THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 77/2004/TT-BTC NGÀY 04 THÁNG 08 NĂM 2004 HƯỚNG DẪN CƠ CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH, GIẢI NGÂN DỰ ÁN GIẢM NGHÈO KHU VỰC MIỀN TRUNG

Căn cứ Hiệp định khoản vay số 1883-VIE (SF) ngày 02/04/2002 ký kết giữa nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Ngân hàng Phát triển châu Á (ADB) cho Dự án Giảm nghèo khu vực Miền Trung;
Căn cứ Thoả thuận Tài trợ được ký ngày 04/5/2004 giữa Chính phủ Việt Nam và Ngân hàng Phát triển Châu á - ADB về khoản viện trợ không hoàn lại của Cơ quan Phát triển Quốc Tế Vương Quốc Anh - DFID;
Căn cứ Nghị định số 17/2001/NĐ-CP ngày 4/5/2001 của Chính phủ về việc ban hành quy chế quản lý và sử dụng nguồn vốn ODA;
Căn cứ Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/07/1999 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế Quản lý Đầu tư và Xây dựng; Nghị định 12/2000/NĐ-CP ngày 05/05/2000 và Nghị định số 07/NĐ-CP ngày 30/1/2003 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/07/1999;
Căn cứ Công văn số 1001/CP-QHQT ngày 6/11/2001 của Chính phủ phê duyệt Báo cáo Nghiên cứu tiền khả thi Dự án Giảm nghèo khu vực miền Trung;
Thông tư liên tịch số 666/2001/TTLT/BKH-UBDTMN-TC-XD ngày 23/8/2001 hướng dẫn quản lý đầu tư và xây dựng công trình hạ tầng thuộc Chương trình 135;
Căn cứ Quyết định số1619/QĐ-UB ngày 5/8/2002 của UBND tỉnh Quảng Trị phê duyệt dự án Giảm nghèo tỉnh Quảng Trị; Quyết định số 515/QĐ-UB ngày 30/7/2002 của Uỷ ban Nhân dân (UBND) tỉnh Kon Tum phê duyệt dự án Giảm nghèo tỉnh KonTum; Quyết định số1285/QĐ-UB ngày 19/6/2002 của UBND tỉnh Quảng Bình phê duyệt dự án Giảm nghèo tỉnh Quảng Bình; Quyết định số 2189/QĐ-UB ngày 28/8/2002 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế phê duyệt dự án Giảm nghèo tỉnh Thừa Thiên Huế thuộc dự án Giảm nghèo Khu vực miền Trung do ADB tài trợ.
Để đảm bảo sự thống nhất trong việc quản lý tài chính của Dự án theo mô hình phân cấp, sau khi thống nhất với Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính ban hành Thông tư hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính, tài chính cho Dự án Giảm nghèo khu vực miền Trung như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Giải thích từ ngữ

Các khái niệm, thuật ngữ sử dụng trong Thông tư này có cùng ý nghĩa như trong Hiệp định Vay và được hiểu như sau:

- Tổ chức tài chính quốc tế tài trợ cho Dự án là Ngân hàng Phát triển Châu á (viết tắt là ADB) và Cơ quan Phát triển Quốc tế Vương quốc Anh (viết tắt là DFID).

- Hiệp định Vay là Hiệp định tín dụng ký giữa Việt Nam và ADB thoả thuận về việc ADB tài trợ cho Việt Nam (Bên vay) một khoản vay bằng nhiều đồng tiền khác nhau tương đương với 34.058.000 SDR để đầu tư cho Dự án.

- Thoả thuận Tài trợ là bản Thoả thuận được ký ngày 04/5/2004 giữa Chính phủ Việt Nam và Ngân hàng Phát triển Châu á - ADB về khoản viện trợ không hoàn lại do Cơ quan Phát triển Vương Quốc Anh - DFID uỷ thác tài trợ cho Dự án Giảm nghèo khu vực Miền Trung.

- Dự án là Dự án Giảm nghèo khu vực Miền Trung được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Công văn số 1001/CP-QHQT ngày 6/11/2001.

- Bộ Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan điều phối tổng thể dự án, chịu trách nhiệm về việc triển khai thực hiện dự án có hiệu quả theo đúng các mục tiêu được phê duyệt..

- Các tỉnh tham gia dự án gồm: Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên-Huế, KonTum. UBND các tỉnh là chủ dự án giảm nghèo tỉnh, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện dự án giảm nghèo trên địa bàn tỉnh.

- Văn phòng dự án Trung ương (viết tắt là VPDATW) trực thuộc Vụ Kinh tế Địa phương và Lãnh thổ - Bộ Kế hoạch và Đầu tư, được thành lập theo quyết định của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, chịu trách nhiệm tổ chức, điều phối dự án .

- Ban quản lý dự án Giảm nghèo tỉnh (viết tắt là BQLDA tỉnh) trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư, được thành lập theo quyết định của Uỷ ban nhân dân các tỉnh tham gia dự án, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện dự án tại địa bàn tỉnh.

- Nhóm Hỗ trợ Kỹ thuật Huyện do UBND tỉnh quyết định thành lập nhằm giúp BQLDA tỉnh triển khai dự án trên địa bàn Huyện và trợ giúp về kỹ thuật cho các Ban quản lý dự án xã.

- Ban quản lý dự án xã (viết tắt là BQLDA xã) là đơn vị được thành lập theo quyết định của UBND huyện theo sự uỷ quyền của UBND tỉnh và có sự thoả thuận với BQLDA tỉnh, để tổ chức thực hiện các tiểu dự án xã và các hoạt động khác của dự án trên địa bàn xã theo phân cấp trong dự án.

