Điều 8 Thông tư 18/2020/TT-BTC hướng dẫn đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước do Bộ Tài chính ban hành

a) Đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, chữ ký lần đầu

Các đơn vị, tổ chức lập Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Ký hiệu 01/MTK ban hành kèm theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước).

(1) Về chữ ký

- Đối với các đơn vị, tổ chức sử dụng NSNN và các tổ chức ngân sách:

+ Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của Chủ tài khoản và người được ủy quyền ký Chủ tài khoản theo quy định của pháp luật. Mỗi đơn vị chỉ được đăng ký tối đa 4 người ký chữ ký thứ nhất (Chủ tài khoản và 3 người được ủy quyền ký thay chủ tài khoản). Thủ trưởng đơn vị không được ủy quyền cho người đăng ký chữ ký thứ hai thay mình làm Chủ tài khoản.

+ Chữ ký thứ hai: Là chữ ký của Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị và người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán. Mỗi đơn vị chỉ được đăng ký tối đa 3 người ký chữ ký thứ hai (Kế toán trưởng và 02 người được ủy quyền).

Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang không có Kế toán trưởng thì không phải đăng ký chữ ký thứ hai. Trên chứng từ giao dịch với KBNN nơi kế toán trưởng ký ghi rõ “Không có”.

- Đối với cơ quan tài chính:

+ Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền làm Chủ tài khoản) và người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản, cụ thể như sau:

● Ngân sách trung ương: Lãnh đạo Vụ NSNN đối với khoản thu, chi trong nước; lãnh đạo Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại - Bộ Tài chính đối với các khoản thu, chi vốn ngoài nước và quỹ tích lũy trả nợ.

● Ngân sách cấp tỉnh: Lãnh đạo Sở Tài chính;

● Ngân sách cấp huyện: Lãnh đạo phòng Tài chính;

● Ngân sách cấp xã: Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND xã.

+ Chữ ký thứ hai: Là chữ ký của cán bộ được phân công, cụ thể như sau:

● Ngân sách trung ương: Lãnh đạo Phòng Quản lý NSNN - Vụ NSNN đối với các khoản thu, chi trong nước; Lãnh đạo phòng chuyên môn của Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại đối với các khoản thu, chi vốn ngoài nước, quỹ tích lũy trả nợ.

● Ngân sách cấp tỉnh: Lãnh đạo phòng chuyên môn (Sở Tài chính) được phân công quản lý các tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi dự toán chi chuyển giao; tài khoản tiền gửi;

● Ngân sách cấp huyện: Cán bộ (Phòng tài chính) được giao quản lý các tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi dự toán chi chuyển giao;

● Ngân sách cấp xã: Phụ trách kế toán ký.

- Đối với các cơ quan thu:

+ Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Đơn vị được đăng ký tối đa 4 người ký chữ ký thứ nhất (Chủ tài khoản và 3 người được ủy quyền). Trường hợp do đặc thù cơ quan thu cần đăng ký nhiều hơn số lượng người ký chữ ký thứ nhất theo quy định nêu trên, phải có sự đồng ý bằng văn bản của KBNN.

+ Không đăng ký chữ ký thứ hai.

- Các cơ quan thanh tra, kiểm tra việc quản lý, sử dụng NSNN:

+ Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền làm Chủ tài khoản).

+ Chữ ký thứ hai: Là chữ ký của Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị và người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán.

Riêng đối với trường hợp cơ quan, đơn vị không có tổ chức bộ máy kế toán độc lập, chữ ký thứ hai có thể là chữ ký của cán bộ được phân công theo dõi tài khoản tạm thu, tạm giữ; khi đó đơn vị gửi Văn bản giao nhiệm vụ cho cán bộ theo dõi tài khoản tạm thu, tạm giữ được ký chức danh “Kế toán trưởng” trên chứng từ kế toán giao dịch với KBNN.

- Đối với các doanh nghiệp và tổ chức khác:

+ Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền làm Chủ tài khoản) hoặc người đại diện pháp luật được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp tư nhân) và người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản.

Riêng đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên: tùy theo quy định cụ thể tại Điều lệ của Công ty, Chủ tài khoản có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc (Chủ tịch hội đồng thành viên có thể kiêm nhiệm hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc); việc đăng ký chữ ký được thực hiện theo quy định đối với doanh nghiệp, tổ chức nêu trên.

+ Chữ ký thứ hai: Là chữ ký của Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng.

- Trên Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký cần ghi rõ họ, tên, chức vụ của người đăng ký chữ ký.

