THÔNG TƯ

Thi hành Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu, sau khi thống nhất với Bộ Ngoại giao, Bộ Công an hướng dẫn mẫu dấu, thủ tục khắc, quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức Việt Nam dùng trong công tác đối ngoại; việc khắc, mang con dấu vào sử dụng tại Việt Nam của các cơ quan, tổ chức nước ngoài như sau:

I. PHẠM VI ĐỐI TƯỢNG ĐƯỢC SỬ DỤNG CON DẤU

1- Các cơ quan, tổ chức Việt Nam:

a- Cơ quan đại diện của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài gồm: Cơ quan đại diện Ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực bên cạnh các tổ chức Quốc tế liên Chính phủ, cơ quan Lãnh sự, Phòng Lãnh sự thuộc Đại sứ quán và các cơ quan đại diện khác của Việt Nam ở nước ngoài (dưới đây gọi tắt là cơ quan đại diện);

b- Các cơ quan thường xuyên làm công tác đối ngoại thuộc Bộ Ngoại giao gồm: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh;

c- Cơ quan, tổ chức của Việt Nam đã được phép khắc và sử dụng con dấu theo hướng dẫn tại Thông tư số 05/TT-BNV (C13) ngày 06/06/1994 của Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an), nếu được phép của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép giao dịch, quan hệ với tổ chức, cá nhân nước ngoài thì sử dụng chính con dấu của cơ quan, tổ chức mình để giao dịch đối ngoại.

2- Các cơ quan, tổ chức nước ngoài:

a- Các cơ quan đại diện của nước ngoài tại Việt Nam gồm: Cơ quan đại diện Ngoại giao, cơ quan Lãnh sự và cơ quan đại diện tổ chức Quốc tế liên Chính phủ;

b- Các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác không phải là cơ quan đại diện Ngoại giao của nước ngoài tại Việt Nam gồm: Văn phòng đại diện; Văn phòng Luật sư; Nhà thầu, thầu xây dựng; các tổ chức phi Chính phủ...

Việc khắc, quản lý và sử dụng con dấu của các tổ chức kinh tế nước ngoài đầu tư 100% hoặc liên doanh theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam không thuộc phạm vi áp dụng Thông tư này.

II- MẪU CON DẤU, THỦ TỤC KHẮC DẤU CỦA CÁC CƠ QUAN ĐẠI DIỆN NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI; CÁC CƠ QUAN THƯỜNG XUYÊN LÀM CÔNG TÁC ĐỐI NGOẠI THUỘC BỘ NGOẠI GIAO

1- Mẫu con dấu:

a- Hình thể: Hình tròn.

b- Kích thước:

- Con dấu của các cơ quan đại diện (trừ con dấu của Phòng Lãnh sự thuộc Đại sự quán) có đường kính 37 mm;

- Con dấu Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh thuộc Bộ Ngoại giao có đường kính 36 mm;

- Con dấu của Phòng Lãnh sự thuộc Đại sứ quán có đường kính 35mm.

c- Đường chỉ:

Con dấu của các cơ quan đại diện, các cơ quan thường xuyên làm công tác đối ngoại thuộc Bộ Ngoại giao có hai đường chỉ. Đường chỉ ngoài là hai đường tròn sát nhau, đường tròn phía ngoài nét đậm, đường tròn phía trong nét nhỏ. Đường chỉ trong là một đường tròn nét nhỏ.

Khoảng cách giữa hai đường chỉ là 5 mm.

d- Nội dung:

- Con dấu của Đại sứ quán, cơ quan Lãnh sự, phái đoàn đại diện thường trực bên cạnh các tổ chức Quốc tế liên Chính phủ của nước CHXHCN Việt Nam ở nước ngoài:

+ Giữa dấu khắc hình quốc huy nước CHXHCN Việt Nam;

+ Xung quanh vành ngoài khắc: Tên cơ quan dùng dấu, có một ngôi sao nhỏ ở giữa phía dưới đầu và cuối dòng chữ này.

(Mẫu số 1).