- Ban Giám sát xã (viết tắt là BGS xã) do UBND huyện thành lập trên cơ sở đề nghị của HĐND xã, nhằm thực hiện giám sát hoạt động thực hiện dự án trên địa bàn xã.

- Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (NHNN&PTNT) có 2 chức năng là:

+ Làm ngân hàng phục vụ dự án đối với VPDATW và BQLDA tỉnh;

+ Làm ngân hàng thực hiện tiểu hợp phần Tài chính vi mô (tín dụng quy mô nhỏ) thông qua Văn phòng Đại diện Khu vực Miền Trung (VPĐDKVMT-NHNoN) trực thuộc NHNN&PTNT, có trụ sở tại Đà Nẵng;

- Ngân hàng Công thương Việt Nam (chi nhánh ở Đà Nẵng) là ngân hàng phục vụ cho hoạt động của Tiểu hợp phần tài chính vi mô do VPĐDKVMT-NHNoN thực hiện.

2. Nguyên tắc quản lý

2.1. Dự án Giảm nghèo khu vực miền Trung được đầu tư bằng nguồn vốn ngân sách nhà nước (NSNN), bao gồm: vốn vay ADB, vốn viện trợ của DFID và vốn đối ứng ngân sách trung ương cấp cho VPDATW, vốn đối ứng ngân sách tỉnh cấp cho các hoạt động dự án thực hiện tại các tỉnh; vốn đóng góp của người dân thuộc vùng dự án.

2.2. Việc quản lý, sử dụng vốn vay ADB, vốn viện trợ của DFID và vốn đối ứng (nguồn vốn XDCB) thực hiện theo Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành của Nhà nước, phù hợp với các quy định trong Hiệp định Vay và các quy định tại Thông tư này.

2.3. VPDATW chịu trách nhiệm quản lý chi tiêu và thực hiện các thủ tục rút vốn ADB, DFID và vốn đối ứng thanh toán cho phần hoạt động của dự án do VPDATW thực hiện; tổng hợp tình hình thực hiện, rút vốn của toàn dự án do các BQLDA tỉnh và VPĐDKVMT-NHNoN báo cáo để cung cấp cho ADB và báo cáo Chính phủ Việt Nam .

2.4. Các BQLDA tỉnh, VPĐDKVMT-NHNoN chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục rút vốn ADB, DFID và vốn đối ứng, quản lý chi tiêu, thanh toán các hoạt động của Dự án và tổng hợp báo cáo Bộ KH&ĐT (VPDATW), Bộ Tài chính.

2.5. VPDATW, BQLDA tỉnh, VPĐDKVMT-NHNoN, BQLDA xã chịu trách nhiệm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng đối tượng và đúng nội dung dự án được duyệt phù hợp với quy định hiện hành của Việt Nam và Hiệp định Vay.

2.6. Nguồn vốn đối ứng cho hoạt động dự án tại 4 tỉnh được bố trí trong ngân sách các tỉnh tham gia dự án hoặc huy động từ các nguồn hợp lệ khác.

2.7. Kho bạc Nhà nước Trung ương ( KBNN Trung ương) và Kho bạc Nhà nước các tỉnh, huyện tham gia dự án thực hiện kiểm soát thanh toán vốn của dự án theo quy định hiện hành về kiểm soát thanh toán vốn ngân sách nhà nước. Xác nhận của Kho bạc Nhà nước các cấp trên các giấy đề nghị tạm ứng, phiếu giá thanh toán khối lượng/hoặc bảng kê thanh toán, sau đây viết tắt là "Phiếu giá" phải xác định rõ số vốn đối ứng từng cấp ngân sách và vốn ADB hoặc vốn DFID theo đúng tỷ lệ tài trợ đã được quy định trong Hiệp định Vay hoặc Thỏa thuận Tài trợ. Phiếu giá có xác nhận của Kho bạc Nhà nước là chứng từ bắt buộc trong hồ sơ rút vốn ADB, DFID và thanh toán phần vốn đối ứng từ ngân sách.

2.8. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (NHNN&PTNT) và Ngân hàng Công thương Việt Nam (chi nhánh Đà Nẵng) thực hiện các thủ tục rút vốn và thanh toán nguồn vốn ADB/DFID theo các quy định tại Thông tư này sẽ được hưởng mức phí dịch vụ phù hợp với các quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về phí dịch vụ thanh toán qua ngân hàng. Các khoản phí dịch vụ trên sẽ được trả từ khoản lãi phát sinh trên số dư của Tài khoản tạm ứng và được tính vào tổng mức đầu tư của Dự án. Trường hợp lãi phát sinh trên Tài khoản tạm ứng không đủ hoặc không có Tài khoản tạm ứng (đối với VPDATƯ), phần còn thiếu sẽ được thanh toán bằng nguồn vốn đối ứng của dự án. Lãi phát sinh trên tài khoản tạm ứng được hạch toán theo dõi riêng hàng tháng. Khi kết thúc dự án, số dư lãi phát sinh trên Tài khoản tạm ứng sẽ được chuyển trả ngân sách Nhà nước vào số tài khoản theo chỉ dẫn của Bộ Tài chính.

II. CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Lập kế hoạch và thông báo kế hoạch vốn đầu tư

VPDATW hướng dẫn các BQLDA tỉnh trong việc lập kế hoạch tài chính hàng năm của dự án bao gồm các nguồn vốn của ADB, DFID, vốn đối ứng của ngân sách địa phương và phần đóng góp của người dân theo quy định; tổng hợp kế hoạch tài chính hàng năm của toàn dự án để trình Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và ADB.

