CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã tạo cơ sở pháp lý đưa hoạt động văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp; các tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; công tác văn thư, lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn công tác của các cơ quan, tổ chức, cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội.

Tuy nhiên, một số cơ quan, tổ chức chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; việc chấp hành các quy định về lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa nghiêm; việc xây dựng, bố trí kho tàng để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và đầu tư kinh phí để phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng khoa học công nghệ và công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế. Việc quản lý văn bản chưa chặt chẽ; cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ phần lớn kiêm nhiệm, trình độ nghiệp vụ chưa đủ tầm để quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.

Để thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật về văn thư, lưu trữ và sớm khắc phục những tồn tại nêu trên nhằm tăng cường hiệu quả quản lý Nhà nước của các cấp chính quyền, các ngành, các đơn vị, Ủy ban Nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Giám đốc các Sở, ban, ngành, Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp; các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn

- Cần nhận thức đúng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, chịu trách nhiệm chỉ đạo tốt công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình (căn cứ theo Điều 7 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ), xây dựng quy chế và nội quy công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

- Chịu trách nhiệm chỉ đạo bộ phận văn thư của đơn vị mình, kiểm tra chặt chẽ công tác phát hành văn bản đi của đơn vị, không phát hành những văn bản sai thể thức, thẩm quyền.

- Tổ chức quán triệt cho công chức, viên chức trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc có nhận thức đầy đủ đúng đắn về trách nhiệm giữ gìn bảo quản, lập hồ sơ công việc và thực hiện các chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của Nhà nước.

- Bố trí phòng, kho lưu trữ bảo quản an toàn và lưu trữ tài liệu trong phạm vi 5 năm. Bố trí cán bộ có nghiệp vụ văn thư, lưu trữ làm công tác lưu trữ của cơ quan.

2. Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Huế

- Thành lập bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ; căn cứ tình hình thực tế của địa phương, đơn vị để bố trí cán bộ chuyên trách có nghiệp vụ làm công tác lưu trữ để tổ chức thu thập, sắp xếp, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ của HĐND, UBND các huyện, thành phố, các phòng ban trực thuộc.

- Tổ chức tập huấn nghiệp vụ Văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị, xã, phường, thị trấn thuộc địa bàn quản lý.

- Bố trí phòng, kho lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện, thành phố; trong quy hoạch xây dựng cơ quan phải có kho lưu trữ chuyên dụng đúng tiêu chuẩn để đảm bảo các yêu cầu về bảo quản an toàn và lâu dài về tài liệu lưu trữ.

3. Sở Nội vụ có trách nhiệm

- Tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, lập kế hoạch, nhiệm vụ lưu trữ hàng năm; tổ chức kiểm tra đột xuất và định kỳ công tác văn thư, lưu trữ ở các ngành và địa phương; phối hợp với Trường Cao đẳng Sư phạm Thừa Thiên Huế xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo viên chức làm công tác văn thư lưu trữ.

- Có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức thống nhất, nghiên cứu biên chế làm công tác văn thư-lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh.

- Chủ trì, phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính căn cứ theo Điều 4, Chương I Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ để hướng dẫn các ngành điều chỉnh, bố trí lại nguồn chi từ dự toán của đơn vị được giao đầu năm, đảo bảo đủ kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ thường xuyên và xử lý tài liệu tích đống từ nhiều năm nay. Hướng dẫn lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp kho tàng, mua sắm thiết bị và dự trù kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện.

- Hướng dẫn các cơ quan đơn vị có khối lượng tài liệu lớn, lập kế hoạch sắp xếp tài liệu, dự trù bổ sung kinh phí thông qua Sở Tài chính trình UBND tỉnh quyết định.

4. Văn phòng UBND tỉnh

- Phối hợp với Sở Nội vụ để có kế hoạch tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cho các đơn vị.

- Chuẩn bị mọi điều kiện từ cán bộ, kho tàng, phương tiện để tiến hành thu thập tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu từ các cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu về bảo quản tại lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Nhà nước.

5. Xử lý kỷ luật

- Nghiêm cấm các cơ quan, đơn vị, cán bộ công chức làm mất hoặc tiêu hủy tài liệu lưu trữ trái phép. Nếu vi phạm, tùy theo mức độ sẽ bị xử lý hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Nhận được Chỉ thị này, yêu cầu Thủ trưởng các ngành, địa phương, đơn vị tổ chức quán triệt, triển khai ngay và chịu trách nhiệm trước Ủy ban Nhân dân tỉnh về việc thực hiện của mình. Nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc thì báo cáo bằng văn bản về UBND tỉnh để kịp thời chỉ đạo./.