Điều 1 Thông tư 07-TC-CĐKT-1964 ban hành chế độ chứng từ sổ sách kế toán do Bộ Tài chính ban hành
Thông tư 07-TC-CĐKT-1964 ban hành chế độ chứng từ sổ sách kế toán do Bộ Tài chính ban hành
- Số hiệu: 07-TC-CĐKT
- Loại văn bản: Thông tư
- Ngày ban hành: 21/02/1964
- Nơi ban hành: Quốc hội
- Người ký: Trịnh Văn Bính
- Ngày công báo: Đang cập nhật
- Số công báo: Số 8
- Ngày hiệu lực: 21/02/1964
- Tình trạng hiệu lực: Kiểm tra
MỤC LỤC VĂN BẢN
- Điều 1. – Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào có hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc sử dụng vốn của Nhà nước đều phải ghi chép kế toán. Mỗi khi thành lập một đơn vị kế toán mới (về sản xuất kinh doanh, kiến thiết cơ bản, sự nghiệp hay hành chính), đơn vị mới thành lập phải tổ chức bộ máy kế toán và phải chuẩn bị đầy đủ sổ sách, giấy in cần thiết cho công việc kế toán rồi mới được nhận vốn và bắt đầu công việc chi tiêu.
- Điều 2. – Việc lập chứng từ và ghi chép vào sổ sách kế toán phải đảm bảo phản ánh một cách toàn diện, liên tục, chính xác, có hệ thống tình hình và kết quả sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn của đơn vị dưới hình thức tiền, hiện vật và thời gian lao động, phải đảm bảo cung cấp đúng đắn và kịp thời những tài liệu cần thiết cho việc lập báo biểu kế toán, phải tiện cho việc giám đốc các hoạt động kinh tế tài chính, đồng thời hết sức rõ ràng, dễ hiểu, tránh lặt vặt phức tạp.
- Điều 3. – Khi lập chứng từ và vào sổ sách kế toán thì nhất thiết phải căn cứ vào quy định của các chế độ, thể lệ kế toán của Nhà nước; mỗi nghiệp vụ kinh tế, mỗi việc sử dụng vốn Nhà nước phải được phản ánh vào tài khoản có liên quan đúng với nội dung đã quy định trong các chế độ.
- Điều 4. – Trong việc lập chứng từ và ghi sổ sách kế toán phải lấy “đồng làm đơn vị và ghi đến hào, xu. Ngoại tệ phải quy ra tiền Việt Nam theo giá hối đoái chính thức của Ngân hàng Nhà nước để ghi sổ, đồng thời phải ghi số ngoại tệ trong sổ quỹ.
- Điều 5. – Căn vào điều 12 và điều 43 của điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và dựa và chế độ chứng từ sổ sách kế toán này, các đơn vị chủ quản cấp trung ương (Bộ và cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ) có trách nhiệm quy định các mẫu mực chứng từ sổ sách kế toán sản xuất, kinh doanh và cách thức ghi chép thống nhất cho các đơn vị phụ thuộc và phải được Bộ Tài chính đồng ý trước khi ban hành.
- Điều 6. – Căn cứ vào điều 11 và điều 54 của điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, căn cứ vào các quy định của chế độ chứng từ sổ sách kế toán này và các quy định có liên quan của các chế độ, thể lệ của Nhà nước, các Sở, Ty Tài chính các khu, thành phố, tỉnh giúp Ủy ban hành chính địa phương quy định các mẫu mực chứng từ sổ sách kế toán thích hợp với tình hình đặc điểm của địa phương để áp dụng cho các xí nghiệp địa phương.
- Điều 7. – Dưới sự lãnh đạo của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng vị có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra công việc lập và ghi các chứng từ sổ sách kế toán của các bộ phận có liên quan (như cung tiêu, phân xưởng, kho, quỹ v .v… ) của các đơn vị phụ thuộc, và bảo quản các chứng từ sổ sách và tài sản các tài liệu kế toán khác.
