Công văn 13551/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế trên địa bàn về việc triển khai và áp dụng hóa đơn điện tử. Văn bản này nhằm tháo gỡ các vướng mắc thực tế trong quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo lộ trình quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Công văn làm rõ mốc thời gian và lộ trình chuyển đổi bắt buộc đối với các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố:

• Từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các doanh nghiệp vẫn được phép sử dụng hóa đơn giấy tự in, đặt in hoặc hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành trước đó nếu chưa đáp ứng đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin để chuyển đổi.
• Kể từ ngày 01/11/2020, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh bắt buộc phải hoàn thành việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy nhưng muốn chuyển sang hóa đơn điện tử, Công văn 13551/CT-TTHT hướng dẫn cụ thể:

• Doanh nghiệp phải thực hiện hủy các hóa đơn giấy chưa sử dụng (nếu có) kể từ thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp nhận.
• Thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC để đảm bảo tính hợp pháp và tránh việc sử dụng song song hai loại hóa đơn cho cùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Văn bản phân định rõ đối tượng và phương thức đăng ký sử dụng hai loại hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Áp dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế, hoặc các hộ, cá nhân kinh doanh có quy mô lớn. Doanh nghiệp gửi tờ khai đăng ký theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như điện lực, nước sinh hoạt, bưu chính viễn thông, vận tải, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, hoặc các doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống phần mềm kế toán.

Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh nhấn mạnh việc tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật theo Thông tư 68/2019/TT-BTC:

• Hóa đơn điện tử phải sử dụng định dạng ngôn ngữ XML (Extensible Markup Language). Định dạng này bao gồm hai thành phần chính là bản thể hiện của hóa đơn điện tử và dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp phải đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, không thể thay đổi hoặc can thiệp vào nội dung hóa đơn sau khi đã ký số và gửi cho người mua hoặc cơ quan thuế.

Để quá trình áp dụng hóa đơn điện tử diễn ra thông suốt, công văn quy định rõ trách nhiệm của các bên liên quan:

• Doanh nghiệp có trách nhiệm chủ động liên hệ với các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật, phần mềm kết nối và thực hiện thông báo phát hành đúng quy định.
• Cơ quan thuế quận, huyện và các phòng thanh tra - kiểm tra có nhiệm vụ hỗ trợ, hướng dẫn, giải đáp kịp thời các vướng mắc phát sinh của người nộp thuế trong quá trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử.