Tóm tắt Công văn 11969/CT-TTHT năm 2018 về hóa đơn chứng từ

Công văn 11969/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế về việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Văn bản tập trung giải quyết các vướng mắc thực tế của người nộp thuế liên quan đến nguyên tắc lập hóa đơn, thời điểm xuất hóa đơn và cách xử lý các sai sót phát sinh.

Các nội dung hướng dẫn cốt lõi về hóa đơn, chứng từ:

• Nguyên tắc và thời điểm lập hóa đơn: Việc lập hóa đơn phải được thực hiện đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về thuế. Đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc ngày thu tiền trước/trong khi cung ứng dịch vụ.
• Yêu cầu về nội dung trên hóa đơn: Hóa đơn khi lập phải thể hiện đầy đủ, rõ ràng và chính xác các chỉ tiêu bắt buộc bao gồm thông tin người bán, người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT), tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán.
• Xu hướng áp dụng hóa đơn điện tử: Khuyến khích các doanh nghiệp chủ động tìm hiểu và chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và hạn chế tối đa các rủi ro thất lạc, hư hỏng hóa đơn giấy.

Hướng dẫn xử lý sai sót đối với hóa đơn đã lập:

Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn chi tiết các bước xử lý đối với từng trường hợp hóa đơn có sai sót nhằm đảm bảo tính hợp pháp cho việc kê khai thuế của các bên:

• Trường hợp hóa đơn viết sai chưa giao cho người mua: Người bán thực hiện gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn viết sai này tại cuống hóa đơn, sau đó lập hóa đơn mới thay thế để giao cho khách hàng.
• Trường hợp hóa đơn đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Hai bên mua và bán tiến hành lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn viết sai. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ hóa đơn thu hồi và lập hóa đơn mới theo đúng quy định pháp luật.
• Trường hợp hóa đơn đã kê khai thuế: Khi phát hiện sai sót sau khi đã kê khai thuế, người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số, ký hiệu và ngày tháng năm cụ thể.

Ý nghĩa và lưu ý thực hiện:

Công văn này là cơ sở pháp lý giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình kế toán, tránh các sai phạm hành chính về thuế liên quan đến hóa đơn. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các hướng dẫn từ cơ quan thuế địa phương để áp dụng đồng bộ với lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử bắt buộc theo quy định của Chính phủ.