BỘ TÀI CHÍNH Số : 07-TC-CĐKT | VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA ****** Hà Nội, ngày 21 tháng 02 năm 1964 |
BAN HÀNH CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
Chứng từ sổ sách kế toán có ý nghĩa rất lớn trong việc lãnh đạo sản xuất kinh doanh, trong việc quản lý kinh phí ở các cơ quan hành chính sự nghiệp. Nó là công cụ không thể thiếu được để giám đốc và phân tích các hoạt động tinh tế, sử dụng vốn và vật tư; chứng từ sổ sách kế toán có tác dụng rất lớn trong việc bảo vệ tài sản của Nhà nước. Tổ chức tốt việc lập, luân chuyển, ghi sổ, kiểm tra chứng từ và sổ sách kế toán giúp cho các ngành, các cấp có thể ngăn ngừa các hiện tượng tham ô lãng phí.
Sau khi ban hành điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, một số xí nghiệp, công trường, nông trường, cơ quan…đã bắt đầu chấn chỉnh công tác ghi chép chứng từ sổ sách kế toán. Nhưng đi sâu vào một số đơn vị thì thấy tình trạng khá phổ biến là việc tính toán, phản ánh trên các chứng từ sổ sách kế toán còn nhiều thiếu sót. Chứng từ sổ sách kế toán không làm đúng nguyên tắc, không được kiểm soát chặt chẽ, đã mở đường cho nhiều vụ tham ô. Theo tổng kết của một ngành thì 80% số vụ tham ô là do kỷ luật chứng từ không chặt chẽ.
Trong một ngành, mỗi đơn vị kế toán dùng một phương pháp ghi chép riêng, mẫu mực chứng từ sổ sách không thống nhất. Việc quy định mẫu mực, chứng từ sổ sách còn tùy tiện, do đó sinh ra phức tạp, rườm rà, số lượng bản quá nhiều gây lãng phí thời gian và giấy tờ. Việc bảo quản chứng từ sổ sách chưa được chặt chẽ, để mất mát, thất lạc, khó khăn cho việc tra cứu, gây ra sự lợi dụng chứng từ để tham ô.
Nguyên nhân của tình hình trên một phần do các thủ trưởng đơn vị, các kế toán trưởng chưa thấy hết tầm quan trọng của chứng từ sổ sách kế toán, chưa quan tâm hoặc chưa quan tâm đầy đủ đến việc chấn chỉnh, chỉ đạo công việc ghi chép chứng từ sổ sách theo đúng như quy định của điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước; các cán bộ ở các môn khác trong đơn vị cũng chưa thấy nhiệm vụ của mình là phải phục vụ tốt cho công việc ghi chép kế toán; mặt khác do chưa có một chế độ quy định những nguyên tắc cụ thể và thống nhất về chứng từ sổ sách kế toán.
Để bổ cứu tình hình trên, Bộ Tài chính quy định chế độ chứng từ sổ sách kế toàn kèm theo đây, nhằm:
- Cụ thể hóa những nguyên tắc về chứng từ sổ sách kế toán nêu trong điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, tạo điều kiện cho các đơn vị kế toán chấp hành được nghiêm chỉnh, thống nhất;
- Đưa công tác lập, ghi chép và bảo quản chứng từ sổ sách kế toán vào chế độ, kỷ luật chặt chẽ nhằm phát huy tác dụng của chứng từ sổ sách kế toán trong việc tăng cường quản lý kinh tế tài chính.
