Tổng quan về Công văn 1200/CT-TTHT

Công văn 1200/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2018 hướng dẫn về việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với giá trị thiết bị không có hóa đơn. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp nắm rõ quy định về hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi hạch toán chi phí mua sắm và khấu hao tài sản cố định, thiết bị vào chi phí sản xuất kinh doanh.

Quy định chung về điều kiện ghi nhận chi phí được trừ

Theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, để các khoản chi phí liên quan đến thiết bị (bao gồm chi phí mua sắm ban đầu và chi phí trích khấu hao) được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Xác định chi phí đối với giá trị thiết bị không có hóa đơn

Căn cứ vào các quy định pháp lý về thuế và hóa đơn, Công văn 1200/CT-TTHT hướng dẫn cụ thể phương án xử lý đối với từng trường hợp thiết bị không có hóa đơn như sau:

• Trường hợp mua ngoài không có hóa đơn hợp pháp: Đối với các thiết bị, máy móc mua ngoài nhưng doanh nghiệp không xuất trình được hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của cơ quan thuế, giá trị của các thiết bị này và chi phí trích khấu hao tương ứng sẽ không được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Trường hợp tài sản nhận góp vốn hoặc điều chuyển: Nếu thiết bị không có hóa đơn do đây là tài sản góp vốn, tài sản điều chuyển giữa các đơn vị thành viên, doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ thay thế bao gồm: Biên bản góp vốn, biên bản giao nhận tài sản, văn bản định giá của hội đồng định giá hoặc tổ chức có chức năng định giá hợp pháp, kèm theo hồ sơ nguồn gốc gốc của tài sản để được ghi nhận chi phí khấu hao hợp lệ.
• Trường hợp mua của cá nhân không kinh doanh: Nếu doanh nghiệp mua thiết bị đã qua sử dụng của cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra, doanh nghiệp không bắt buộc phải có hóa đơn nhưng phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào (Mẫu số 01/TNDN) kèm theo chứng từ thanh toán thực tế cho người bán để làm căn cứ hạch toán chi phí được trừ.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tránh rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thực hiện quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Thực hiện kiểm tra, đối chiếu nghiêm ngặt tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào khi mua sắm máy móc, thiết bị từ các nhà cung cấp.
• Đối với các tài sản tự chế tạo hoặc tự xây dựng, doanh nghiệp phải hoàn thiện đầy đủ chứng từ chứng minh chi phí nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí chung hợp lệ khác cấu thành nên nguyên giá thiết bị.
• Chủ động liên hệ và tham khảo ý kiến hướng dẫn bằng văn bản từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp đối với các trường hợp phát sinh tài sản đặc thù không có hóa đơn thương mại thông thường.