- Điều 8. – Mỗi khi thay đổi cán bộ trong bộ máy kế toán phải thực hiện việc bàn giao giữa cán bộ cũ và cán bộ mới: cán bộ cũ phải bàn giao cho cán bộ mới tất cả công việc kế toán bao gồm sổ sách, chứng từ kế toán và các tài liệu khác, tình hình vào sổ, các công việc đang giải quyết và chưa giải quyết v .v… theo đúng như quy định trong các điều 10, 35, 36 của điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước.
- Điều 9. – Tất cả các bộ phận và cán bộ công nhân viên trong đơn vị kế toán có liên quan đến công việc kế toán đều có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời cho công việc kế toán những chứng từ, tài liệu giải thích cần thiết giúp đỡ cho việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán theo yêu cầu và mẫu quy định của bộ phận kế toán.
- Điều 10. – Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. Lập chứng từ là khởi điểm của công việc kế toán và chứng từ là cơ sở để ghi chép vào trong sổ sách kế toán.
- Điều 11. – Chứng từ kế toán gồm hai loại: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
- Điều 12. – Mọi khoản ghi trong sổ sách kế toán bắt buộc phải có chứng từ gốc xác minh chứng từ gốc phản ánh hoạt động tài vụ, kinh tế của đơn vị kế toán, là cơ sở để lập chứng từ ghi vào sổ và phải đính kèm chứng từ ghi sổ.
- Điều 13. – Bất cứ chứng từ gốc nào cũng phải có đầy đủ những yếu tố cần thiết sau đây:
- Điều 14. – Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ do kế toán trưởng đơn vị quy định (và được kế toán trưởng cấp trên duyệt); mọi chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc ở ngoài gửi đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị (vụ, phòng, ban, tổ kế toán v.v… ) bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới có thể dùng những chứng từ đó để vào sổ.
- Điều 15. – Trong khi kiểm tra chứng từ nếu phát hiện có hành vi vị phạm chính sách, chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước, phải cự tuyệt việc chi tiền và thanh toán, phải kịp thời báo cáo với thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng biết để giải quyết theo đúng như điều lệ, chế độ thể lệ đã quy định.
- Điều 16. – Chứng từ ghi sổ tập hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc theo từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính và ghi rõ cách vào sổ của từng nghiệp vụ đó. Có thể ghi thẳng các số liệu ở các chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ, và cũng có thể tập hợp các số liệu ở các chứng từ gốc vào bảng tổng hợp rồi căn cứ vào bảng tổng hợp mà ghi vào chứng từ ghi sổ.
- Điều 17. – Chứng từ ghi sổ phải phản ánh đủ các yếu tố sau đây:
- Điều 18. – Chứng từ ghi sổ có thể dùng mẫu in sẵn hoặc có thể đóng ngay vào chứng từ gốc một con dấu để ghi quan hệ đối ứng giữa các tài khoản.
- Điều 19. – Chứng từ ghi sổ phải đánh dấu số liên tục từ đầu năm đến cuối năm, cũng có thể đánh số liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng, sang tháng sau lại bắt đầu đánh số lại. Ngày tháng của chứng từ ghi sổ là ngày tháng ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Điều 20. – Kế toán trưởng (hoặc người được kế toán trưởng ủy nhiệm) chịu trách nhiệm ghi rõ cách vào sổ từng sự việc trên chứng từ ghi sổ. Phải căn cứ vào tính chất nghiệp vụ kinh tế và các quy định của chế độ kế toán mà xác định các tài khoản kế toán phải ghi Nợ, ghi Có. Trong một bút toán có thể ghi Nợ vào một tài khoản và ghi Có vào nhiều tài khoản đối ứng, hoặc ngược lại, nhưng tuyệt đối cấm ghi Nợ và nhiều tài khoản đối ứng với bên Có của nhiều tài khoản khác.
- Điều 21. – Các loại chứng từ ghi sổ phải được kế toán trưởng (hoặc nhân viên kế toán được ủy nhiệm) ký duyệt trước khi ghi sổ. Riêng về các chứng từ ghi sổ để điều chỉnh các bút toán sai, ngoài chữ ký của kế toán trưởng, phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị.
- Điều 22. – Khi làm chứng từ cần phải ghi tất cả yếu tố trong chứng từ, nội dung và con số phải chính xác, cụ thể, rõ ràng. Để tránh việc lạm dụng, thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng đơn vị (hoặc người được ủy nhiệm) tuyệt đối không được ký tên duyệt sẵn trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn và giao cho nhân viên để dùng dần. Thủ trưởng đơn vị tuyệt đối không được ký séc trắng.
- Điều 23. – Mẫu chữ ký của thủ trưởng đơn vị, của kế toán trưởng (hoặc người được chính thức ủy nhiệm) phải gửi đến cho đơn vị kế toán cấp trên và các cơ quan tài chính, ngân hàng mà đơn vị giao dịch hàng ngày.
- Điều 24. – Để tránh lầm lẫn và ngăn ngừa sự lạm dụng, tất cả những chứng từ thu, chứng từ chỉ sau khi đã hoàn thành nghiệp vụ (như chứng từ về quỹ tiền mặt, chứng từ thanh toán bằng chuyển khoản ở Ngân hàng) phải được ghi chú bằng cách đóng dấu mực đỏ “đã thu hồi” hay “đã trả hồi” v .v… và nêu rõ ngày, tháng làm nghiệp vụ này.
- Điều 25. – Kế toán trưởng đơn vị có trách nhiệm quy định thủ tục lập và luân chuyển chứng từ trong đơn vị. Các loại chứng từ chuyển đến bộ phận kế toán phải có sổ chuyển giao chứng từ ghi rõ: loại, số lượng tờ, ngày chuyển giao, người nhận chứng từ phải kiểm lại và ký vào sổ chuyển giao.
- Điều 26. – Đối với các loại chứng từ có nhiều liên, phải in rõ ràng liên nào dùng vào việc gì, chuyển đến đâu…và khi in nên dùng giấy mẩu khác nhau để dễ phân biệt, những liên dùng lẫn lộn không có giá trị; nhiều liên cũng chỉ viết một lần, cần viết bằng giấy than.
- Điều 27. – Sổ sách kế toán gồm hai loại:
- Điều 28. – Sổ nhật ký dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính, theo thứ tự thời gian làm thủ tục nghiệp vụ kế toán, nội dung phải phản ánh các yếu tố sau đây:
- Điều 29. – Sổ cái dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế cùng loại theo các tài khoản phân loại chung quy định trong các chế độ kế toán, phản ánh tình hình tổng quát về toàn bộ vốn, nguồn vốn và quá trình sản xuất kinh doanh hoặc sử dụng vốn của đơn vị kế toán.
- Điều 30. – Số kế toán phân tích dùng để ghi chi tiết của một loại vốn, một nguồn vốn hay một nghiệp vụ kinh tế tài chính nào đó của đơn vị kế toán.
- Điều 31. – Sổ sách kế toán phải dùng giấy kê sẵn, phải đánh số trang. Trước khi dùng phải được thủ trưởng đơn vị kế toán kiểm soát ký duyệt số trang và xác nhận tên người giữ sổ. Sổ giao cho cán bộ nào thì cán bộ ấy chịu trách nhiệm về các điều ghi trong sổ và về việc giữ sổ trong thời gian dùng sổ.
- Điều 32. – Trước khi dùng, sổ sách kế toán phải bảo đảm đầy đủ thủ tục sau đây:
- Điều 33. – Cuối năm mỗi đơn vị kế toán phải lập bảng danh sách tất cả các sổ sách kế toán dùng cho năm sau. Danh sách này lập thành hai bản: một bản gửi đơn vị kế toán cấp trên thay cho báo cáo, một bản lưu ở bộ phận kế toán.
- Điều 34. – Sổ sách kế toán phải ghi kịp thời, đầy đủ và chính xác, nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ đã được kiểm tra trước khi ghi sổ.