Để thi hành chế độ chứng từ sổ sách kế toán này, Bộ Tài chính đề nghị các ngành, các địa phương:
- Có kế hoạch phổ biến rộng rãi chế độ này đến các đơn vị kế toán;
- Dựa vào chế độ này, quy định các mẫu mực chứng từ sổ sách, cách thức ghi chép thống nhất cho các đơn vị phụ thuộc;
- Tăng cường công tác kiểm tra chứng từ sổ sách kế toán;
- Một số ngành như Ngoại thương, Ngân hàng Nhà nước sẽ cùng với Bộ Tài chính nghiên cứu quy định cụ thể về một số điểm như việc ghi chép ngoại tệ, mẫu mực và cách sử dụng chứng từ sổ sách kế toán bằng máy v .v… cho thích hợp với tình hình đặc điểm của ngành.
| KT. BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH |
CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
Việc lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, ghi sổ, bảo quản các tài liệu kế toán phải có sự phân công rõ ràng trong đơn vị và có người chuyên trách.
Để có căn cứ giám đốc và phân tích xem việc hoàn thành cáo nghiệp vụ kinh tế tài chính có được chính xác, hợp lý và hợp pháp không, đồng thời để giám đốc hoạt động của những người phụ trách nhằm đấu tranh để bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa theo quy định của Nhà nước, mọi hoạt động có liên quan đến tiền, đến tài sản của tất cả các bộ phận trong đơn vị kế toán đều phải có chứng từ hợp lệ. Chứng từ hợp lệ là chứng từ lập đúng với sự thực,đúng với thể lệ và chế độ của Nhà nước, có đầy đủ yếu tố cần thiết, tính toán đúng.
Điều 11. – Chứng từ kế toán gồm hai loại: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
Điều 13. – Bất cứ chứng từ gốc nào cũng phải có đầy đủ những yếu tố cần thiết sau đây:
1. Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu lĩnh vật liệu, phiếu giao hàng v .v… )
2. Tên, địa chỉ của xí nghiệp, cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ;
3. Tên, địa chỉ của xí nghiệp, cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;
4. Nội dung sự việc phát sinh ra chứng từ;
5. Số lượng giá đơn vị, thành tiền;
6. Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
7. Chữ ký của nhân viên chịu trách nhiệm về tính chất chính xác của nghiệp vụ đó và thủ tục chứng từ (chữ ký của thủ trưởng xí nghiệp, cơ quan đơn vị hay người được ủy nhiệm, chữ ký của nhân viên lập chứng từ, chữ ký của nhân viên hoàn thành nghiệp vụ đó), dấu của xí nghiệp, đơn vị, cơ quan.
Ngoài ra tùy theo tính chất nghiệp vụ, tùy theo loại chứng từ có thể thêm một vài yếu tố khác nữa.
Khi kiểm tra chứng từ thì phải xem:
- Việc ghi các yếu tố cần thiết có đầy đủ không;
- Việc tính toán trong chứng từ có đúng không, có chính xác không;
- Nội dung của chứng từ có hợp pháp không, có đúng chế độ thể lệ hiện hành của Nhà nước không, có phù hợp với định mức và dự toán đã được phê chuẩn không v.v…
Đối với chứng từ gốc mà thủ tục không đầy đủ, con số không đúng thì phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ dùng để xác minh các điều ghi trong phần kế toán tổng hợp.
Điều 17. – Chứng từ ghi sổ phải phản ánh đủ các yếu tố sau đây:
1. Số liệu của chứng từ ghi sổ;
2. Ngày lập chứng từ ghi sổ;
3. Số hiệu, tên chứng từ gốc kèm theo và nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế đã được phản ánh trên chứng từ gốc;
4. Số hiệu hoặc tên tài khoản phải ghi Nợ, số hiệu hoặc tên tài khoản phải ghi Có;
5. Số tiền phải ghi vào sổ cái (bên Nợ, bên Có)
6. Tên, chữ ký của cán bộ, nhân viên lập chứng từ ghi sổ, tên, chữ ký của kế toán trưởng (hay người được kế toán trưởng ủy nhiệm).
Nếu chứng từ ghi sổ phản ánh quan hệ đối ứng của một tài khoản Nợ với nhiều tài khoản Có hay ngược lại thì mỗi tài khoản đối ứng phải ghi một số tiền, tổng số tiền của bên Nợ bằng tổng số tiền bên Có của mỗi chứng từ ghi sổ.
Khi dùng mẫu in sẵn để làm chứng từ ghi số phải chú thích trên chứng từ ghi sổ số bản chứng từ gốc kèm theo và trên mỗi chứng từ gốc kèm theo phải ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ, ngày lập chứng từ ghi sổ để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
THỦ TỤC LẬP, LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ:
Mẫu chữ ký của người được ủy nhiệm ký các phiếu xuất kho hàng hóa, vật liệu, thành phẩm hay bán thành phẩm v .v… phải gửi đến cho thủ kho và bộ phận kế toán.
Khi bộ phận kế toán hoàn trả lại các chứng từ thiếu sót để làm thủ tục thêm hoặc để điều chỉnh, cũng phải ghi sổ chuyển giao chứng từ.
Điều 27. – Sổ sách kế toán gồm hai loại:
- Sổ của phần kế toán tổng hợp là sổ nhật ký và sổ cái;
- Sổ của phần kế toán phân tích.
- Ngày, tháng ghi sổ;
- Số thứ tự ghi sổ nhật ký;
- Loại chứng từ, số hiệu chứng từ;
- Số tiền của từng chứng từ ghi vào sổ nhật ký.
Sổ cái cần phản ánh các tài liệu cần thiết sau đây:
- Ngày tháng ghi sổ, số hiệu của chứng từ ghi sổ;
- Số tiền của sự việc phát sinh ở bên Nợ và bên Có của mỗi tài khoản theo quan hệ đối ứng của các tài khoản.
Đơn vị kế toán phải căn cứ theo quy định của chế độ kế toán và yêu cầu quản lý để mở các sổ phân tích về tài sản cố định, vật liệu, thành phẩm, thanh toán với chủ nợ, khách hàng, công trình chưa hoàn thành, chi phí sản xuất v .v…
Sổ kế toán phân tích cần nêu rõ nội dung của nghiệp vụ, số hiệu và tên của chứng từ, số tiền của chứng từ gốc.
Đối với kế toán vật liệu, thành phẩm, hàng hóa phần phân tích vừa ghi số tiền vừa ghi số lượng, hiện vật. Tổng cộng số dư của các sổ phân tích của các tiểu khoản (hoặc tài khoản chi tiết) thuộc một tài khoản phân loại chung bằng số dư của tài khoản phân loại chung đó.
Sổ sách kế toán có thể là sổ đóng thành quyển hay sổ tờ rời. Đối với sổ của phần kế toán tổng hợp, nếu dùng tờ rời làm sổ nhật ký hay sổ nhật ký chứng từ thì sổ cái phải là sổ đóng thành quyển, ngược lại nếu dùng sổ đóng thành quyển làm sổ nhật ký (hay sổ nhật ký chứng từ) thì có thể dùng tờ rời làm sổ cái. Tuy là tờ rời, khi dùng xong cũng phải đóng thành quyển. Sổ quỹ tiền mặt nhất thiết phải là sổ đóng thành quyển.
Điều 32. – Trước khi dùng, sổ sách kế toán phải bảo đảm đầy đủ thủ tục sau đây:
1. Đối với sổ sách đóng thành quyển:
a) Phải có nhãn hiệu ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ, số hiệu và tên tài khoản tổng hợp (nếu là sổ chi tiết, tên tài khoản tổng hợp và tên tài khoản chi tiết) niên độ kế toán và thời kỳ ghi sổ.
b) Trang đầu sổ phải ghi họ tên cán bộ ghi sổ, ngày bắt đầu vào sổ và ngày chuyển giao cho cán bộ khác thay;
c) Đánh số tranh và giữa hai trang đóng dấu đơn vị kế toán;
d) Trang cuối sổ phải ghi số lượng trang của sổ; thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng phải ký xác nhận ở trang đầu và trang cuối.
