Mục 2 Chương 2 Thông tư 133/2017/TT-BTC quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

Mục 2. GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ QUA TRANG THÔNG TIN DỊCH VỤ CÔNG CỦA KBNN

Điều 11. Thông báo tham gia hệ thống dịch vụ công trực tuyến của KBNN

1. Khi có nhu cầu GDĐT trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, các đơn vị giao dịch nhập và gửi các thông tin thông báo tham gia sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến đến KBNN qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN (theo mẫu TK01 và TK01-PL ban hành kèm theo Thông tư này). Thông báo tham gia sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến của đơn vị phải được chủ tài khoản (hoặc người được ủy quyền) ký số trước khi gửi KBNN.

2. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của đơn vị giao dịch, KBNN kiểm tra và xử lý:

a) Trường hợp kiểm tra phù hợp, KBNN gửi thông báo cho đơn vị giao dịch bằng thư điện tử (vào địa chỉ thư điện tử do đơn vị cung cấp tại thông báo tham gia sử dụng dịch vụ công trực tuyến) về việc chấp nhận tham gia dịch vụ công trực tuyến của đơn vị; trong đó, thông báo tài khoản đăng nhập Trang thông tin dịch vụ công của KBNN cho đơn vị giao dịch.

b) Trường hợp kiểm tra không phù hợp, KBNN gửi thông báo bằng thư điện tử (vào địa chỉ thư điện tử do đơn vị cung cấp); trong đó, nêu rõ lý do từ chối cho đơn vị giao dịch được biết.

3. Trong quá trình tham gia hệ thống dịch vụ công trực tuyến của KBNN, trường hợp đơn vị giao dịch:

a) Thay đổi thông tin sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến của KBNN (thay đổi thông tin thành viên đang tham gia; bổ sung thêm thành viên mới tham gia: thông báo ngừng thành viên đang tham gia dịch vụ công trực tuyến của KBNN), thì đơn vị giao dịch nhập các thông tin liên quan trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN (theo mẫu TK02 và các mẫu TK02-PL1, TK02-PL2, TK02-PT3 ban hành kèm theo Thông tư này, tương ứng với từng trường hợp cụ thể và ký số của chủ tài khoản (hoặc người ủy quyền) gửi đến KBNN nơi mở tài khoản giao dịch.

Căn cứ đề nghị của đơn vị, KBNN kiểm tra và thông báo cho đơn vị giao dịch theo quy trình tương tự quy trình nêu tại Khoản 2 Điều này.

b) Có nhu cầu ngừng tham gia hệ thống dịch vụ công trực tuyến của KBNN, thì đơn vị giao dịch nhập các thông tin liên quan trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN (theo mẫu TK03 ban hành kèm theo không tư này) và ký số của chủ tài khoản (hoặc người ủy quyền) gửi đến KBNN nơi mở tài khoản giao dịch.

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của đơn vị giao dịch, KBNN gửi thông báo xác nhận ngừng sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến qua địa chỉ thư điện tử của đơn vị và thông báo trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.

c) Có nhu cầu cấp lại mật khẩu đăng nhập Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, thì thực hiện gửi yêu cầu và thiết lập mật khẩu đăng nhập mới qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.

d) Sử dụng tài khoản đăng nhập Trang thông tin dịch vụ công của KBNN không đúng mục đích, nội dung tham gia GDĐT với KBNN, thì KBNN được quyền khóa tài khoản đăng nhập của đơn vị giao dịch.

Điều 12. Thời gian gửi, xử lý chứng từ điện tử và văn bản điện tử

1. Thời gian gửi chứng từ điện tử hoặc văn bản điện tử của các đơn vị giao dịch đến Trang thông tin dịch vụ công của KBNN được thực hiện liên tục 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, không loại trừ ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết.

2. Các đơn vị KBNN thực hiện tiếp nhận chứng từ điện tử hoặc văn bản điện tử của đơn vị giao dịch trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN trong giờ hành chính của ngày làm việc. Cụ thể:

a) Trường hợp chứng từ điện tử hoặc văn bản điện tử của đơn vị giao dịch được gửi ngoài giờ hành chính hoặc vào ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết, KBNN sẽ tiếp nhận vào ngày làm việc tiếp theo.

b) Trường hợp chứng từ điện tử hoặc văn bản điện tử của đơn vị giao dịch được tiếp nhận qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN chưa đầy đủ và hợp lệ, KBNN có hướng dẫn cụ thể qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN cho đơn vị giao dịch để bổ sung hoặc hoàn thiện.