- Điều 35. – Đơn vị kế toán phải khóa sổ từng tháng vào ngày cuối tháng. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng đều phải ghi vào sổ trong tháng đó trước khi khóa sổ. Tài khoản trong tháng phải kế toán xong sau khi hết tháng và trước khi lập báo biểu cuối tháng. Cấm khóa sổ trước thời hạn để làm báo biểu trước khi hết tháng và cấm làm báo biểu trước khi khóa sổ.
- Điều 36. – Đơn vị kế toán phải lập và thực hiện chế độ kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán:
- Điều 37. – Trước khi tiến hành kiểm kê, bộ phận kế toán phải khóa sổ, kiểm tra các chứng từ và đối chiếu giữa sổ sách với chứng từ, giữa sổ sách với nhau để xác định số phải có về các tài sản kiểm kê.
- Điều 38. – Các đơn vị kế toán phải tiến hành khóa sổ cuối năm vào ngày 31 tháng 12. Trong tất cả các sổ, đối với mỗi tài khoản đều phải tổng kết và tìm ra tổng số phát sinh cả năm, số dư cuối năm. Sau đó ghi số dư này vào cột ngược lại (số dư bên Nợ ghi và bên Có, số dư bên Có ghi vào bên Nợ) và cộng số dư đó với tổng số phát sinh cả năm để tìm ra con số cân bằng giữa bên Nợ và bên Có.
- Điều 39. – Sổ sách mới thể hiện sự tiếp tục công việc kế toán của năm cũ, phải chuyển số dư của tất cả các tài khoản nào còn số dư đến ngày 31-12 năm cũ sang sổ sách năm mới (số dư cuối năm của các tài khoản này trong sổ sách năm cũ sẽ là số dư đầu năm của các tài khoản ấy trong sổ sách năm mới). Bảng tổng kê tài sản cuối năm là chứng từ tổng hợp các số dư của tất cả các tài khoản về năm cũ.
- Điều 40. – Trong công việc kế toán bắt buộc phải dùng mực tốt, không phai. Có thể dùng bút chì mực để lập chứng từ kế toán, cũng có thể dùng máy chữ lập chứng từ và vào sổ tờ rời.
- Điều 41. – Nếu phát hiện sai sót trong việc ghi chép kế toán thì phải đính chính và tùy từng trường hợp, sẽ áp dụng một trong ba phương pháp sau đây:
- Điều 42. – Khi dùng phương pháp cải chính để đính chính những chỗ sai trên các chứng từ sổ sách kế toán thì phải gạch một đường mầu đỏ xóa bỏ chỗ ghi sai để có thể còn trông thấy được nội dung của những chỗ ghi sai xóa bỏ đi; trên chỗ ghi bị xóa bỏ, ghi những con số hoặc những chữ đúng bằng mực thường. Nếu sai lầm chỉ là một chữ số thôi, thì cần phải xóa toàn bộ con số sai và viết lại con số đúng. Cần phải chứng thực chỗ đính chính bằng chữ ký của kế toán trưởng, hay người kế toán trưởng cấp trên, tùy từng trường hợp.
- Điều 43. – Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì trước hết cần phải viết lại bằng mực đó toán tự sai để hủy bỏ toán tự này, sau đó dùng mực thường viết toán tự đúng để thay cho toán tự sai.
- Điều 44. – Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng cho trường hợp bút toán ghi đúng về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, những số tiền ghi lại ít hơn số tiền thực tế phát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế tài chính, hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên các chứng từ.
- Điều 45. – Chứng từ ghi sổ để đính chính cho việc ghi sai bằng phương pháp ghi số âm hoặc bằng phương pháp ghi bổ sung, đều cần phải dẫn chứng số hiệu và ngày tháng của chứng từ ghi sổ sai cần phải đính chính.