(2) Về mẫu dấu

- Mẫu dấu đăng ký giao dịch với KBNN là dấu đã đăng ký tại cơ quan công an, được đóng thành hai (02) dấu rõ nét.

- Đối với các đơn vị thuộc khối an ninh, quốc phòng: mẫu dấu phải được đăng ký với cơ quan bảo mật trong ngành (Quốc phòng, An ninh).

- Đối với Ban quản lý dự án có tư cách pháp nhân không đầy đủ (không có con dấu riêng): Được sử dụng con dấu của chủ đầu tư quy định trong Quyết định thành lập Ban quản lý dự án và phải đăng ký mẫu dấu của chủ đầu tư với cơ quan KBNN nơi đơn vị đăng ký sử dụng tài khoản giao dịch.

b) Đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản

- Trường hợp đăng ký thêm tài khoản chi tiết và không thay đổi về hồ sơ pháp lý, mẫu dấu, mẫu chữ ký so với lần đăng ký và sử dụng tài khoản liền kề trước đó, đơn vị, tổ chức lập Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Ký hiệu 01/MTK ban hành kèm theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước) gửi KBNN nơi giao dịch.

- Trường hợp đăng ký thêm tài khoản và có thay đổi về người ký so với lần đăng ký và sử dụng tài khoản liền kề trước đó, các đơn vị, tổ chức phải lập Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Ký hiệu 01/MTK ban hành kèm theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP) và gửi KBNN nơi giao dịch cùng với các Văn bản bổ nhiệm chức vụ của người ký chữ ký được thay đổi.

c) Thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký

Trường hợp thay đổi mẫu dấu, thay đổi mẫu chữ ký của người ký chữ ký thứ nhất, người ký chữ ký thứ hai, hoặc thay đổi người ký ủy quyền chủ tài khoản, người ký ủy quyền kế toán trưởng/phụ trách kế toán so với lần đăng ký trước: đơn vị, tổ chức lập Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (Ký hiệu 02/MTK ban hành kèm theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP) gửi KBNN nơi giao dịch.

d) Thay đổi hồ sơ pháp lý

Trường hợp thay đổi chủ tài khoản, hoặc kế toán trưởng/phụ trách kế toán, trường hợp có Văn bản bổ nhiệm lại chức vụ của người đang đăng ký Chủ tài khoản, Kế toán trưởng hoặc có văn bản phân công lại cho người phụ trách kế toán: các đơn vị, tổ chức lập Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (Ký hiệu 02/MTK ban hành kèm theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP) kèm các văn bản bổ nhiệm, bổ nhiệm lại hoặc phân công, phân công lại gửi KBNN nơi giao dịch.

a) Các đơn vị gửi Quyết định thành lập đơn vị khi lần đầu tiên đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN trừ các đơn vị được quy định tại điểm b Khoản 2 Điều này.

Trong đó: Đối với Ban quản lý dự án, có thể gửi Quyết định thành lập Ban quản lý dự án của cấp có thẩm quyền, hoặc Quyết định phê duyệt dự án hoặc Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư đối với Ban quản lý được giao quản lý dự án đầu tư XDCB, dự án vốn chương trình mục tiêu có tính chất đầu tư. Đối với doanh nghiệp có vốn nhà nước gửi Quyết định thành lập doanh nghiệp, đối với doanh nghiệp tư nhân gửi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Doanh nghiệp có vốn nhà nước bao gồm các doanh nghiệp có vốn nhà nước và các Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước 1 thành viên).

b) Các đơn vị sau không phải gửi Quyết định thành lập đơn vị:

- Các cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam.

- Các cơ quan Nhà nước ở trung ương gồm: Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.

- Cơ quan của các đoàn thể, tổ chức bao gồm: Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam.

- Văn phòng Ủy ban nhân dân đối với cấp tỉnh, cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang (Quốc phòng, An ninh).

a) Đối với trường hợp có Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng:

- Các đơn vị, tổ chức gửi Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng hoặc văn bản giao nhiệm vụ Phụ trách kế toán tới KBNN nơi giao dịch khi đăng ký sử dụng tài khoản.

- Đối với Ban quản lý dự án, trường hợp trong Quyết định thành lập Ban quản lý dự án, Quyết định phê duyệt dự án, Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư đã có phân công Kế toán trưởng hoặc Phụ trách kế toán thì không phải gửi Văn bản bổ nhiệm Kế trưởng (hoặc phân công Phụ trách kế toán).