- Con dấu Cục lãnh sự, Vụ Lễ tân, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh thuộc Bộ Ngoại giao:

+ Giữa dấu khắc hình Quốc huy nước CHXHCN Việt Nam;

+ Vành ngoài phía trên khắc: Tên cơ quan quản lý trực tiếp, có hai ngôi sao nhỏ ở đầu và cuối dòng chữ này;

+ Vành ngoài phía dưới khắc: Tên đơn vị dùng dấu

(Mẫu số 2).

- Con dấu Phòng lãnh sự thuộc Đại sứ quán:

+ Giữa dấu khắc hình Quốc huy nước CHXHCN Việt Nam;

+ Vành ngoài phía trên khắc: Đại sứ quán nước CHXHCN Việt Nam tại...., có 2 ngôi sao nhỏ ở đầu và cuối dòng chữ này;

+ Vành ngoài phía dưới khắc: Phòng Lãnh sự.

(Mẫu số 3)

2. Thủ tục khắc dấu:

a- Quyết định về việc thành lập hoặc quyết định thay đổi về tổ chức (đổi tên, tách, sáp nhập) và cho phép sử dụng con dấu của Thủ tướng Chính phủ.

b- Công văn của Văn phòng Bộ Ngoại giao gửi Bộ Công an (Tổng cục Cảnh sát).

c- Người đến liên hệ khắc dấu phải xuất trình Chứng minh nhân dân và giấy giới thiệu của Văn phòng Bộ Ngoại giao.

d- Trường hợp con dấu cần khắc lại do bị mòn, hỏng thì Văn phòng Bộ Ngoại giao có công văn nêu rõ lý do và cử người trực tiếp liên hệ với cơ quan Công an nơi cấp Giấy phép khắc dấu trước đây để làm thủ tục khắc lại. Nếu con dấu bị mất thì phải có công văn của Lãnh đạo Bộ Ngoại giao gửi Bộ Công an nói rõ lý do.

III- THỦ TỤC KHẮC DẤU, MANG CON DẤU VÀO VIỆT NAM CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC NƯỚC NGOÀI

1- Thủ tục xin khắc con dấu tại Việt Nam.

a- Đối với các cơ quan đại diện Ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài, cơ quan đại diện tổ chức Quốc tế liên Chính phủ tại Việt Nam:

Có công hàm gửi Bộ Ngoại giao nước CHXHCN Việt Nam đề nghị được khắc con dấu, kèm theo mẫu con dấu đề nghị khắc (dịch nội dung con dấu từ chữ nước ngoài ra chữ Việt Nam). Văn phòng Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị Bộ Công an (Tổng cục Cảnh sát) và giới thiệu người đến trực tiếp để giải quyết khắc dấu.

b- Đối với các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác:

- Giấy phép của cơ quan Nhà nước Việt Nam có thẩm quyền cho phép cơ quan, tổ chức hoạt động như: Giấy phép đặt văn phòng đại diện, Giấy phép đặt Văn phòng luật sư, Giấy phép hoạt động, Giấy phép thầu xây dựng....

- Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cho phép cơ quan, tổ chức đặt trụ sở tại địa phương (trừ các dự án đã được ký kết theo Hiệp định).

- Văn bản đề nghị khắc con dấu và kèm theo mẫu con dấu đề nghị khắc của cơ quan, tổ chức đó (dịch nội dung từ chữ nước ngoài ra chữ Việt Nam).

- Người đến làm thủ tục khắc dấu phải có Giấy giới thiệu (hoặc Giấy uỷ quyền) của cơ quan, Tổ chức cử đi khắc dấu và Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu. Hồ sơ nộp tại Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức có trụ sở chính.

2- Thủ tục mang con dấu vào Việt Nam sử dụng.

a- Đối với cơ quan đại diện Ngoại giao, cơ quan Lãnh sự nước ngoài, cơ quan đại diện tổ chức Quốc tế liên Chính phủ tại Việt Nam:

Cơ quan, tổ chức phải có văn bản gửi bộ Ngoại giao nước CHXHCN Việt Nam thông báo việc mang con dấu vào để sử dụng tại Việt Nam. Kèm theo mẫu con dấu (đóng 3 mẫu) và dịch nội dung con dấu từ chữ nước ngoài ra chữ Việt Nam, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Bộ Công an (Tổng cục Cảnh sát) gửi kèm theo một mẫu con dấu đã đăng ký để theo dõi.

b- Đối với các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác:

- Giấy phép của cơ quan Nhà nước Việt Nam có thẩm quyền cấp cho cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam như: Giấy phép đặt Văn phòng đại diện, Giấy phép đặt Văn phòng Luật sư, Giấy phép hoạt động, Giấy phép thầu xây dựng...

- Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cho phép cơ quan, tổ chức nước ngoài đóng trụ sở tại địa phương (trừ các dự án đã được ký kết theo Hiệp định).

- Đơn xin phép mang con dấu vào sử dụng tại Việt Nam (theo mẫu của Bộ Công an).

Các thủ tục nói trên nộp tại Bộ Công an (Tổng cục Cảnh sát).

Chỉ sau khi được Tổng cục Cảnh sát - Bộ Công an nước CHXHCN Việt Nam cấp Giấy phép thì cơ quan, tổ chức mới được mang con dấu vào Việt Nam. Trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày mang con dấu vào Việt Nam, cơ quan, tổ chức phải đến Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đóng trụ sở để đăng ký mẫu con dấu và nộp lại Giấy phép mang con dấu vào Việt Nam trước khi sử dụng.

Giấy phép mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam có giá trị trong thời hạn 20 ngày.

3- Thủ tục xin khắc lại con dấu:

- Đối với các cơ quan đại diện Ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài, cơ quan đại diện tổ chức Quốc tế liên Chính phủ tại Việt Nam có văn bản gửi Bộ Ngoại giao Việt Nam về việc khắc lại con dấu. Bộ Ngoại giao có văn bản hoặc Giấy giới thiệu đề nghị Bộ Công an giải quyết khắc dấu. Người đến khắc dấu phải xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.

- Các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác đã có con dấu sử dụng tại Việt Nam (kể cả mang từ nước ngoài vào hoặc khắc tại Việt Nam) khi cần khắc lại do mòn, hỏng, thay đổi mẫu hoặc bị mất... phải có văn bản gửi cơ quan Công an nơi cấp Giấy phép khắc dấu hoặc nơi đăng ký mẫu con dấu sau khi mang vào. Nội dung văn bản nói rõ lý do khắc lại con dấu kèm theo Giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức. Khi nhận dấu mới, cơ quan, tổ chức phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cũ (trừ con dấu bị mất).

4- Thời gian giải quyết thủ tục khắc dấu không quá 7 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

5- Chậm nhất 15 ngày, kể từ ngày có quyết định chấm dứt hoạt động cơ quan, tổ chức nước ngoài không phải là cơ quan đại diện ngoại giao phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan Công an nơi cấp Giấy phép khắc dấu.

IV- BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG CON DẤU:

Việc bảo quản và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức Việt Nam dùng trong công tác đối ngoại; các cơ quan, tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động tại Việt Nam phải thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định việc quản lý, sử dụng con dấu và hướng dẫn tại Thông tư này. Cụ thể là:

1- Các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài, Cục lãnh sự, Vụ Lễ tân, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh được khắc phục thêm con dấu thu nhỏ để đóng vào thị thực dán, Chứng minh thư của người nước ngoài hoạt động tại Việt Nam theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.

2- Con dấu khắc xong phải đăng ký lưu chiểu mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp Giấy phép khắc dấu, chỉ sau khi được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cơ quan, tổ chức mới được sử dụng.

3- Trước khi sử dụng con dấu phải thông báo bằng văn bản để các cơ quan chức năng biết.

4- Con dấu phải để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và được quản lý chặt chẽ. Trường hợp cần thiết mang con dấu đi công tác phải được cấp có thẩm quyền cho phép.

5- Người được giao giữ, bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức phải là người có trách nhiệm, có trình độ nghiệp vụ văn thư.

6- Khi mất dấu phải kịp thời báo ngay cho cơ quan Công an để phối hợp giải quyết.

