Điều 10 Thông tư 212/2014/TT-BTC hướng dẫn kế toán nghiệp vụ thuế và thu khác đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu do Bộ Tài chính ban hành

1. Lưu trữ tài liệu kế toán phải bảo đảm an toàn, nguyên vẹn các thông tin kế toán để chứng minh các báo cáo nghiệp vụ thuế xuất nhập khẩu. Lưu trữ tài liệu kế toán bao gồm lưu trữ tài liệu kế toán đã in ra giấy và tài liệu kế toán dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử.

2. Lưu trữ tài liệu kế toán đã in ra giấy:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm: Chứng từ kế toán; sổ kế toán; báo cáo kế toán và các tài liệu khác đã được đơn vị in ra giấy.

Tài liệu kế toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Người làm kế toán nghiệp vụ thuế xuất nhập khẩu có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị hủy hoại.

Thủ trưởng cơ quan hải quan phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp của tài liệu kế toán. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

Tài liệu kế toán được lưu tại kho lưu trữ của cơ quan hải quan. Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải bố trí gần địa bàn nơi đơn vị đóng trụ sở, phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.

3. Lưu trữ tài liệu kế toán điện tử:

Tài liệu kế toán điện tử các thông điệp, dữ liệu kế toán chứa trong các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán và các vật mang tin khác phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đầy đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.

Trường hợp tài liệu kế toán điện tử được lưu trữ bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp để có thể khai thác được khi cần thiết.