THÔNG TƯ

Kính gửi: Ủy ban Hành chính các khu, tỉnh và thành phố

Bộ giáo dục vừa mới ban hành ba nghị định số 190-NĐ, 191-NĐ và 192-NĐ ngày 20/3/1958 quy định thể lệ tổ chức kỳ thi hết cấp 1, kỳ thi hết cấp 2 và kỳ thi tốt nghiệp trường phổ thông từ niên khóa 1957-1958 (có đăng trong Công báo số 12 ngày 9-4-1958). Trong Thông tư số 418-PT/KH ngày 14/4/1958 của Nha Giáo dục Phổ thông hướng dẫn các Khu, Sở, Ty Giáo dục thi hành ba nghị định này, có một đoạn nói rằng: Các Khu, Sở Giáo dục sẽ đề nghị với Ủy ban Hành chính khu, tỉnh, thành phố chỉ thị cho Ủy ban Hành chính khu, tỉnh, thành phố thấy trách nhiệm của mình trong việc chứng nhận về địa chỉ và hạnh kiểm vào đơn của học sinh cũ. Một bản sao của Thông tư ấy đã gửi đến Ủy ban Hành chính các khu, tỉnh, thành phố để biết.

Theo yêu cầu và ý kiến về chuyên môn của Bộ giáo dục để giúp Ủy ban hướng dẫn các Ủy ban xã, khu phố trong việc chứng nhận các đơn xin thi của học sinh cũ, và việc cấp phát thị thực những giấy tờ khác, cho các thí sinh và học sinh nói chung, Bộ có những ý kiến dưới đây:

1) Về việc chứng nhận hạnh kiểm vào đơn của thí sinh tự do, tức là học sinh cũ hiện nay không đang học ở một trường công hay tư nào. Ủy ban sẽ thảo luận với các cơ quan giáo dục địa phương mình về yêu cầu cụ thể và cách thức chứng nhận.

2) Về việc chứng nhận tuổi – có những thứ giấy chứng nhận như sau đây:

1. - Giấy khai sinh theo mẫu mới hiện đang dùng.

2. - Giấy khai sinh theo mẫu cũ, làm dưới thời chính quyền đối phương gồm có giấy trích lục khai sinh, giấy lược sao khai sinh, giấy khai sinh theo mẫu dùng ở các Tỉnh, giấy chứng nhận thay giấy khai sinh (acte de notorieté tenant lieu d’acte de naissance).

3. - Giấy chứng nhận khai sinh do chính quyền miền Nam cấp.

4. - Giấy khai sinh danh dự.

Ba thứ giấy: giấy khai sinh theo mẫu mới, giấy khai sinh theo mẫu cũ, giấy chứng nhận khai sinh theo mẫu cũ, giấy chứng nhận khai sinh do chính quyền miền Nam cấp có thể sao ra theo mẫu mới hay sao y nguyên văn. Khi sao thì phải sao từ bản chính, chứ không thể sao từ những bản đã sao rồi. Bản chính cũng như bản sao thứ giấy khai sinh nói trên do Ủy ban Hành chính xã hay khu phố ký tên đóng dấu là đủ và có giá trị một công chứng thư, không cần phải có thêm sự thị thực của một Ủy ban Hành chính cấp trên.

Khi thị thực bản sao giấy khai sinh, Ủy ban Hành chính xã hay khu phố cần xem xét kỹ lưỡng bản chính có phải là giấy khai sinh hợp lệ không, có điểm gì khả nghi không, nhất là họ tên tuổi và ngày tháng năm sinh có vết tích gì tẩy xóa, sửa chữa thêm bớt không. Ủy ban Hành chính cần đọc lại từng dòng chữ trong bản sao đối chiếu với bản chính, chỉ khi nào thấy thật đúng y với bản chính rồi sẽ ký tên đóng dấu. Sự cẩn thận của Ủy ban Hành chính trong khi thị thực chẳng những tránh được những sai lầm thiếu sót trong bản sao mà còn làm cho một số ít người xấu khó tìm được sơ hở để trồng tréo, giả mạo.

Về giấy khai sinh danh dự cũng như những giấy khai sinh hộ tịch danh dự khác, cần phân biệt như dưới đây:

Những giấy khai danh dự đã làm và đã dùng kèm theo một hồ sơ nào rồi từ trước ngày Ủy ban Hành chính khu, tỉnh, thành phố công bố thi hành điều lệ đăng ký hộ tịch mới thì vẫn có giá trị. Từ sau ngày công bố thi hành điều lệ ấy thì không được dùng hình thức giấy khai danh dự nữa. Riêng đối với các việc xẩy ra tại miền nam, hay ở nước ngoài thì vẫn có thể làm giấy khai danh dự nếu không có giấy chứng minh chính thức, hợp lệ. Giấy khai danh dự này phải làm 2 bản đem đến Ủy ban Hành chính nơi đương sự đang cư trú để xin nhận thực chữ ký (một bản giữ tại Văn phòng Ủy ban Hành chính, một bản giao cho đương sự). Giấy khai danh dự chỉ được dùng một lần, không được sao ra. Nếu cần có nhiều giấy tờ chứng minh việc sinh để dùng trong nhiều hồ sơ khác nhau thì có thể dùng giấy khai danh dự làm bằng chứng để xin đăng ký quá hạn hay đăng ký lại, và xin phát nhiều bản sao theo thể lệ thường hiện hành (cần khuyến khích đương sự xin đăng ký quá hạn hay đăng lý lại, để cho sự giải quyết được dứt khoát và hợp lý đương sự cũng như cơ quan đăng ký hộ tịch đỡ phải bận rộng nhiều lần).

Nay đương mùa thi cử và trong dịp nghỉ hè chuẩn bị cho mùa nhập học sắp đến, nhiều học sinh sẽ xin trích lục giấy khai sinh, xin thị thực bản sao giấy khai sinh, xin đăng ký quá hạn, Ủy ban Hành chính xã, khu phố cần chuẩn bị tổ chức đăng ký kịp thời mau lẹ, nhưng phải cận thận, bảo đảm sự chính xác. Về việc đăng ký quá hạn, phải điều tra kỹ lưỡng đề phòng những trường hợp gian dối về tên họ nhất là về tuổi (xin xem lại công văn số 2569-HTTK ngày 14/5/1957 có đăng ký trong công báo số 45 tháng 11/1957).

3) Về việc thị thực các thứ giấy tờ khác. Theo quy định của ngành giáo dục, các bản sao giấy chứng nhận trúng tuyển và văn bằng, phải do Ủy ban Hành chính cấp huyện trở lên thị thực; học bạ, học chỉ phải xuất trình bản chính, trường hợp đặc biệt lắm nếu được sự đồng ý của cơ quan giáo dục có thẩm quyền mới được dùng bản sao nhưng phải điều chỉnh thay thế bằng bản chính; các bản sao này cũng phải được Ủy ban Hành chính từ cấp huyện trở lên thị thực. Vì thế đối với bốn thứ giấy thứ giấy tờ nói trên (giấy chứng nhận trúng tuyển, văn bằng, học bạ, học chỉ). Ủy ban Hành chính xã, khu phố không nên nhận việc thị thực bản sao.

Xin Ủy ban nghiên cứu những điểm trên đây kết hợp với ý kiến của cơ quan giáo dục cấp tương đương để hướng dẫn, giải thích cho Ủy ban Hành chính cấp cơ sở biết cách cấp phát và thị thực những giấy tờ cần thiết cho thí sinh các cấp giáo dục phổ thông và cho các học sinh khác nói chung.