1.1. Giữa tháng 6 hàng năm, BQLDA xã lập kế hoạch tài chính năm tiếp theo của dự án thuộc phạm vi xã gửi BQLDA tỉnh. Sau đó, BQLDA tỉnh tổng hợp và lập kế hoạch tài chính năm tiếp theo của dự án thuộc phạm vi tỉnh, phù hợp với kế hoạch thực hiện dự án (gồm cả chi phí hoạt động của BQLDA tỉnh, BQLDA xã, BGS xã và nhóm HTKT huyện). Kế hoạch tài chính này được gửi cho Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính chậm nhất vào ngày 20 tháng 7 hàng năm trước năm kế hoạch.

1.2. VPĐDKVMT-NHNoN lập kế hoạch thực hiện Hợp phần tài chính vi mô (gồm kế hoạch rút vốn ngoài nước và nguồn vốn đối ứng của Ngân hàng NN&PTNT tự bố trí theo quy định của Dự án ở từng tỉnh tham gia Dự án) gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư (VPDATW), Bộ Tài Chính, các BQLDA tỉnh để theo dõi việc thực hiện Hợp phần tài chính vi mô .

1.3. VPDATW lập kế hoạch tài chính cho các hoạt động của dự án do VPDATW thực hiện, đồng thời tổng hợp kế hoạch tài chính của toàn dự án để gửi ADB, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính.

1.4. Nội dung kế hoạch tài chính phải thể hiện đầy đủ các nguồn vốn của dự án gồm vốn vay ADB, vốn viện trợ không hoàn lại của DFID, phần đóng góp của người hưởng lợi, vốn đối ứng và chi tiết theo hạng mục công việc, đồng thời kèm theo thuyết minh nội dung/diễn giải kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch công việc chi tiết của dự án.

Kế hoạch tài chính của Dự án cấp tỉnh sẽ được tổng hợp vào Kế hoạch ngân sách chung của tỉnh để trình Chính phủ, Quốc hội phê duyệt theo quy định hiên hành. Kế hoạch tài chính thực hiện Dự án của VPDATW được tổng hợp vào kế hoạch ngân sách của Bộ Kế hoạch và Đầu tư để trình Chính phủ, Quốc hội phê duyệt theo quy định hiện hành.

1.5. Sau khi được Thủ tướng Chính phủ giao kế hoạch ngân sách hàng năm chung của tỉnh, Sở Tài chính có trách nhiệm phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư về việc dự kiến phân bổ vốn cho từng dự án do tỉnh quản lý để UBND tỉnh trình HĐND tỉnh ra nghị quyết phân bổ kế hoạch vốn cho Dự án, bao gồm cả phần vốn đối ứng, phần đóng góp của người dân, vốn vay ADB và vốn viện trợ không hoàn lại của DFID. Căn cứ nghị quyết của HĐND, UBND tỉnh ra quyết định phân bổ kế hoạch và chỉ đạo Sở Tài chính kiểm tra, thông báo kế hoạch thanh toán vốn (chi tiết cho từng đơn vị) của Dự án cho KBNN tỉnh để làm căn cứ thực hiện kiểm soát, thanh toán vốn trong năm kế hoạch.

Quyết định phân bổ kế hoạch vốn của UBND tỉnh được gửi cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính để tổng hợp theo dõi đánh giá tình hình thực hiện Dự án.

Bộ Kế hoạch và Đầu tư ra quyết định giao kế hoạch vốn đầu tư từ nguồn vốn đối ứng và nguồn vốn vay ADB, cho các hoạt động do VPDATW thực hiện. Căn cứ kế hoạch vốn được giao cho VPDATW, Bộ Tài chính kiểm tra tính hợp lệ của kế hoạch vốn và thông báo sang KBNNTW để thực hiện việc kiểm soát thanh toán trong năm kế hoạch.

1.6. Căn cứ kế hoạch tài chính của Dự án đã được thông báo, BQLDA tỉnh, BQLDA xã tổ chức thực hiện kế hoạch vốn đầu tư và lập kế hoạch chi tiêu hàng quý gửi tới KBNN nơi giao dịch; VPDATW lập kế hoạch chi tiêu cả năm gửi Kho bạc Nhà nước (nơi giao dịch) để thực hiện dự án trong năm.

2. Tài khoản tạm ứng và tài khoản vốn đối ứng

2.1. VPDATW mở 01 tài khoản vốn đối ứng bằng Đồng Việt Nam tại KBNN Trung ương để tiếp nhận và thanh toán phần vốn đối ứng do ngân sách Trung ương cấp cho Dự án.

2.2. BQLDA tỉnh mở các tài khoản sau

- Một tài khoản tạm ứng bằng Đôla Mỹ tại chi nhánh NHNN&PTNT tỉnh để tiếp nhận vốn tạm ứng của ADB.

- Một tài khoản tạm ứng bằng Đôla Mỹ tại chi nhánh NHNN&PTNT tỉnh để tiếp nhận vốn tạm ứng nguồn viện trợ không hoàn lại của DFID cho hoạt động dự án ở tỉnh.

- Một tài khoản vốn đối ứng bằng Đồng Việt Nam tại KBNN tỉnh để tiếp nhận và thanh tóan vốn đối ứng của ngân sách tỉnh cấp cho dự án.

2.3. BQLDA xã mở các tài khoản sau

- Một tài khoản tạm ứng bằng Đồng Việt Nam tại Chi nhánh NH NN&PTNT huyện (Tài khoản cấp xã) để nhận vốn ADB từ Tài khoản tạm ứng của BQLDA tỉnh.

- Một tài khoản vốn đối ứng bằng Đồng Việt Nam tại KBNN huyện để tiếp nhận và thanh tóan vốn đối ứng của ngân sách tỉnh cấp cho dự án.