- Đối với Công ty cổ phần: Trường hợp Giám đốc hoặc Tổng giám đốc làm chủ tài khoản, đơn vị gửi KBNN nơi giao dịch Văn bản bổ nhiệm chức vụ Giám đốc, Tổng giám đốc của Chủ tịch hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên công ty.

b) Đối với trường hợp không có Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng:

Trong trường hợp các đơn vị, tổ chức không có Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng, tùy từng trường hợp, cần gửi 01 bản đến KBNN nơi giao dịch:

- Đối với chức vụ Chủ tài khoản:

+ Văn bản ủy quyền của Thủ trưởng đơn vị cho cấp phó làm Chủ tài khoản theo quy định của pháp luật và văn bản bổ nhiệm, phân công chức vụ của cấp phó tới KBNN nơi giao dịch đối với trường hợp Thủ trưởng đơn vị không trực tiếp làm Chủ tài khoản, ủy quyền cho cấp phó làm Chủ tài khoản.

+ Văn bản phân công cho phó Thủ trưởng đơn vị phụ trách theo từng khu vực tới KBNN nơi giao dịch đối với trường hợp các đơn vị có đặc thù riêng về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, được pháp luật cho phép đặt trụ sở văn phòng đại diện tại khu vực khác (có con dấu riêng, chịu trách nhiệm quyết toán kinh phí ngân sách như một đơn vị độc lập).

+ Nghị quyết hoặc Quyết định công nhận các chức danh có tên người đứng đầu tổ chức đoàn thể đối với trường hợp đơn vị là các tổ chức đoàn thể mà người đứng đầu được bầu thông qua Nghị quyết.

+ Nghị quyết Hội đồng quản trị (HĐQT) về việc bầu chủ tịch HĐQT đối với trường hợp Công ty cổ phần do Chủ tịch HĐQT làm chủ tài khoản.

- Đối với chức danh Kế toán trưởng:

+ Văn bản giao nhiệm vụ cho cán bộ theo dõi tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi dự toán chi chuyển giao, được ký chức danh “Kế toán trưởng” trên chứng từ kế toán giao dịch với KBNN (đối với tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, ghi thu, ghi chi), văn bản giao phụ trách kế toán (đối với Quỹ tích lũy trả nợ trường hợp không có Văn bản bổ nhiệm kế toán trưởng).

+ Văn bản giao nhiệm vụ Kế toán trưởng (hoặc Phụ trách kế toán) cho cán bộ kiêm nhiệm đối với trường hợp đơn vị, tổ chức không bắt buộc phải có Kế toán trưởng (hoặc Phụ trách kế toán), công việc kế toán giao cho cán bộ nghiệp vụ khác kiêm nhiệm.

+ Hợp đồng hoặc văn bản giao nhiệm vụ Kế toán trưởng của cấp có thẩm quyền đối với trường hợp đơn vị thuê Kế toán trưởng.

+ Văn bản phân công Kế toán trưởng (Phụ trách kế toán) đối với trường hợp doanh nghiệp tư nhân không có Văn bản bổ nhiệm kế toán trưởng.

c) Trường hợp có Văn bản bổ nhiệm lại chức vụ của người đang đăng ký Chủ tài khoản, của Kế toán trưởng hoặc có văn bản phân công lại cho người phụ trách kế toán, các đơn vị, tổ chức phải gửi KBNN nơi giao dịch các văn bản bổ nhiệm hoặc phân công lại cùng Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký. Trường hợp đơn vị, tổ chức được cơ quan công an cấp lại dấu và dấu có thay đổi so với mẫu dấu đã đăng ký với Kho bạc, phải đăng ký lại mẫu dấu với KBNN nơi giao dịch trên Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký.

Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với những trường hợp Văn bản bổ nhiệm Chủ tài khoản hoặc Kế toán trưởng đăng ký chữ ký tại KBNN hoặc dấu của đơn vị đã hết thời hạn hiệu lực nhưng đơn vị chưa có Văn bản bổ nhiệm lại chức vụ của người đang đăng ký Chủ tài khoản, của Kế toán trưởng hoặc chưa có văn bản phân công lại cho người phụ trách kế toán hoặc chưa đăng ký lại mẫu dấu của đơn vị. KBNN không chịu trách nhiệm theo dõi thời hạn bổ nhiệm các chức danh này và thời hạn hiệu lực của mẫu dấu của đơn vị.

d) Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang (Quốc phòng, An ninh) không phải gửi Văn bản bổ nhiệm chức vụ/giao nhiệm vụ của chủ tài khoản. Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang (Quốc phòng, An ninh) không phải gửi Văn bản bổ nhiệm chức vụ/giao nhiệm vụ của Kế toán trưởng.