CHỈ THỊ

VỀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI NGUYÊN

Ngày 02/3/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, theo đó đã quy định: “Đến năm 2010, các ngành, các cấp phải giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu đang còn tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ”; Luật Lưu trữ năm 2011 cũng quy định các cơ quan, tổ chức phải chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp vào Lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên hiện nay, tài liệu của nhiều cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử vẫn ở tình trạng tích đống, chưa được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định của Luật Lưu trữ.

Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế nêu trên là do: Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn yếu; Ngân sách nhà nước đầu tư cho công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn hạn chế dẫn đến việc tồn đọng, tích đống tài liệu ngày càng nhiều, gây khó khăn cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan và xã hội.

Để giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng chưa được chỉnh lý trong kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ và các văn bản có liên quan; đưa công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, công tác chỉnh lý tài liệu trở thành nề nếp trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và trở thành trách nhiệm hàng ngày của từng cán bộ, công chức, viên chức, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các cơ quan trực thuộc Bộ, ngành Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh

a) Tiếp tục quán triệt các quy định của pháp luật, văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ nhằm tiếp tục nâng cao hiểu biết, nhận thức và ý thức trách nhiệm của toàn thể công chức, viên chức và người lao động của từng cơ quan, tổ chức đối với công tác văn thư, lưu trữ; quyết liệt chỉ đạo, hướng dẫn công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả; bảo đảm tất cả cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện khi thực thi nhiệm vụ phải lập hồ sơ, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.

b) Chỉ đạo tổ chức thu thập tài liệu tại các phòng, đơn vị trực thuộc; tiến hành thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu hiện đang lưu trữ tại cơ quan, tổ chức chưa được chỉnh lý. Hàng năm, vào thời gian lập dự toán ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước, các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm xây dựng dự toán kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu, tổng hợp chung trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm của đơn vị mình gửi cơ quan Tài chính tổng hợp để báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét.

c) Bố trí công chức, viên chức có trình độ chuyên môn phù hợp làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Đồng thời, bố trí kho lưu trữ cơ quan có đủ diện tích phù hợp với số lượng tài liệu lưu trữ hiện có và sẽ phát sinh; trang bị đầy đủ các phương tiện phục vụ công tác lưu trữ, công tác phòng cháy, chữa cháy để bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ theo Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

d) Đến hết năm 2017, các cơ quan, tổ chức phải giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang còn tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ. Kể từ năm 2016, các cơ quan, tổ chức không được để phát sinh hồ sơ, tài liệu chưa được chỉnh lý nộp lưu vào kho lưu trữ.

2. Sở Nội vụ

a) Tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị này; tiếp tục triển khai thực hiện Luật Lưu trữ, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ của Chính phủ và các Bộ, ngành; ban hành các văn bản hướng dẫn, tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động các cơ quan, tổ chức trong phạm vi tỉnh, đặc biệt là kỹ năng soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định hiện hành.

b) Xây dựng đề án chỉnh lý tài liệu đang tồn đọng ở các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử lựa chọn những tài liệu có giá trị vĩnh viễn để giao nộp theo quy định.

c) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định hướng dẫn các cơ quan, tổ chức lập hồ sơ điện tử, tạo tiền đề tiến tới triển khai số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phục vụ hoạt động khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời.

d) Tăng cường công tác hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh kịp thời có biện pháp chấn chỉnh đối với các cơ quan, tổ chức có hiện tượng vi phạm chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

3. Sở Tài chính

Trên cơ sở dự toán ngân sách của các cơ quan, tổ chức, căn cứ vào khả năng ngân sách nhà nước cơ quan Tài chính tổng hợp vào dự toán ngân sách hàng năm trình cấp có thẩm quyền quyết định.

4. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Phối với với Sở Nội vụ kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 15/6/2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường và phát huy hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 01/2012/QĐ-UBND ngày 31/01/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên.

b) Tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quản lý, sử dụng văn bản điện tử, số hóa và lưu trữ văn bản điện tử; xây dựng phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ và sử dụng thống nhất trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

c) Phối hợp với Sở Nội vụ hàng năm tổ chức tập huấn nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử, số hóa tài liệu lưu trữ và kiểm tra việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã; thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan nghiêm túc triển khai, thực hiện Chỉ thị này.

Chỉ thị này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành./.