3. Thời gian KBNN xử lý hồ sơ kiểm soát chi NSNN được tính từ thời điểm KBNN tiếp nhận đầy đủ hồ sơ và chứng từ hợp pháp hợp lệ, đảm bảo theo đúng quy định của Bộ Tài chính đối với từng khoản chi.

Điều 13. Gửi và trả kết quả đối với hồ sơ kiểm soát chi

1. Phương thức gửi hồ sơ

a) Đối với chứng từ chuyển tiền và bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng, đơn vị lập theo các mẫu tương ứng với từng loại đề nghị tạm ứng/thanh toán (chi thường xuyên; chi đầu tư; chi từ tài khoản của đơn vị giao dịch) và gửi cho KBNN trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.

b) Đối với hồ sơ pháp lý của dự án đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư (không loại trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh), thì đơn vị giao dịch phải gửi KBNN bằng văn bản giấy.

c) Đối với hồ sơ khác, đơn vị giao dịch gửi qua Trang thông tin dịch vụ công trực tuyến của KBNN theo hướng dẫn trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN bằng các hình thức: lập trực tiếp trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN; hoặc lập trên các chương trình ứng dụng tại đơn vị giao dịch; hoặc được chuyển đổi từ hồ sơ bằng giấy thành tệp tin điện tử (file) theo định dạng “.pdf”.

2. Ký số hồ sơ

a) Các đề nghị cam kết chi hoặc đề nghị điều chỉnh cam kết chi, điều chỉnh hợp đồng hoặc hủy hợp đồng, hủy cam kết chi; chứng từ chuyển tiền và bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng do đơn vị giao dịch nhập trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN phải có đầy đủ chữ ký số của người phụ trách kế toán (hoặc người được ủy quyền) và chủ tài khoản (hoặc người ủy quyền) của đơn vị giao dịch.

b) Các hồ sơ quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này (trừ đề nghị cam kết chi hoặc đề nghị điều chỉnh cam kết chi, điều chỉnh hợp đồng hoặc hủy hợp đồng, hủy cam kết chi) phải được chủ tài khoản (hoặc người được ủy quyền) ký chữ ký số.

3. Quy trình gửi hồ sơ kiểm soát chi:

a) Đơn vị giao dịch sử dụng tài khoản đăng nhập để truy cập vào Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, lập đề nghị cam kết chi NSNN hoặc đề nghị tạm ứng, thanh toán hoặc đề nghị hạch toán ghi thu, ghi chi nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ nước ngoài gửi KBNN nơi giao dịch cùng các hồ sơ có liên quan phải gửi kèm theo chế độ quy định. Việc gửi và ký số trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều này.

b) Sau khi đơn vị giao dịch hoàn thành thủ tục gửi hồ sơ trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, Trang thông tin dịch vụ công của KBNN tự động kiểm tra, nếu phù hợp theo quy định thì gửi thông báo phản hồi về việc ghi nhận hồ sơ của đơn vị giao dịch đã được gửi tới Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.

Trường hợp kiểm tra không phù hợp, Trang thông tin dịch vụ công của KBNN có thông báo phản hồi nêu rõ lý do từ chối tiếp nhận hồ sơ để đơn vị giao dịch biết và hoàn thiện lại hồ sơ theo quy định.

4. Kiểm tra và trả kết quả hồ sơ của đơn vị giao dịch:

Căn cứ hồ sơ của đơn vị giao dịch gửi và được tiếp nhận trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, KBNN kiểm tra sơ bộ, nếu hồ sơ chưa đảm bảo đúng và đầy đủ theo chế độ quy định, thì KBNN gửi trả lại hồ sơ cho đơn vị giao dịch và thông báo rõ lý do từ chối đối với từng loại hồ sơ (trong đó, nêu rõ tên các loại hồ sơ và nội dung cần bổ sung, hoàn thiện) qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN và thư điện tử của đơn vị.

