Công văn 1489/GSQL-TH năm 2016 do Cục Giám sát quản lý về Hải quan ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến thành phần hồ sơ và thủ tục đề nghị công nhận đủ điều kiện làm đại lý làm thủ tục hải quan. Văn bản này giúp các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics và khai thuê hải quan chuẩn bị đúng, đủ các tài liệu pháp lý theo quy định hiện hành để được cơ quan Hải quan công nhận tư cách đại lý hải quan hợp pháp.

Thành phần hồ sơ đề nghị công nhận đủ điều kiện làm đại lý hải quan

Theo hướng dẫn của Cục Giám sát quản lý về Hải quan, doanh nghiệp có nhu cầu hoạt động đại lý hải quan phải lập và nộp hồ sơ đề nghị đến Tổng cục Hải quan. Các chứng từ, tài liệu cốt lõi trong hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị công nhận: Doanh nghiệp sử dụng mẫu đơn đề nghị công nhận đủ điều kiện làm đại lý làm thủ tục hải quan theo đúng biểu mẫu quy định của Bộ Tài chính.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Bản chụp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư có ghi nhận ngành nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa hoặc đại lý làm thủ tục hải quan.
• Chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan: Bản chụp Chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan của các nhân viên thuộc biên chế của doanh nghiệp đề nghị cấp mã số nhân viên đại lý hải quan.
• Hồ sơ nhân sự liên quan: Danh sách nhân viên đại lý hải quan kèm theo bản chụp hợp đồng lao động có thời hạn hoặc không xác định thời hạn được ký kết giữa doanh nghiệp và từng nhân viên.

Các điều kiện cơ bản để doanh nghiệp được công nhận làm đại lý hải quan

Để hồ sơ đề nghị được cơ quan hải quan phê duyệt, doanh nghiệp nộp hồ sơ phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn cứng về mặt pháp lý và kỹ thuật:

• Hợp pháp về mặt tổ chức: Là doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, có ngành nghề kinh doanh phù hợp được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Đội ngũ nhân sự chuyên môn: Có ít nhất 01 nhân viên đại lý hải quan đã được cơ quan hải quan cấp Chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan và đủ điều kiện để cấp mã số nhân viên đại lý hải quan.
• Hạ tầng công nghệ thông tin: Doanh nghiệp phải trang bị hệ thống máy tính, phần mềm khai hải quan điện tử đáp ứng chuẩn kết nối dữ liệu mạng với cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục thông quan trực tuyến.

Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại cơ quan Hải quan

Công văn hướng dẫn rõ trình tự xử lý hồ sơ của cơ quan hải quan nhằm đảm bảo tính công khai, minh bạch và đúng thời hạn pháp luật quy định:

• Tiếp nhận hồ sơ: Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các đầu mục hồ sơ nêu trên và nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính đến Tổng cục Hải quan.
• Thẩm định điều kiện: Trong thời hạn quy định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Tổng cục Hải quan tiến hành kiểm tra hồ sơ giấy tờ và đối chiếu các điều kiện thực tế của doanh nghiệp trên hệ thống quản lý.
• Ban hành quyết định: Trường hợp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan sẽ ban hành Quyết định công nhận hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan, đồng thời cấp mã số nhân viên đại lý hải quan và công bố công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan. Trường hợp từ chối, cơ quan hải quan phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do cụ thể.