Thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ tại các Sở, ngành, ủy ban nhân dân huyện, thành phố, thị xã có nhiều tiến bộ; nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ, lập hồ sơ công việc trong cơ quan, đơn vị và cán bộ công chức đã có chuyển biến tích cực; trang thiết bị chuyên dùng, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ được bổ sung; công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ được quan tâm; nhiều tài liệu, hiện vật có giá trị được lưu trữ tốt, góp phần đáng kể cho công cuộc phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng của tỉnh.

Tuy nhiên, nhiều cơ quan, đơn vị chưa nhận thức đầy đủ về công tác văn thư, lưu trữ; việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức; các nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ còn thiết chặt chẽ, hiệu quả chưa rõ nét; văn bản ban hành còn sai chính tả, thể thức văn bản chưa tuân thủ theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP; tài liệu lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị vẫn còn trong tình trạng bó gói chất đống; việc chấp hành các quy định về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử chưa thực hiện nghiêm túc.

Đê thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, sớm khắc phục những hạn chế, ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị Giám đốc Sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh,Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố triển khai thực hiện các nhiệm vụ sau đây:

1.Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, quán triệt pháp luật về văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức về công tác văn thư, lưu trữ.

2.Đánh giá việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian qua; xây dựng kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ theo tinh thần Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

3.Ban hành quy chế hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, đơn vị.

4.Bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước; thực hiện chế độ tiền lương và phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho cán bộ văn thư; lưu trữ theo quy định hiện hành; tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã, phường trong tỉnh.

5.Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc, cán bộ công chức thực hiện nghiêm chỉnh công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo quy định.

6.Đảm bảo kinh phí, bố trí đủ diệíi ích, kho tàng, trang thiết bị để bảo đảm hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

7.Thống kê và lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại cơ quan, đơn vị. Chậm nhất đến hết năm 2010 phải chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý của cơ quan, đơn vị. Lập dự toán kinh phí để chỉnh lý, báo cáo cấp có thẩm quyền để bố trí và dự toán ngân sách hàng năm của đơn vị.

8.Các huyện, thị xã, thành phố sớm triển khai kế hoạch xây dựng kho lưu trữ cấp huyện;chậm nhất đến hết năm 2010 có kho lưu trữ chuyên dụng; đồng thời chỉ đạo ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí diện tích thỏa đáng trong trụ sở làm việc của ủy ban nhân dân để tập trung bảo quản hồ sơ, tài liệu.

9.Nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu theo Quyết định số 13/2005/NĐ-BNV và Quyết đĩnh số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở và tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.

10.Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức trong tỉnh; nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ.

Giao Sở Nội vụ căn cứ các quy định của nhà nước, với chức năng cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ tổ chức hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ cho các sở, ban, ngành, huyện, thị xã, thành phố trên phạm vi toàn tỉnh.

Định kỳ 6 tháng, năm Sở Nội vụ tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ về UBND tỉnh.

Yêu cầu Giám đốc Sở, Thủ trưởng ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện,thành phố, thị xã nghiêm túc thực hiện Chỉ thị này./.