Trường hợp sau khi kiểm tra sơ bộ, nếu hồ sơ đảm bảo đúng và đầy đủ theo chế độ quy định, KBNN tiếp nhận hồ sơ, làm thủ tục kiểm soát cam kết chi, hoặc chi thu, ghi chi, hoặc kiểm soát chi theo chế độ quy định. Cụ thể:

a) Đối với hồ sơ đề nghị cam kết chi hoặc đề nghị điều chỉnh cam kết chi, điều chỉnh hợp đồng/hủy hợp đồng, hủy cam kết chi: KBNN kiểm tra, nếu phù hợp thì thực hiện ghi nhận hoặc điều chỉnh hoặc hủy hợp đồng, cam kết chi và thông báo cho đơn vị được biết thông qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN. Trường hợp không phù hợp thì từ chối ghi nhận hoặc điều chỉnh hoặc hủy hợp đồng, cam kết chi của đơn vị và thông báo rõ lý do cho đơn vị được biết thông qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.

b) Đối với hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán:

- Đối với hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán (trừ đề nghị tạm ứng, thanh toán đối với các chương trình, dự án sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ nước ngoài theo hình thức ghi thu, ghi chi): KBNN kiểm tra các điều kiện chi theo chế độ quy định, nếu phù hợp thì làm thủ tục thanh toán và gửi chứng từ báo Nợ (có chữ ký số theo quy định) cho đơn vị giao dịch qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN để đơn vị in chứng từ phục hồi làm căn cứ hạch toán kế toán. Trường hợp giá trị chấp nhận tạm ứng, thanh toán của KBNN chênh lệch với số vốn đề nghị tạm ứng, thanh toán của đơn vị, thì KBNN lập thông báo kết quả kiểm soát thanh toán theo quy định (có gắn chữ ký số) và gửi đơn vị qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN; sau đó, đơn vị lập lại chứng từ chuyển tiền với số tiền đúng bằng số tiền được KBNN chấp nhận thanh toán, ký số và gửi KBNN để thực hiện thanh toán.

- Đối với hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán cho các chương trình, dự án sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ nước ngoài, sau khi thực hiện kiểm soát chi theo chế độ quy định, nếu phù hợp thì KBNN làm thủ tục xác nhận cho đơn vị và gửi Giấy đề nghị thanh toán có xác nhận của KBNN (có chữ ký số theo quy định) cho đơn vị giao dịch qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN để đơn vị in chứng từ phục hồi làm căn cứ rút vốn.

Trường hợp kiểm soát chi trước và giá trị chấp nhận tạm ứng/thanh toán của KBNN chênh lệch với số vốn đề nghị tạm ứng/thanh toán của đơn vị, thì KBNN lập thông báo kết quả kiểm soát thanh toán theo quy định (có chữ ký số theo quy định) và gửi đơn vị qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.

Trường hợp kiểm soát chi sau và giá trị chấp nhận tạm ứng, thanh toán của KBNN chênh lệch với số vốn đề nghị tạm ứng, thanh toán của đơn vị, thì KBNN lập thông báo kết quả kiểm soát thanh toán theo quy định (có chữ ký số theo quy định) và gửi đơn vị qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN; KBNN thực hiện trừ số chênh lệch vào lần thanh toán tiếp theo.

- Trường hợp KBNN đã phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ di động và đơn vị giao dịch có đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ di động về việc thông báo sự biến động số dư tài khoản qua tin nhắn điện thoại di động, thì KBNN chuyển thông tin về chứng từ báo Nợ cho nhà cung cấp dịch vụ di động để chuyển tin nhắn thông báo biến động số dư tài khoản đến đơn vị giao dịch.

