanh tra, kiểm tra tại các địa phương, đã phát hiện nhiều sai sót, vi phạm trong công tác này. Để kịp thời chấn chỉnh tình trạng trên, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quán triệt, chỉ đạo các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực nghiêm túc thực hiện một số nội dung sau:

1. Về chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản

Việc thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính phải thực hiện theo đúng quy định tại Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, theo đó, bắt buộc phải có bản chính làm căn cứ để chứng thực bản sao. Tuyệt đối không chứng thực bản sao khi không có bản chính - như hiện tượng đã có văn phòng công chứng làm. Đề nghị Sở Tư pháp quán triệt nội dung này, yêu cầu cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực ghi rõ tên, ký hiệu giấy tờ, văn bản là bản chính dùng để chứng thực bản sao trong sổ chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP .

Đồng thời, đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không lưu trữ văn bản chứng thực bản sao từ bản chính theo đúng quy định tại Điều 14 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

2. Về chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản

Đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chứng thực thực hiện đúng quy định tại Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực; trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thì người yêu cầu chứng thực ký trước mặt cán bộ tiếp nhận hồ sơ và ghi lời chứng theo đúng mẫu ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP. Đối với giấy tờ, văn bản có nội dung của hợp đồng, giao dịch thì không chứng thực chữ ký trên văn bản đó mà thực hiện theo thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định tại Điều 36 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

3. Về chứng thực chữ ký người dịch

- Theo quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người dịch phải có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Tuy nhiên, qua công tác thanh tra cho thấy, một số cơ quan chứng thực không tuân thủ quy định này, vẫn để cộng tác viên dịch thuật không có bằng cấp về ngoại ngữ làm cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp hoặc có bằng đại học tiếng Anh nhưng lại dịch tiếng Lào, tiếng Campuchia... Đề nghị Sở Tư pháp chấn chỉnh chung, bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật về chứng thực chữ ký người dịch.

- Để hạn chế tình trạng vi phạm pháp luật về chứng thực chữ ký người dịch, đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo thực hiện đúng quy định tại Điều 28 và Điều 29 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt; trên cơ sở danh sách cộng tác viên đã được Sở Tư pháp phê duyệt, Phòng Tư pháp niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp; người dịch là cộng tác viên phải ký hợp đồng cộng tác viên dịch thuật và phải làm thủ tục đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng Tư pháp. Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký trên bản dịch với chữ ký mẫu đã đăng ký theo quy định tại Điều 31 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

- Theo quy định tại khoản 1 Điều 30 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, về nguyên tắc, người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch. Khi thực hiện chứng thực chữ ký người dịch, Phòng Tư pháp phải kiểm tra, đối chiếu nội dung bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch; chữ ký người dịch.

Đề nghị Sở Tư pháp quán triệt các Phòng Tư pháp tuyệt đối không chứng thực chữ ký người dịch, nếu không bảo đảm các yêu cầu nêu trên của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP .

Trên đây là một số nội dung cần lưu ý trong quá trình thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp quán triệt đến tất cả cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn; đồng thời tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra về hoạt động chứng thực để kịp thời chấn chỉnh, xử lý những sai sót, vi phạm, bảo đảm thực hiện đầy đủ, đúng quy định của pháp luật./.