2.4. VPĐDKVMT-NHNoN mở tài khoản sau

- Một tài khoản tạm ứng bằng Đô La Mỹ tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Việt Nam tại Đà Nẵng để tiếp nhận vốn ADB giải ngân cho hợp phần Tài chính vi mô.

3. Tỷ giá áp dụng trong thanh toán và hạch toán: Tỷ giá thanh toán và hạch toán các khoản chi tiêu từ tài khoản tạm ứng tỉnh được áp dụng tỷ giá mua vào của ngân hàng phục vụ tại thời điểm thanh toán. Đối với tài khoản cấp xã, Ban QLDA Tỉnh sử dụng tỷ giá mua vào của ngân hàng phục vụ tại thời điểm chuyển vốn vào tài khoản tạm ứng xã và tỷ giá này sẽ được sử dụng khi làm đơn rút vốn gửi ADB bổ sung tài khoản tạm ứng đối với số tiền đã chi đó.

4. Quy trình kiểm soát chi và thanh toán vốn đối ứng của dự án

4.1. Hồ sơ, tài liệu dự án cung cấp một lần

Để thực hiện các thủ tục kiểm soát chi tiêu, thanh toán bằng nguồn vốn đối ứng trong nước và rút vốn ngoài nước của Dự án, VPDATW gửi một lần cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, KBNN Trung ương), BQLDA tỉnh gửi KBNN các tỉnh, BQLDA xã gửi KBNN huyện các tài liệu sau đây:

- Báo cáo Nghiên cứu tiền khả thi Dự án Giảm nghèo khu vực miền Trung và Văn bản phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ (ngoại trừ đối với BQLDA xã).

- Quyết định phê duyệt Dự án Giảm nghèo tỉnh của UBND tỉnh (ngoại trừ đối với BQLDA xã).

- Bản sao Hiệp định Vay và Thoả thuận Tài trợ (trong trường hợp có thanh toán bằng nguồn vốn ADB hoặc DFID).

- Kế hoạch vốn hàng năm do Bộ Kế hoạch và Đầu tư giao (đối với VPDATW) và kế hoạch vốn hàng năm do UBND các tỉnh giao (đối với BQLDA tỉnh, xã);

- Báo cáo đầu tư kèm theo Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền (trường hợp phải lập báo cáo đầu tư);

- Các Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc Quyết định chỉ định thầu do cấp thẩm quyền phê duyệt.

- Hợp đồng kinh tế với nhà thầu (nếu có)

- Quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt nội dung Hợp đồng kinh tế (trường hợp nhà thầu nước ngoài) và văn bản của ADB chấp thuận nội dung hợp đồng (trường hợp hợp đồng cần có ý kiến trước của ADB).

- Dự toán các hạng mục kèm theo quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

- Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu có).

4.2. Kiểm soát và thanh toán qua Hệ thống Kho Bạc Nhà nước

Kho bạc Nhà nước các cấp thực hiện kiểm soát chi thanh toán các nguồn vốn ngoài nước và vốn đối ứng của Dự án theo đúng các văn bản quy định hiện hành về kiểm soát chi tiêu nguồn vốn ngân sách.

4.2.1 Thanh toán của VPDATW

4.2.1.1. Hồ sơ thanh toán gửi KBNN Trung ương: Đối với từng lần đề nghị thanh toán, VPDATW gửi KBNN Trung ương các tài liệu sau:

Giấy đề nghị tạm ứng (trường hợp thanh toán tạm ứng)

Biên bản nghiệm thu kèm theo bảng tính giá trị khối lượng hoàn thành đề nghị thanh toán (trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành)

Phiếu giá thanh toán

Các chứng từ khác (đối với các khoản chi phí khác)

Giấy rút Vốn đầu tư/ủy nhiệm chi (trường hợp có thanh toán vốn đối ứng).

4.2.1.2. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thanh toán hợp lệ, KBNN Trung ương sẽ kiểm tra hồ sơ, xác nhận trên phiếu giá số vốn đủ điều kiện tạm ứng hoặc thanh toán theo đúng tỷ lệ vốn vay ADB và vốn đối ứng như đã quy định tại Hiệp định Vay.

Phiếu giá được KBNN Trung ương xác nhận, sẽ được lập thành (5 liên) để gửi KBNN Trung ương (2), Vụ Tài chính Đối ngoại - Bộ Tài chính (khi nộp đơn rút vốn ADB), VPDATW và nhà thầu(nếu có).

Phiếu giá được Kho bạc Nhà nước xác nhận là một trong các chứng từ để rút vốn ADB và thanh toán phần vốn đối ứng, trong đó xác định rõ từng nguồn vốn theo đúng tỷ lệ tài trợ đã quy định trong Hiệp định Vay.

Đồng thời, BNN Trung ương sẽ thanh toán phần vốn đối ứng của Dự án theo xác nhận trên phiếu giá.

4.2.2. Thanh toán của BQLDA tỉnh

4.2.2.1. Hồ sơ thanh toán của BQLDA tỉnh: Đối với từng lần đề nghị thanh toán, BLQDA tỉnh gửi một bộ hồ sơ chứng từ thanh toán cho KBNN tỉnh nơi giao dịch. Hồ sơ chứng từ gồm các tài liệu sau đây:

- Giấy đề nghị tạm ứng (trường hợp thanh toán tạm ứng)

- Biên bản nghiệm thu kèm theo bảng tính giá trị khối lượng hoàn thành đề nghị thanh toán (trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành)

- Phiếu giá

- Các chứng từ khác (đối với các khoản chi phí khác)

- Giấy rút vốn đầu tư/ uỷ nhiệm chi (trường hợp có thanh toán vốn đối ứng).

