Tổng quan về Công văn 1350/CCTKV18-QLDN2 năm 2025

Công văn 1350/CCTKV18-QLDN2 do Chi cục thuế khu vực XVIII ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với các đơn vị hạch toán phụ thuộc. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp các doanh nghiệp, chi nhánh và văn phòng đại diện nắm rõ quy trình, thủ tục đăng ký, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật thuế hiện hành, đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Quy định về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị phụ thuộc

Việc xác định đơn vị hạch toán phụ thuộc có được tự áp dụng hóa đơn điện tử riêng hay không phụ thuộc vào phương thức kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) của đơn vị đó:

• Trường hợp đơn vị phụ thuộc trực tiếp kê khai thuế GTGT: Các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị hạch toán phụ thuộc có mã số thuế 13 số, trực tiếp thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử riêng. Đơn vị tiến hành nộp Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được phê duyệt trước khi sử dụng.
• Trường hợp đơn vị phụ thuộc không trực tiếp kê khai thuế GTGT: Đối với các đơn vị phụ thuộc không thực hiện kê khai thuế GTGT riêng mà do trụ sở chính kê khai tập trung, việc xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sẽ do trụ sở chính thực hiện hoặc trụ sở chính ủy quyền, phân bổ hóa đơn điện tử cho đơn vị phụ thuộc sử dụng theo đúng quy định pháp luật.

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn, chứng từ khi điều chuyển hàng hóa nội bộ

Công văn hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng chứng từ và hóa đơn điện tử khi thực hiện điều chuyển hàng hóa giữa trụ sở chính và đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoặc giữa các đơn vị phụ thuộc với nhau:

• Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Khi thực hiện xuất hàng hóa cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc để bán hoặc điều chuyển nội bộ, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
• Lập hóa đơn GTGT khi tiêu thụ thực tế: Khi đơn vị hạch toán phụ thuộc thực tế bán hàng hóa ra bên ngoài cho khách hàng, đơn vị phải lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng, đồng thời làm căn cứ để kê khai, nộp thuế GTGT theo quy định.
• Lựa chọn xuất hóa đơn GTGT ngay khi điều chuyển: Doanh nghiệp cũng có quyền lựa chọn phương án lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa điều chuyển đến đơn vị phụ thuộc ngay tại thời điểm điều chuyển để làm căn cứ kê khai, nộp thuế GTGT tại cả hai đầu đầu vào và đầu ra.

Trách nhiệm thực hiện của người nộp thuế và cơ quan thuế

Để đảm bảo tính đồng bộ và tuân thủ pháp luật, Công văn nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan:

• Đối với người nộp thuế: Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại mô hình hoạt động, phương thức hạch toán kế toán của các đơn vị phụ thuộc để áp dụng đúng hình thức hóa đơn điện tử. Đảm bảo việc lập, gửi, lưu trữ và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đúng định dạng và thời gian quy định.
• Đối với cơ quan thuế quản lý: Chi cục thuế khu vực XVIII có trách nhiệm đôn đốc, hướng dẫn và hỗ trợ kịp thời các vướng mắc phát sinh của doanh nghiệp trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc trên địa bàn quản lý.