Giới thiệu chung về Chỉ thị 06/CT-UBND năm 2020 của UBND tỉnh Vĩnh Long

Chỉ thị 06/CT-UBND được Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long ban hành nhằm mục đích tăng cường chấn chỉnh, nâng cao hiệu quả và đưa công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đi vào nề nếp. Văn bản này tập trung vào việc khắc phục những hạn chế còn tồn tại, đồng thời triển khai nghiêm túc các quy định mới của Trung ương, đặc biệt là việc cụ thể hóa các nội dung của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.

Các nội dung chỉ đạo trọng tâm của Chỉ thị 06/CT-UBND

1. Tuyên truyền, phổ biến và quán triệt các quy định về công tác văn thư

Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố tổ chức quán triệt sâu sắc các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Việc tuyên truyền phải đảm bảo toàn thể cán bộ, công chức, viên chức nắm vững quy trình soạn thảo, ký ban hành, quản lý văn bản và lập hồ sơ công việc theo đúng tiêu chuẩn pháp luật.

2. Nâng cao chất lượng soạn thảo và ký ban hành văn bản

• Kiểm soát chặt chẽ quy trình soạn thảo văn bản hành chính, đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và thẩm quyền ban hành theo quy định hiện hành.
• Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung và thẩm quyền ký. Trước khi trình ký ban hành, văn bản phải được kiểm tra kỹ lưỡng về mặt thể thức bởi bộ phận văn thư hoặc người có trách nhiệm kiểm soát.
• Đẩy mạnh việc áp dụng chữ ký số đối với văn bản điện tử, hạn chế tối đa việc phát hành văn bản giấy, trừ các trường hợp đặc biệt hoặc văn bản mật theo quy định của pháp luật.

3. Quản lý văn bản đi, văn bản đến và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

• Tất cả văn bản đi và văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại bộ phận văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, phân loại và chuyển giao kịp thời, không để xảy ra tình trạng thất lạc hoặc chậm trễ.
• Ứng dụng triệt để phần mềm quản lý văn bản và điều hành để xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng, đảm bảo tính liên thông, đồng bộ và bảo mật thông tin giữa các cấp chính quyền.
• Quản lý nghiêm ngặt việc bảo quản và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật (chữ ký số) của cơ quan, tổ chức. Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng đóng dấu khống chỉ hoặc bàn giao thiết bị lưu khóa bí mật cho người không có thẩm quyền sử dụng.

4. Đẩy mạnh công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

Chỉ thị nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc đối với cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử. Cuối năm, các cá nhân có trách nhiệm phải thực hiện bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong về Lưu trữ cơ quan để tiến hành phân loại, bảo quản an toàn và phục vụ công tác khai thác, tra cứu thông tin khi cần thiết.

5. Hiện đại hóa công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin

• Tăng cường đầu tư, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị làm việc phục vụ công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
• Hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản và điều hành, tích hợp các giải pháp ký số, xác thực tài liệu điện tử nhằm hướng tới xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số đồng bộ và hiện đại.

6. Kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cao năng lực đội ngũ làm công tác văn thư

Các cơ quan, đơn vị cần chủ động rà soát, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ và năng lực chuyên môn. Thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn chuyên đề để cập nhật kiến thức pháp luật mới cho đội ngũ này, đồng thời thực hiện đầy đủ, kịp thời các chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm theo đúng quy định của Nhà nước.

Tổ chức thực hiện và chế độ báo cáo

Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long được giao nhiệm vụ làm đầu mối, chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nội dung tại Chỉ thị này đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh. Định kỳ tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện để báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, chỉ đạo và giải quyết các vướng mắc phát sinh.