Công văn 1254/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2020 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt đi sâu vào việc hướng dẫn xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với các khoản chi liên quan đến người lao động nước ngoài.

- Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ đối với khoản chi tiền nhà cho người lao động nước ngoài

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, để khoản chi phí tiền thuê nhà cho người lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các nguyên tắc và điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các hóa đơn thuê nhà có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Khoản chi tiền nhà cho người lao động nước ngoài phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của doanh nghiệp.

- Mối liên hệ giữa chi phí được trừ của doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Bên cạnh việc xác định chi phí hợp lý cho doanh nghiệp, văn bản cũng làm rõ nghĩa vụ thuế TNCN phát sinh từ khoản lợi ích về nhà ở do doanh nghiệp trả thay cho người lao động:

• Khoản tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) do đơn vị sử dụng lao động trả thay cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo số thực tế trả thay, nhưng khống chế tối đa không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện, nước và dịch vụ kèm theo) tại đơn vị sử dụng lao động.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN đối với phần thu nhập chịu thuế từ tiền thuê nhà trả thay này theo đúng quy định hiện hành.

- Nguyên tắc áp dụng và lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi quyết toán thuế

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Cần rà soát kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng lao động ký với người lao động nước ngoài, đảm bảo các thỏa thuận về việc chi trả tiền nhà được thể hiện rõ ràng, minh bạch và nhất quán với quy chế tài chính của công ty.
• Chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh việc tạm trú của người lao động nước ngoài tại Việt Nam, hợp đồng thuê nhà ký kết hợp pháp giữa các bên và các chứng từ thanh toán tiền thuê nhà định kỳ.
• Trường hợp có sự thay đổi về chính sách nhân sự hoặc mức hỗ trợ nhà ở, doanh nghiệp phải kịp thời cập nhật, bổ sung bằng các phụ lục hợp đồng lao động hoặc văn bản sửa đổi quy chế tài chính để làm cơ sở pháp lý vững chắc khi giải trình với cơ quan thuế.