4.2.2.2. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thanh toán hợp lệ, KBNN tỉnh sẽ kiểm tra hồ sơ, xác nhận trên phiếu giá số vốn đủ điều kiện tạm ứng hoặc thanh toán theo đúng tỷ lệ vốn vay ADB hay vốn viện trợ DFID và vốn đối ứng như đã quy định tại Hiệp định vay.

Phiếu giá được KBNN tỉnh xác nhận, sẽ được lập thành 7 liên để gửi: KBNN địa phương (2), BQLDA tỉnh, Vụ Tài chính Đối ngoại - Bộ Tài chính (khi nộp đơn rút vốn ADB, DFID), NHPV địa phương (khi thanh toán từ tài khoản tạm ứng) và nhà thầu (nếu có).

Đồng thời, KBNN tỉnh sẽ thanh toán phần vốn đối ứng theo xác nhận trên phiếu giá .

4.2.3. Thanh toán của BQLDA xã:

4.2.3.1. Hồ sơ thanh toán của BQLDA xã: Đối với từng lần đề nghị thanh toán, BLQDA xã gửi một bộ hồ sơ chứng từ thanh toán cho KBNN huyện nơi giao dịch. Hồ sơ chứng từ gồm các tài liệu sau đây:

- Giấy đề nghị tạm ứng (trường hợp thanh toán tạm ứng)

- Biên bản nghiệm thu kèm theo bảng tính giá trị khối lượng hoàn thành đề nghị thanh toán (trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành)

- Phiếu giá

- Các chứng từ khác (đối với các khoản chi phí khác)

- Giấy rút vốn đầu tư/uỷ nhiệm chi (trường hợp có thanh toán vốn đối ứng).

4.2.3.2. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thanh toán hợp lệ, KBNN huyện sẽ kiểm tra hồ sơ, xác nhận trên phiếu giá số vốn đủ điều kiện tạm ứng hoặc thanh toán theo đúng tỷ lệ vốn vay ADB hay vốn viện trợ DFID và vốn đối ứng như đã quy định tại Hiệp định Vay.

Phiếu giá được KBNN huyện xác nhận, sẽ được lập thành 7 liên để gửi: KBNN huyện (2), BQLDA tỉnh (2) để BQLDA tỉnh lưu và gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) (khi nộp đơn rút vốn ADB, DFID), BQLDA xã, NHPV địa phương (khi thanh toán từ tài khoản tạm ứng) và nhà thầu (nếu có).

Đồng thời, KBNN huyện sẽ thanh toán phần vốn đối ứng theo xác nhận trên phiếu giá.

5. Quy trình rút vốn, thanh toán nguồn vốn ngoài nước

Mọi hình thức rút vốn, thanh toán bằng nguồn vốn ngoài nước của ADB, DFID đều thực hiện trên cơ sở các đề nghị thanh toán đã được Kho bạc nhà nước các cấp tương ứng thực hiện việc kiểm soát chi và xác nhận trên phiếu giá (ngoại trừ cấu phần tín dụng vi mô).

Việc rút vốn ngoài nước được thực hiện thông qua 4 hình thức sau: Thanh toán trực tiếp, Tài khoản tạm ứng, Thư cam kết và Hoàn vốn.

5.1. Thanh toán trực tiếp

Thanh toán trực tiếp là hình thức thanh toán theo đề nghị của Bên vay, ADB sẽ chuyển tiền thanh toán trực tiếp cho nhà thầu/người cung cấp dịch vụ. Hình thức này thường áp dụng trong trường hợp thanh toán theo tiến độ đối với các hợp đồng xây lắp và tư vấn lớn hoặc các hợp đồng nhập khẩu hàng hóa với số lượng nhỏ không cần thiết mở thư tín dụng.

Để thanh toán trực tiếp từng đợt, các BQLDA tỉnh/ VPDATW gửi hồ sơ thanh toán gồm các tài liệu sau tới Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) để thực hiện các thủ tục rút vốn vay ADB/ vốn DFID:

- Công văn đề nghị rút vốn thanh toán trực tiếp

- Đơn rút vốn và các sao kê theo mẫu do ADB quy định.

- Các phiếu giá đã được KBNN xác nhận (bản gốc)

- Hoá đơn/đề nghị thanh toán của nhà thầu/người cung cấp dịch vụ

- Các chứng từ khác (nếu có).

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ có công văn gửi BQLDA tỉnh/VPDATW và NHNN&PTNT Trung ương để các BQLDA tỉnh/VPDATW và NHNN&PTNT Trung ương cùng ký đơn rút vốn gửi ADB.

ADB xem xét, chấp thuận sẽ chuyển tiền thanh toán trực tiếp cho nhà thầu/người cung cấp dịch vụ.

5.2. Thanh toán theo thủ tục Tài khoản tạm ứng

Hình thức rút vốn theo Tài khoản tạm ứng là hình thức ADB ứng trước một khoản tiền vào Tài khoản tạm ứng của các tỉnh (2 tài khoản riêng cho nguồn tiền của ADB, và nguồn của DFID) để bên vay chủ động thực hiện các khoản thanh toán nhỏ, các khoản thanh toán trong nước, giảm bớt số lượng đơn rút vốn trực tiếp gửi ra nước ngoài với số tiền nhỏ, rút ngắn thời gian tăng tốc độ thanh toán vốn của dự án.

Hạn mức trần Tài khoản tạm ứng của toàn dự án được quy định trong Hiệp định vay. Tuy nhiên tuỳ tiến độ thực hiện, nhu cầu thanh toán của dự án, các BLQDA tỉnh có thể rút vốn về Tài khoản tạm ứng với mức thấp hơn mức trần.