- Trường hợp kiểm tra không hợp lệ, KBNN gửi trả hồ sơ và nêu rõ lý do từ chối tiếp nhận cho đơn vị giao dịch qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN

- Trường hợp đơn vị không đồng ý hoặc có điều chỉnh với thông báo kết quả kiểm soát của KBNN, thì đơn vị gửi thông báo cho KBNN qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN hoặc liên hệ trực tiếp với KBNN nơi giao dịch để phối hợp cùng xử lý.

c) Đối với đề nghị hạch toán ghi thu, ghi chi nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ nước ngoài: KBNN kiểm tra, nếu phù hợp thì thực hiện ký số xác nhận Giấy đề nghị hạch toán ghi thu, ghi chi theo đề nghị của đơn vị giao dịch qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN và làm thủ tục hạch toán ghi thu, ghi chi theo chế độ quy định. Trường hợp không phù hợp, thì KBNN từ chối hạch toán ghi thu, ghi chi của đơn vị và thông báo rõ lý do cho đơn vị được biết thông qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.

d) Việc in các chứng từ phục hồi được thực hiện theo quy định tại Khoản 5 Điều 7 Thông tư này. Mẫu chứng từ phục hồi được thực hiện theo các mẫu tương ứng ban hành kèm theo Thông tư số 77/2017/TT-BTC. Trên các chứng từ phục hồi của đơn vị phải có đầy đủ chữ ký và họ tên của người đã thực hiện chuyển đổi từ chứng từ điện tử thành chứng từ giấy.

Điều 14. Gửi và trả kết quả đối với hồ sơ đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản hoặc thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký

1. Gửi hồ sơ đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản hoặc thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký:

a) Đơn vị giao dịch sử dụng tài khoản đăng nhập để truy cập vào Trang thông tin dịch vụ công của KBNN và thực hiện quét (scan) hồ sơ đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản hoặc thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký theo quy định tại Thông tư số 61/2014/TT-BTC (đã được ký và đóng dấu) để chuyển đổi các hồ sơ giấy thành tệp tin điện tử (file) theo định dạng “.pdf”; sau đó, gửi KBNN nơi đơn vị giao dịch qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN. Hồ sơ đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản hoặc thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký gửi qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN phải được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật phê duyệt trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền làm chủ tài khoản theo quy định của pháp luật (người giữ chức danh chủ tài khoản trong hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản tại KBNN) ký chữ ký số trước khi gửi KBNN.

Trường hợp đơn vị giao dịch gửi bổ sung hồ sơ pháp lý (Quyết định bổ nhiệm lại người đăng ký chủ tài khoản, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán) qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, thì đơn vị giao dịch ghi rõ nội dung giao dịch trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN là gửi bổ sung văn bản bổ nhiệm lại chức vụ; đồng thời, thực hiện quét (scan) các văn bản liên quan đến việc bổ nhiệm lại và ký chữ ký số của chủ tài khoản gửi KBNN.

h) Sau khi đơn vị giao dịch hoàn thành thủ tục gửi hồ sơ tại Trang thông tin dịch vụ công của KBNN theo quy định tại Điểm a Khoản này, Trang thông tin dịch vụ công của KBNN tự động kiểm tra và xử lý theo quy trình tương tự nêu tại Điểm b Khoản 3 Điều 13 Thông tư này.

2. Kiểm tra và trả kết quả hồ sơ của đơn vị giao dịch:

Căn cứ hồ sơ của đơn vị giao dịch gửi tới và đã được tiếp nhận trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, KBNN kiểm tra và xử lý theo quy định tại Thông tư số 61/2014/TT-BTC. Cụ thể:

a) Trường hợp kiểm tra nếu phù hợp, thì KBNN lập Thông báo tài khoản của đơn vị mở tại KBNN (theo mẫu 07/MTK-DVC ban hành kèm theo Thông tư này) gửi đơn vị giao dịch qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN. Căn cứ thông báo của KBNN, đơn vị giao dịch thực hiện in phục hồi 01 bản Thông báo tài khoản của đơn vị mở tại KBNN theo quy định tại Khoản 3 Điều 8 Thông tư này để lưu hồ sơ mở tài khoản của đơn vị giao dịch.

Đối với trường hợp đơn vị gửi bổ sung hồ sơ pháp lý, thì KBNN kiểm tra và xử lý theo quy định tại Thông tư số 61/2014/TT-BTC; KBNN không lập thông báo gửi đơn vị giao dịch.

b) Trường hợp kiểm tra nếu không phù hợp, thì KBNN từ chối và thông báo rõ lý do từ chối cho đơn vị giao dịch được biết qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.

