Tổng quan về Công văn 1713/TCT-CS

Công văn 1713/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn cụ thể về nguyên tắc và thủ tục xuất hóa đơn trong trường hợp các bệnh viện (đặc biệt là các đơn vị sự nghiệp công lập không có chức năng kinh doanh hoặc không có hóa đơn tự in, đặt in) thực hiện trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp. Văn bản này tháo gỡ các vướng mắc thực tế của các cơ sở y tế và doanh nghiệp dược phẩm, thiết bị y tế khi phát sinh giao dịch trả lại hàng do không đúng quy cách, chất lượng hoặc các lý do khách quan khác.

Quy định về việc xuất hóa đơn khi trả lại hàng hóa

Theo hướng dẫn tại Công văn 1713/TCT-CS và các văn bản pháp luật về thuế liên quan, việc xử lý hóa đơn khi trả lại hàng hóa được phân chia theo từng đối tượng cụ thể như sau:

• Đối với người mua là tổ chức, cá nhân có hóa đơn: Khi trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng, người mua phải lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán. Trên hóa đơn phải ghi rõ hàng hóa trả lại cho người bán do không đúng quy cách, chất lượng và tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có).
• Đối với người mua là đối tượng không có hóa đơn (như một số bệnh viện, cơ sở y tế công lập): Do không có chức năng xuất hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bệnh viện và nhà cung cấp phải thực hiện lập biên bản thỏa thuận nêu rõ lý do trả lại hàng, số lượng, giá trị hàng trả lại. Nhà cung cấp sẽ căn cứ vào biên bản này để thực hiện các thủ tục điều chỉnh giảm doanh thu và thuế đầu ra theo quy định.

Thủ tục và hồ sơ pháp lý cần thiết khi bệnh viện trả lại hàng

Để đảm bảo tính hợp pháp và đủ điều kiện giảm trừ doanh thu, thuế đối với bên bán, các bên cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bao gồm:

• Biên bản trả lại hàng hóa: Biên bản phải có chữ ký xác nhận của đại diện hợp pháp của cả hai bên (bệnh viện và nhà cung cấp). Trong biên bản phải thể hiện rõ các thông tin: tên hàng hóa, ký hiệu, số lượng, đơn giá, thành tiền, lý do trả lại hàng (ví dụ: hàng cận hạn sử dụng, không đạt tiêu chuẩn đấu thầu, lỗi kỹ thuật...) và số, ngày của hóa đơn mua hàng ban đầu.
• Hóa đơn mua hàng ban đầu: Bản sao hoặc bản gốc hóa đơn mua hàng liên quan đến lô hàng bị trả lại để làm cơ sở đối chiếu.
• Hóa đơn điều chỉnh hoặc chứng từ liên quan: Người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc các chứng từ kế toán phù hợp dựa trên biên bản trả hàng đã ký kết giữa hai bên để làm căn cứ kê khai, điều chỉnh thuế giá trị gia tăng và doanh thu tính thuế.

Ý nghĩa và tác động của hướng dẫn đối với các đơn vị

Công văn 1713/TCT-CS mang lại sự rõ ràng trong hạch toán kế toán và kê khai thuế cho cả bệnh viện và doanh nghiệp cung cấp:

• Đối với các bệnh viện: Giúp giải quyết triệt để vướng mắc về mặt chứng từ khi không thể xuất hóa đơn trả lại hàng theo quy định thông thường, đảm bảo minh bạch trong quản lý tài sản công và dược phẩm.
• Đối với doanh nghiệp cung cấp: Có cơ sở pháp lý vững chắc để thực hiện kê khai giảm thuế giá trị gia tăng đầu ra và giảm doanh thu thực tế, tránh rủi ro bị truy thu thuế hoặc phạt vi phạm hành chính khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.