5.2.1. Rút vốn lần đầu vào Tài khoản tạm ứng (TKTƯ) cấp tỉnh và Tài khoản cấp xã

5.2.1.1 Tài khoản tạm ứng của tỉnh

Căn cứ kế hoạch chi tiêu trong 6 tháng tới của dự án tại mỗi tỉnh, BQLDA tỉnh gửi hồ sơ rút vốn gửi đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại). Hồ sơ rút vốn gồm:

- Công văn đề nghị rút vốn lần đầu TKTƯ

- Đơn rút vốn và sao kê được lập theo mẫu của ADB

- Kế hoạch chi tiêu trong 6 tháng tới của dự án tại tỉnh

- Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính sẽ có công văn gửi BQLDA tỉnh và NHNN&PTNT để NH&PTNT cùng BQLDA tỉnh ký vào đơn rút vốn gửi ADB.

- ADB sẽ xem xét, chấp thuận chuyển tiền vào Tài khoản tạm ứng của tỉnh.

5.2.1.2 Tài khoản cấp xã

Căn cứ tình hình thực hiện của BQLDA xã, BQLDA tỉnh xem xét, chuyển vốn lần đầu cho Tài khoản cấp xã.

5.2.2. Thanh toán từ Tài khoản tạm ứng cấp tỉnh và Tài khoản cấp xã

Khi có nhu cầu thanh toán bằng nguồn vốn ngoài nước (theo đúng tỷ lệ tài trợ cho từng hạng mục) BQLDA tỉnh, xã gửi Uỷ nhiệm chi kèm theo Phiếu giá đã được Kho bạc nhà nước xác nhận đến Chi nhánh NHNN&PTNT tỉnh, huyện để đề nghị thực hiện giải ngân từ Tài khoản tạm ứng tỉnh, Tài khoản cấp xã thanh toán cho đối tượng thụ hưởng (nhà thầu, người cung cấp hàng hoá dịch vụ...)

5.2.3. Bổ sung Tài khoản tạm ứng của BQLDA tỉnh và Tài khoản cấp xã

5.2.3.1 Tài khoản cấp xã

Hàng tháng hoặc khi Tài khoản cấp xã đã chi quá 50% mức trần được tạm ứng, BQLDA xã tập hợp chứng từ chi tiêu, lập hồ sơ rút vốn bổ sung tài khoản gửi BQLDA tỉnh để bổ sung Tài khoản cấp xã.

Hồ sơ rút vốn bổ sung Tài khoản cấp xã gồm:

- Công văn đề nghị rút vốn bổ sung Tài khoản cấp xã;

- Bảng sao kê các khoản chi từ Tài khoản cấp xã;

- Các phiếu giá có xác nhận của KBNN huyện (yêu cầu sắp xếp theo đúng thứ tự trong từng bảng sao kê chi tiêu);

- Sao kê Tài khoản tạm ứng liên quan đến các khoản chi tiêu do NHNN&PTNT huyện cung cấp có ký xác nhận, thể hiện chi tiết các giao dịch phát sinh nợ, phát sinh có, số dư trên tài khoản tạm ứng theo trình tự thời gian. Các giao dịch này phải khớp với các khoản chi thanh toán của BQLDA xã.

- Các chứng từ, tài liệu khác theo đề nghị của BQLDA tỉnh.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, BQLDA tỉnh tiến hành chuyển vốn bổ sung Tài khoản cấp xã.

5.2.3.2 Tài khoản tạm ứng của BQLDA tỉnh

Hàng tháng hoặc khi Tài khoản tạm ứng đã chi quá 50% mức trần được tạm ứng, BQLDA tỉnh tập hợp chứng từ chi tiêu, lập hồ sơ rút vốn bổ sung Tài khoản tạm ứng gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) . Hồ sơ rút vốn bổ sung tài khoản tạm ứng của BQLDA tỉnh gồm:

- Công văn đề nghị rút vốn bổ sung TKTƯ và đơn rút vốn theo mẫu ADB

- Bảng sao kê các khoản chi từ tài khoản tạm ứng (SOE theo mẫu của ADB)

- Các phiếu giá có xác nhận của KBNN tỉnh (yêu cầu sắp xếp theo đúng thứ tự trong từng bảng sao kê chi tiêu) .

- Trường hợp các khoản chi từ 50.000USD trở lên, BQLDA tỉnh phải gửi kèm theo hợp đồng, chứng từ, hoá đơn và Giấy biên nhận tiền hay Biên lai đã nhận tiền của nhà thầu đối với khoản chi đó .

- Sao kê Tài khoản tạm ứng liên quan đến các khoản chi tiêu do NHNN&PTNT tỉnh/huyện cung cấp có ký xác nhận, thể hiện chi tiết các giao dịch phát sinh nợ, phát sinh có, số dư trên tài khoản tạm ứng theo trình tự thời gian. Các giao dịch này phải khớp với các khoản chi thanh toán của BQLDA tỉnh.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ có công văn chấp thuận đề nghị rút vốn ngoài nước theo thủ tục bổ sung tài khoản tạm ứng gửi BQLDA tỉnh và NHNN&PTNT để NH NN&PTNT cùng BQLDA tỉnh ký đơn rút vốn gửi ADB.

ADB xem xét, chấp thuận sẽ chuyển tiền bổ sung vào Tài khoản tạm ứng của BQLDA tỉnh.

5.3. Thanh toán theo thủ tục hoàn vốn

Thanh toán theo thủ tục hoàn vốn là hình thức ADB tài trợ các khoản chi của dự án đã phát sinh, đã được BQLDA các cấp thanh toán bằng nguồn vốn Ngân sách hoặc nguồn vốn khác của Chủ Đầu tư. Hình thức này thường áp dụng trong các trường hợp thanh toán mua sắm nhỏ, chi phí ban quản lý hay một số hạng mục xây dựng cơ bản.