Điều 15. Đăng ký rút tiền mặt

1. Các đơn vị sử dụng NSNN có nhu cầu rút tiền mặt trong một ngày (một hoặc nhiều lần thanh toán) vượt mức quy định tại Thông tư số 13/2017/TT-BTC ngày 15 tháng 02 năm 2017 của Bộ Tài chính quy định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống KBNN (sau đây gọi tắt là Thông tư số 13/2017/TT-BTC), thì trước ít nhất 01 ngày làm việc, các đơn vị sử dụng NSNN sử dụng tài khoản đăng nhập để truy cập vào Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, nhập đầy đủ các thông tin trên Thông báo nhu cầu rút tiền mặt (theo mẫu 01 ban hành kèm Thông tư số 13/2017/TT-BTC) gửi KBNN nơi đơn vị giao dịch. Trang thông tin dịch vụ công của KBNN tự động kiểm tra, cụ thể:

a) Trường hợp phù hợp thì gửi thông báo phản hồi về việc ghi nhận Thông báo nhu cầu rút tiền mặt của đơn vị sử dụng NSNN đã được gửi tới Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.

b) Trường hợp kiểm tra không phù hợp, thì thông báo phản hồi nêu rõ lý do từ chối tiếp nhận Thông báo nhu cầu rút tiền mặt của đơn vị sử dụng NSNN để đơn vị được biết và hoàn thiện lại hồ sơ theo quy định.

2. Căn cứ Thông báo nhu cầu rút tiền mặt của đơn vị sử dụng NSNN đã được gửi tới và tiếp nhận trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, KBNN kiểm tra và xử lý theo quy định tại Thông tư số 13/2017/TT-BTC.

Điều 16. Tra cứu thông tin và đối chiếu số dư tài khoản

1. Tra cứu thông tin

Đơn vị giao dịch sử dụng tài khoản đăng nhập truy cập vào Trang thông tin dịch vụ công của KBNN (mục tra cứu thông tin) để theo dõi thông tin về tình hình xử lý chứng từ điện tử, văn bản điện tử hoặc tình hình tài khoản của đơn vị giao dịch tại KBNN.

2. Đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản

a) Đơn vị giao dịch sử dụng tài khoản đăng nhập vào Trang thông tin dịch vụ công của KBNN để gửi đề nghị đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản của đơn vị giao dịch mở tại KBNN định kỳ theo quy định (tùy theo từng loại tài khoản). Căn cứ đề nghị của đơn vị giao dịch, KBNN kiểm tra và gửi kết quả đối chiếu, xác nhận (có chữ ký số) cho đơn vị qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.

b) Mẫu đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản được thực hiện theo quy định hiện hành.

Điều 17. Xử lý sự cố

1. Trường hợp gặp sự cố trong quá trình thực hiện GDĐT trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, mà do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của đơn vị giao dịch, thì đơn vị giao dịch phải tự khắc phục sự cố.

2. Trường hợp gặp sự cố do lỗi tại Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, KBNN có trách nhiệm thông báo cho đơn vị giao dịch được biết về sự cố của hệ thống hạ tầng kỹ thuật, thời gian hệ thống tiếp tục vận hành.

3. Trong thời gian chưa khắc phục được sự cố quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều này, các đơn vị giao dịch thực hiện giao dịch tại các đơn vị KBNN theo phương thức nộp hồ sơ, chứng từ, văn bản bằng giấy tại KBNN.

Điều 18. Các khoản chi phí

1. Các khoản kinh phí phát sinh của đơn vị sử dụng NSNN để thực hiện GDĐT với KBNN bao gồm:

a) Các khoản kinh phí mua sắm trang thiết bị văn phòng (nếu có) để tham gia GDĐT với KBNN.

b) Các khoản kinh phí mua chứng thư số công cộng của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số; cước thuê bao internet của đơn vị sử dụng NSNN để tham gia GDĐT với KBNN; phí sử dụng tin nhắn thông báo sự biến động số dư tài khoản mà đơn vị sử dụng NSNN trả cho nhà cung cấp dịch vụ viễn thông.

c) Chi phí khác (nếu có).

2. Các khoản kinh phí quy định tại Khoản 1 Điều này là một khoản chi của NSNN và được hạch toán, quyết toán theo chế độ quy định.