7- Cơ quan, tổ chức được dùng dấu có trách nhiệm thực hiện theo yêu cầu và tạo điều kiện để cơ quan Công an, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu.

V- TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1- Trách nhiệm của cơ quan Công an.

a- Tổng cục Cảnh sát có trách nhiệm:

- Cấp Giấy phép khắc, đăng ký lưu chiểu mẫu con dấu, kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức Việt Nam dùng trong công tác đối ngoại.

- Cấp Giấy phép khắc dấu cho các cơ quan đại diện nước ngoài, cơ quan Lãnh sự nước ngoài và cơ quan đại diện tổ chức Quốc tế liên Chính phủ.

- Cấp Giấy phép mang con dấu vào nước CHXHCN Việt Nam cho các cơ quan, tổ chức nói ở tiết b điểm 2 mục I của Thông tư này.

- Phối hợp với Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc quản lý, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam nói ở tiết a điểm 2 mục I của Thông tư này.

b- Công an các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm:

- Cấp Giấy khắc, đăng ký lưu chiểu mẫu con dấu, cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài nói ở tiết b điểm 2 mục I của Thông tư này.

- Trực tiếp đăng ký mẫu con dấu của các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được Tổng cục Cảnh sát cấp Giấy phép mang con dấu vào Việt Nam; phối hợp với các cơ quan chức năng kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động tại Việt Nam có trụ sở tại địa phương.

2- Trách nhiệm của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội ở Trung ương và UBND cấp tỉnh:

a- Bộ Ngoại giao:

- Thông báo cho các cơ quan có liên quan phía nước ngoài và các cơ quan ngoại giao của Việt Nam nội dung các quy định về việc quản lý, sử dụng con dấu để tổ chức thực hiện.

- Phối hợp với Bộ Công an hướng dẫn việc quản lý, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài sử dụng trong công tác ngoại giao.

- Kiểm tra, thu hồi, giao lại cho cơ quan Công an nơi cấp Giấy phép khắc dấu đối với con dấu của các cơ quan, tổ chức Việt Nam sử dụng trong công tác ngoại giao khi hết chức năng hoạt động hoặc hết giá trị sử dụng.

b- Đối với các Bộ, Ngành, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội ở Trung ương và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương:

- Phối hợp với cơ quan Công an kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu các cơ quan, tổ chức thuộc mình quản lý đang hoạt động tại Việt Nam.

- Ra quyết định thu hồi con dấu của cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý đã giải thể hoặc sáp nhập, đồng thời thông báo cho cơ quan Công an nơi cấp Giấy phép khắc dấu và cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu để thu hồi con dấu.

3- Thông tư này có hiệu lực sau 30 ngày, kể từ ngày ký; thay thế Thông tư số 07/TT-BNV ngày 19/9/1990 của Bộ Nội Vụ (nay là Bộ Công an) hướng dẫn mẫu, việc khắc, quản lý, sử dụng con dấu dùng trong công tác đối ngoại; con dấu của các cơ quan, tổ chức nước ngoài sử dụng trên lãnh thổ nước CHXHCN Việt Nam và các văn bản trái với hướng dẫn tại Thông tư này.

4- Kể từ ngày 30/9/2000 các cơ quan, tổ chức đang sử dụng con dấu dùng trong công tác đối ngoại mà mẫu dấu không đúng với hướng dẫn tại Thông tư này đều phải làm thủ tục để khắc lại theo mẫu dấu mới và nộp lại con dấu cũ cho cơ quan Công an nơi làm thủ tục khắc dấu mới.

5- Các cơ quan, tổ chức nước ngoài không phải là cơ quan đại diện ngoại giao đã được phép khắc con dấu tại Việt Nam, vẫn tiếp tục được sử dụng, nếu khắc lại thì làm thủ tục tại Công an tỉnh, thành phố nơi đóng trụ sở.

6- Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm việc khắc, bảo quản, sử dụng con dấu, tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

7- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội ở Trung ương và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong phạm vi chức năng của mình, tổ chức hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức thuộc mình quản lý thực hiện Thông tư này.

8- Tổng cục Cảnh sát có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Thông tư này.