Để rút vốn theo hình thức hoàn vốn, VPDATW, hay BQLDA tỉnh gửi đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) hồ sơ rút vốn, gồm các tài liệu sau:

- Công văn đề nghị rút vốn theo hình thức hoàn vốn

- Đơn rút vốn và sao kê theo mẫu của ADB. Đơn rút vốn ghi rõ tên và số tài khoản của đơn vị đã ứng thanh toán cho khoản đề nghị hoàn vốn đó.

- Phiếu giá đã thanh toán có xác nhận của KBNN và Giấy nhận tiền/hay Biên lai đã nhận tiền của nhà thầu (tiếng Anh là Receipt)

- Các chứng từ và tài liệu bổ sung (nếu cần)

- Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ có công văn chấp thuận đề nghị rút vốn ngoài nước theo thủ tục hoàn vốn gửi NHNN&PTNT để NHNN&PTNT cùng VPDATW/BQLDA tỉnh ký đơn rút vốn gửi ADB.

ADB xem xét, chấp nhận, sẽ chuyển tiền hoàn lại cho ngân sách nhà nước (đối với nguồn ứng trước từ NSNN) hoặc cho Chủ đầu tư (đối với nguồn vốn ứng trước chủ đầu tư tự huy động).

5.4. Thanh toán theo thủ tục Thư cam kết-L/C

Thanh toán theo thủ tục thư cam kết là hình thức thanh toán theo đề nghị của phía Việt Nam, ADB phát hành một Thư cam kết đảm bảo trả tiền cho ngân hàng thương mại đối với khoản tiền sẽ thanh toán bằng Thư tín dụng (L/C).

Hình thức này thường áp dụng trong trường hợp thanh toán hàng nhập khẩu bằng Thư tín dụng-L/C. Trình tự như sau:

- VPDATW/BQLDA tỉnh gửi đến Bộ Tài chính( Vụ Tài chính Đối ngoại) hồ sơ rút vốn gồm: Công văn đề nghị rút vốn theo hình thức thư cam kết và Đơn rút vốn và sao kê theo mẫu của ADB.

- Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ có công văn chấp thuận việc mở L/C và đề nghị rút vốn ngoài nước theo hình thức thư cam kết gửi VPDATƯ/BQLDA tỉnh, và NHNN&PTNT để NHNN&PTNT cùng ký đơn rút vốn gửi ADB.

- ADB xem xét, chấp nhận phát hành Thư cam kết và sẽ thanh toán cho ngân hàng phục vụ số tiền theo quy định trong L/C.

5.5. Rút vốn đối với hợp phần tài chính vi mô

- Để thực hiện cấu phần tín dụng, VPĐDKVMT-NHNoN được tạm ứng bằng nguồn vốn ADB tương đương với số kế hoạch tín dụng trong 3 tháng, thông qua tài khoản tạm ứng của VPĐDKVMT.

- Để triển khai hoạt động tín dụng vi mô, NH NN&PTNT các tỉnh của dự án lập kế hoạch tín dụng (cho vay theo đúng quy định cụ thể trong Hiệp định vay, Hiệp định Dự án, Sổ tay Tài chính vi mô) gửi VPĐDKVMT-NHNoN. Căn cứ kế hoạch tín dụng trên, VPĐDKVMT-NHNoN chuyển vốn cho NHNN&PTNT các tỉnh theo đề nghị để thực hiện hoạt động tín dụng vi mô .

- NHNN&PTNT các tỉnh tham gia dự án thực hiện cho vay ra theo đúng quy định trong Hiệp định vay, Hiệp định dự án và Sổ tay tài chính vi mô. Sau đó, NHNN&PTNT tỉnh lập sao kê chi tiết các khoản cho vay tài chính vi mô gửi VPĐDKVMT-NHNoN để làm thủ tục quyết tóan các khoản đã cho vay ra, đồng thời để bổ sung nguồn vốn cho vay các đợt tiếp theo .

- Hồ sơ quyết tóan các khoản cho vay của các NHNN&PTNT tỉnh là căn cứ để VPĐDKVMT-NHNoN làm thủ tục rút vốn bổ sung tài khoản tạm ứng cho tiểu hợp phần tài chính vi mô .

Quy trình và hồ sơ rút vốn ADB của cấu phần tín dụng của Dự án được áp dụng như sau:

- Đối với hồ sơ rút vốn từ ADB về tài khoản tạm ứng: VPĐDKVMT-NHNoN cần gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) hồ sơ rút vốn gồm: công văn đề nghị, đơn rút vốn theo mẫu ADB, sao kê tài khoản tạm ứng, bảng kê kế hoạch tín dụng, báo cáo việc sử dụng vốn vay của cấu phần tín dụng vi mô (ngoại trừ đợt rút vốn lần đầu). Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ, Bộ Tài chính ( Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ có công văn chấp thuận đề nghị rút vốn ngoài nước theo thủ tục bổ sung tài khoản tạm ứng gửi VPĐDKVMT-NHNoN và Ngân hàng Công thương Việt Nam (chi nhánh Đà Nẵng) để ký đơn rút vốn gửi ADB. Sau đó, ADB xem xét và chấp thuận sẽ chuyển tiền bổ sung vào Tài khoản tạm ứng của tiểu hợp phần tài chính vi mô.

- Hồ sơ rút vốn từ tài khoản tạm ứng để tiến hành cho vay gồm: công văn đề nghị, giấy báo có và thông báo tỷ giá mua bán của Ngân hàng Công Thương Việt Nam (chi nhánh Đà Nẵng) vào ngày ADB chuyển tiền, biên bản giao vốn theo mẫu của Bộ Tài chính ghi rõ số tiền đồng Việt Nam và ngày nhận nợ.

