Tóm tắt Công văn 10319/CT-TTHT năm 2017 về Chi phí thuê nhà có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 10319/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn chi tiết về việc xác định chi phí thuê nhà cho người lao động có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản lợi ích này. Dưới đây là nội dung phân tích chi tiết các quy định cốt lõi của văn bản.

1. Điều kiện tính chi phí thuê nhà vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành được hướng dẫn tại Công văn, để chi phí thuê nhà cho người lao động được tính vào chi phí hợp lý được trừ, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Quy định rõ trong quy chế hoặc hợp đồng: Khoản chi phí thuê nhà cho người lao động phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thuê nhà hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn thuê nhà có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

2. Quy định về thuế TNCN đối với khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả thay

Khoản tiền thuê nhà do người sử dụng lao động chi trả hộ cho người lao động là khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công. Việc tính thuế TNCN đối với khoản này được thực hiện như sau:

• Xác định thu nhập chịu thuế TNCN: Khoản tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) do đơn vị sử dụng lao động trả hộ cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo số thực tế trả hộ.
• Khống chế mức trần tính thuế: Số tiền thuê nhà tính vào thu nhập chịu thuế TNCN không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo) tại đơn vị sử dụng lao động. Phần vượt quá mức 15% này sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

3. Hồ sơ chứng từ doanh nghiệp cần chuẩn bị

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ hồ sơ gồm:

• Hợp đồng lao động có điều khoản quy định doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền thuê nhà cho người lao động.
• Hợp đồng thuê nhà ký giữa doanh nghiệp và chủ nhà (hoặc hợp đồng ký giữa người lao động và chủ nhà nhưng có điều khoản doanh nghiệp trả thay, tùy thuộc vào quy định cụ thể trong quy chế nội bộ).
• Hóa đơn tài chính đối với trường hợp thuê nhà của tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bất động sản; hoặc chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê nhà (nếu doanh nghiệp chịu trách nhiệm nộp thuế thay).
• Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (ưu tiên chuyển khoản qua ngân hàng).

Văn bản này là cơ sở pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp hạch toán đúng quy định, tối ưu hóa chi phí thuế TNDN hợp lệ và thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN chính xác cho người lao động.