- Điều 46. – Những chứng từ do nội bộ đơn vị kế toán phát hành cũng như những chứng từ từ bên ngoài gửi đến đơn vị, nếu thấy sai lầm, thủ tục không đầy đủ, bộ phận kế toán nhất thiết không được tự ý sửa chữa. Nếu phát hiện sai sót trước khi thanh toán thì bộ phận kế toán phải kịp thời trả lại cho đơn vị, bộ phận hay cán bộ lập chứng từ để điều chỉnh hoặc làm thêm thủ tục cần thiết. Nếu phát hiện ra sai sót khi thanh toán thì bộ phận kế toán sẽ giữ lại những chứng từ đó để làm căn cứ ghi sổ, nhưng phải báo cáo ngay cho đơn vị, bộ phận, người lập chứng từ sai đó để điều chỉnh.
- Điều 47. – Những chứng từ gốc về thu chi tiền mặt, về tiền gửi Ngân hàng, về xuất nhập vật tư, nếu có sai về số tiền, số lượng, tên người lĩnh, tên người nộp v .v… và được phát hiện kịp thời trước khi thực hiện thì phải hủy bỏ và thay thế bằng chứng từ gốc khác.
- Điều 48. – Các tài liệu kế toán (chứng từ sổ sách kế toán, báo cáo quyết toán và các tài liệu khác liên quan tới kế toán) phải được bảo quản theo đúng quy định của điều lệ về “công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ” đã ban hành theo Nghị định số 142-CP ngày 28-9-1963 của Hội đồng Chính phủ.
- Điều 49. – Hàng tháng khi công việc vào sổ đã xong, sổ sách đã được đối chiếu, kiểm soát và khóa sổ thì tất cả chứng từ kế toán của tháng (chứng từ gốc, chứng từ tổng hợp và chứng từ ghi sổ) phải sắp xếp theo loại, trong từng loại sắp xếp theo thứ tự thời gian, đóng thành quyển hoặc gói buộc cẩn thận, trên mặt ngoài ghi rõ:
- Điều 50. – Theo quy định của điều lệ về công tác lưu trữ thì các tài liệu kế toán chi được tạm giữ ở bộ phận kế toán trong thời gian nhiều nhất là một năm sau niên độ kế toán .
- Điều 51. – Các tài liệu kế toán, dù tạm giữ ở bộ phận kế toán hay lưu trữ chung của đơn vị, đều phải sắp xếp gọn gàng theo quy định chung của Cục Lưu trự, và bảo quản chu đáo trong các tủ và phòng có khóa chắc chắn để tránh mất mát hư hỏng. Phải có thống kê và nội quy bảo quản. Việc cho mượn khai thác tài liệu kế toán phải theo đúng các điều khoản về giữ gìn bí mật Nhà nước.
- Điều 52. – Các đơn vị kế toán chỉ được lưu lại các hồ sơ, tài liệu kế toán ở bộ phận lưu trữ chung của đơn vị trong thời gian nhiều nhất là mười năm, sau thời hạn đó phải đem nộp vào kho lưu trữ trung ương hoặc kho lưu trữ địa phương (tùy theo trường hợp). Khi nộp phải có thống kê và có biên bản giao nhận.
- Điều 53. – Thời hạn bảo quản các tài liệu kế toán ở mỗi đơn vị sẽ do bộ phận lưu trữ chung của đơn vị đề nghị quy định theo sự hướng dẫn của Cục Lưu trữ.
- Điều 54. – Các loại chứng từ, ấn chỉ chưa sử dụng như séc, biên lai tiền mặt, giấy giao hàng, giấy nhận hàng, các mẫu in tờ rời, v .v… đều do đơn vị kế toán mở sổ theo dõi cho từng loại và bảo quản chặt chẽ chu đáo.
- Điều 55. – Hồ sơ tài liệu kế toán lưu trữ của một đơn vị kế toán này sát nhập vào một đơn vị kế toán khác, hoặc của hai đơn vị nhập làm một đơn vị mới sẽ do bộ phận lưu trữ của đơn vị tiếp thu hay đơn vị mới lập thu nhận và bảo quản.
- Điều 56. – Chế độ chứng từ sổ sách kế toán này áp dụng cho các ngành xí nghiệp quốc doanh (và công tư hợp doanh), cơ quan hành chính sự nghiệp.
- Điều 57. – Các quy định trái với chế độ này đều bãi bỏ.
- Điều 58.