6. Chế độ báo cáo, kiểm tra, kiểm toán và quyết toán

6.1. Báo cáo

- Hàng tháng, các NHNN&PTNT tỉnh có trách nhiệm gửi sao kê Tài khoản tạm ứng đến BQLDA tỉnh, KBNN tỉnh (nơi dự án giao dịch) để theo dõi tình hình thu chi qua tài khoản bằng nguồn vốn vay và làm căn cứ hạch toán ghi thu ghi chi ngân sách nhà nước.

- Hàng quý, các BQLDA tỉnh có trách nhiệm lập báo cáo thực hiện dự án, thực hiện kế hoạch tài chính của dự án ở tỉnh mình gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, KBNN tỉnh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư (VPDATW), Bộ Tài chính.

- Hàng quý, VPDATW có trách nhiệm lập báo cáo thực hiện dự án, thực hiện kế hoạch tài chính thuộc nhiệm vụ chi của VPDATW, và tổng hợp thực hiện kế hoạch tài chính của toàn dự án, báo cáo Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại và Vụ Đầu tư).

- Hàng quý, VPĐDKVMT-NHNoN có trách nhiệm lập báo cáo tình hình thực hiện cấu phần tín dụng vi mô, gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, các BQLDA tỉnh.

6.2. Kiểm toán

- Hàng năm, các tài khoản tạm ứng, sổ sách, hồ sơ kế toán của VPDATW và các BQLDA tỉnh phải được một công ty kiểm toán độc lập, hoạt động hợp pháp tại Việt Nam thực hiện kiểm toán phù hợp với các quy định của Nhà nước và ADB.

- Việc lựa chọn công ty kiểm toán các hoạt động của VPDATW sẽ do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quyết định thực hiện. Việc lựa chọn công ty kiểm toán cho các hoạt động của BQLDA tỉnh sẽ do UBND tỉnh quyết định. Việc lựa chọn công ty kiểm toán phải theo phương thức phù hợp với các quy định hiện hành của Việt Nam và ADB. Kết quả lựa chọn phải được Bộ Tài chính và ADB chấp thuận.

- Báo cáo kiểm toán phải được gửi đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại và Vụ Đầu tư), Bộ Kế hoạch và Đầu tư, UBND các tỉnh và ADB.

6.3. Kiểm tra

Định kỳ và đột xuất, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, UBND các tỉnh sẽ kiểm tra tình hình thực hiện dự án và việc sử dụng vốn. Nếu phát hiện trường hợp sử dụng vốn không đúng quy định, Bộ Tài chính sẽ đình chỉ chuyển vốn và xử lý vi phạm theo quy định hiện hành.

6.4. Báo cáo quyết toán vốn đầu tư.

- Tất cả các tiểu dự án, các hoạt động của dự án phải được lập báo cáo quyết toán năm và báo cáo quyết toán khi hoàn thành theo đúng các quy định hiện hành về phân công thực hiện và thẩm quyền thẩm định, phê duyệt báo cáo quyết toán.

+ BQLDA xã chịu trách nhiệm tổng hợp quyết toán các hoạt động, tiểu dự án được giao thực hiện, trình cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt.

+ BQLDA tỉnh chịu trách nhiệm tổng hợp quyết toán tất cả các hoạt động, tiểu dự án trên địa bàn tỉnh, trình cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt.

+ VPDATW chịu trách nhiệm quyết toán phần hoạt động của mình và tổng hợp quyết toán toàn dự án của cả 4 tỉnh gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, trình Chính phủ.

- Thủ tục lập, thẩm định, phê duyệt và các vấn đề khác liên quan đến việc quyết toán vốn đầu tư thực hiện theo các quy định tại Thông tư số 45/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn quyết toán vốn đầu tư (đối với VPDATƯ và các Ban QLDA Tỉnh) và Thông tư số 106/2003/TT-BTC ngày 07/11/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý vốn đầu tư XDCB thuộc xã, thị trấn hoặc các văn bản khác bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế các thông tư trên.

7. Một số định mức áp dụng cho dự án.

- Chi phí hoạt động của VPDATW, Nhóm HTKT huyện vàBQLDA tỉnh áp dụng theo các quy định hiện hành về quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản và theo Quyết định 112/2001/QĐ-BTC ngày 9/11/2001 của Bộ Tài chính về việc ban hành một số định mức chi tiêu áp dụng cho các dự án có sử dụng nguồn vốn Hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) vay nợ. Nguồn chi từ nguồn đối ứng của ngân sách Nhà nước.

- Chi phí hoạt động BQLDA xã, BGS xã áp dụng theo Thông tư số 12/2000/TT - BXD ngày 24/10/2000 của Bộ Xây dựng về việc hướng dẫn quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình hạ tầng thuộc Chương trình 135 như sau: Chí phí quản lý và hoạt động của BQLDA xã và BGS xã được trích từ nguồn 3,5% giá trị dự toán xây lắp và thiết bị công trình được cấp có thẩm quyền phê duyệt (đối với công trình hạ tầng) và dự toán xây dựng mô hình trên địa bàn xã. Chế độ chi tiêu các chi phí này sẽ do UBND tỉnh quyết định.

- Mức phụ cấp cho cán bộ BQLDA, BGS xã tối đa không quá 50% mức lương (đối với trường hợp kiêm nhiệm) và 100% mức lương (trường hợp chuyên trách) đối với chức danh tương đương tại xã. Mức phụ cấp cụ thể sẽ do UBND tỉnh quyết định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo. Các cơ quan có liên quan trong quá trình quản lý và thực hiện dự án có trách nhiệm tổ chức thực hiện đúng các quy định tại Thông tư này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc các cơ quan cần phản ánh kịp thời để Bộ Tài chính nghiên cứu, sửa đổi và bổ sung.