Trong những năm qua, công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Hòa Bình đã được các Sở, ban, ngành và Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố quan tâm chỉ đạo và tổ chức thực hiện theo đúng quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự quản lý, điều hành hiệu quả của cơ quan nhà nước các cấp trên địa bàn tỉnh. Tuy nhiên, còn nhiều cơ quan, địa phương, đơn vị chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Đặc biệt là giá trị của tài liệu lưu trữ, từ đó dẫn đến việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ không đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ. Công tác kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành chưa chặt chẽ, dẫn đến tình trạng văn bản ban hành còn có những sai sót, cả về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nhiều cơ quan, đơn vị chưa bố trí kho và các phương tiện để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Còn có hiện tượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ để tại các phòng chuyên môn không được phân loại, chỉnh lý và xác định giá trị; bó gói, tích đống hoặc để từng cặp trong tủ không đảm bảo an toàn theo quy định về công tác lưu trữ. Cán bộ làm lưu trữ còn thiếu và yếu, chưa đáp ứng được yêu cầu về trình độ chuyên môn; việc lập và quản lý hồ sơ công việc của các cơ quan, đơn vị thực hiện chưa nghiêm, cá biệt có đơn vị để thất lạc, hư hỏng hồ sơ, tài liệu, gây nhiều khó khăn trong công tác tra cứu.

Để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý nhà nước và đưa hoạt động văn thư, lưu trữ của tỉnh đi vào nền nếp; từng bước nâng cao chất lượng phục vụ nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ cải cách hành chính và thực hiện tốt các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Ủy ban nhân dân tỉnh Chỉ thị Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội cần thực hiện tốt một số nội dung chủ yếu, như sau:

1. Tiếp tục quán triệt nội dung Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đến cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan để mỗi người thấy rõ trách nhiệm của mình trong việc thực hiện pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ; bố trí kho và trang thiết bị kỹ thuật để quản lý an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Từng bước đưa ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ; thực hiện tốt chế độ thông tin báo cáo; chỉ đạo, kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền đối với các đơn vị trực thuộc.

3. Các cơ quan, đơn vị thuộc danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thành phố chưa có Quy chế văn thư, lưu trữ, phải khẩn trương xây dựng Quy chế theo hướng dẫn tại công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước. Đồng thời phải tổ chức tốt công tác lưu trữ hiện hành, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan và đơn vị trực thuộc lập hồ sơ công việc đưa vào lưu trữ của cơ quan theo quy định; tổ chức chỉnh lý dứt điểm những tài liệu tồn đọng, tích đống trong nhiều năm qua tại cơ quan, đơn vị mình.

4. Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành có liên quan tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện Đề án xây kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ; tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra; mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

5. Sở Tài chính phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trong tỉnh xây dựng dự toán kinh phí thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ hàng năm, thực hiện chế độ bồi dưỡng độc hại cho cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ; tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc bảo đảm kinh phí để chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện đang bó gói, tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị.

6. Chỉ thị này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký ban hành.

Uỷ ban nhân dân tỉnh yêu cầu Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố nghiêm túc triển khai thực hiện Chỉ thị này. Giao Giám đốc Sở Nội vụ theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị, định kỳ báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh./.