KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2017 TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG

Thực hiện Công văn số 1313/VTLTNN-NVĐP ngày 01 tháng 12 năm 2016 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 trên địa bàn tỉnh như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức nhằm nhận thức đúng về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.

Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, của cán bộ, công chức, viên chức trong việc quản lý, chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, địa phương một cách thống nhất, đạt hiệu quả cao.

2. Yêu cầu

Căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức, địa phương. Các cơ quan, tổ chức, địa phương tiến hành xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 và triển khai thực hiện.

II. NỘI DUNG

1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức, địa phương tăng cường tuyên truyền, quán triệt Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử.

2. Xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ tiến hành rà soát, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như:

- Quyết định về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND ngày 15 tháng 04 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang;

- Quyết định về việc bãi bỏ Quyết định số 32/2005/QĐ-UBND ngày 15 tháng 07 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

b) Các cơ quan, tổ chức, địa phương rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản về văn thư, lưu trữ không còn phù hợp; Tập trung xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ, Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Công tác tổ chức cán bộ; tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

a) Tuyển dụng, bố trí đủ biên chế bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành Văn thư.

b) Tăng cường nguồn lực để đảm bảo cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện tốt chức năng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

c) Các cơ quan, tổ chức, địa phương chủ động tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhất là công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan.

d) Thực hiện tốt chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho công chức, viên chức Lưu trữ theo quy định hiện hành.

4. Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Giao Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh (nhất là các đơn vị còn diễn ra tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống, bó gói).

Các cơ quan, tổ chức thực hiện kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.

Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã thực hiện kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã.

Nội dung kiểm tra tập trung vào các vấn đề:

- Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu.

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (Tình hình kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ).

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

5. Thực hiện cấp chứng chỉ hành nghề và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

6. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh

Giao Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (Thay thế Quyết định số 448/QĐ-UBND ngày 27 tháng 02 năm 2012); rà soát, lập danh mục các dự án, công trình thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử báo cáo về Bộ Nội vụ, Bộ Xây dựng theo quy định.

Xây dựng Kế hoạch thu thập tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2017; Kế hoạch thu hồ sơ tài liệu giai đoạn 2018 - 2022.

Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b) Công tác phân loại, chỉnh tài liệu tài liệu

Tiếp tục thực hiện việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh: Phông lưu trữ Tòa Hành chánh tỉnh Định Tường (40 mét giá tài liệu).

Tiếp tục triển khai thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng giai đoạn 2013 - 2020 đã được phê duyệt theo Quyết định số 2076/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Thực hiện dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

c) Công tác bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ

Triển khai thực hiện Dự án Số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh (giai đoạn 1) nhằm bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh.

Thực hiện thống kê tài liệu; báo cáo thống kê định kỳ công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

Thường xuyên kiểm tra kho tàng, hệ thống camera quan sát, bảo trì hệ thống phòng cháy chữa cháy nhằm bảo quản an toàn tài liệu trong Kho Lưu trữ chuyên dụng.

d) Công tác xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Giao Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh (thay thế Quyết định số 37/2013/QĐ-UBND).

Tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ: cấp bản sao, chứng thực theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.

Tiếp tục trao trả hồ sơ cán bộ đi B cho người thân và thân nhân cán bộ đi B tỉnh Gò Công và tỉnh Mỹ Tho.

Nghiên cứu, đề xuất các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trên Cổng thông tin điện tử của Sở Nội vụ.

Thực hiện thủ tục hành chính tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

7. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông trong việc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với quản lý tài liệu điện tử và ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

8. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tiếp tục triển khai các gói thầu còn lại của dự án xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh gồm: gói thầu Thiết bị chuyên dụng, thiết bị Văn phòng, Kiểm toán, Thẩm tra quyết toán.

Các cơ quan, tổ chức, địa phương tăng cường bố trí kinh phí cho công tác văn thư, hoạt động lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ. Tập trung đầu tư kinh phí để chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng và cải tạo, nâng cấp, mở rộng kho lưu trữ đảm bảo đủ diện tích và điều kiện để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, chấm dứt tình trạng các cơ quan, tổ chức, địa phương không có kho bảo quản tài liệu lưu trữ.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức, địa phương để xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 của cơ quan, tổ chức, địa phương và gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 15 tháng 3 năm 2017. Định kỳ báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 15 tháng 6 (đối với báo cáo 6 tháng) và trước ngày 30 tháng 11 (đối với báo cáo năm).

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm triển khai, theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức, địa phương thực hiện các nhiệm vụ được giao. Tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện Kế hoạch về Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Sở Tài chính bố trí kinh phí cho các cơ quan, tổ chức, địa phương đảm bảo thực hiện tốt công tác văn thư, hoạt động lưu trữ.

Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã nghiêm túc triển khai thực hiện kế hoạch này. Trường hợp phát sinh, khó khăn, vướng mắc kịp thời phản ánh về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) theo số điện thoại: 0733.871.086 để xem xét, giải quyết./.