2. Đối với sổ tờ rời:
a) Đầu mỗi tờ phải ghi: tên đơn vị kế toán, số thứ tự của tờ rời, số hiệu, tên tài khoản; tháng dùng, họ tên cán bộ ghi sổ;
b) Các tờ rời trước khi dùng phải được thủ trưởng đơn vị ký nhận hoặc đóng dấu của đơn vị kế toán và ghi vào sổ đăng ký, trong đó ghi rõ: số thứ tự, ký hiệu các tài khoản, ngày xuất dùng v .v…
c) Các số tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự thời gian hay xếp theo thứ tự tài khoản trong các tủ hoặc hộp có khóa và thiết bị cần thiết như ngăn, bản chỉ dẫn v .v… để tránh mất mát, lẫn lộn.
Trong năm nếu cần mở thêm sổ sách, bộ phận kế toán phải điều thêm vào bản danh sách lưu ở đơn vị, đồng thời phải báo cho đơn vị kế toán cấp trên biết.
Đơn vị kế toán phải lập hội nghị ghi sổ, định kỳ ghi sổ cho từng loại sổ sách để bảo đảm cho báo cáo kế toán được kịp thời và chính xác.
Sổ sách phải giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp, chữ và con số phải rõ ràng ngay ngắn, không tẩy xóa, không viết xen kẽ, không dán đè, phải tôn trọng dòng kẻ trong sổ sách, không chữa thêm móc thêm trên những khoản giấy trắng giữa hai dòng kẻ hoặc những khoản giấy trắng ở đầu trang, cuối trang sổ. Mỗi dòng gạch khi cộng sổ cũng phải nằm trên dòng kẻ.
Cuối trang phải cộng đuổi, số cộng ở dòng cuối trang sẽ ghi : “Chuyển trang sau” và dòng đầu trang sẽ ghi “Chuyển sang”.
Sau khi ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào sổ thì trên chứng từ cần ghi ký hiệu (thường ghi tắt chữ V ) để tránh việc ghi hai lần hoặc ghi sót. Cũng có thể viết số trang của sổ sách vào chứng từ đó.
Hàng ngày phải khóa sổ quỹ tiền mặt.
Điều 36. – Đơn vị kế toán phải lập và thực hiện chế độ kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán:
- Đối chiếu giữa các sổ phân tích với số tổng hợp, ít nhất mỗi tháng một lần.
- Đối chiếu giữa sổ quỹ và tiền mặt ở quỹ hàng ngày;
- Đối chiếu giữa sổ sách kế toán và sổ sách của kho, ít nhất mỗi tháng một lần.
- Đối chiếu giữa số tiền gửi Ngân hàng với Ngân hàng, mỗi tuần lễ một lần.
- Đối chiếu số dư chi tiết về các tài khoản thanh toán nợ và khách hàng với từng chủ nợ, từng khách hàng, ít nhất ba tháng một lần.
Khi kiểm kê nếu các tài liệu kiểm kê không khớp với sổ sách, phải lập biên bản kiểm kê để làm căn cứ làm chứng từ vào sổ.
Những dòng kẻ còn lại trong trang sổ khi khóa phải gạch chéo để hủy bỏ.
Sau khi báo cáo quyết toán năm được duyệt, nếu cấp trên phát hiện sai và ra lệnh đính chính các số liệu báo cáo quyết toán có liên quan đến sổ sách kế toán và số dư của một số tài khoản, thì đơn vị kế toán phải dựa vào tài liệu chính thức đã được duyệt mà tiến hành lập các chứng từ đính chính rồi căn cứ vào đó mà ghi vào sổ sách năm nay (đính chính vào tháng được duyệt y quyết toán) đồng thời phải ghi chú vào trang cuối, dòng cuối của sổ sách kế toán năm trước những số liệu đúng kèm theo bản sao chứng từ đính chính để tiện tra cứu.
Tuyệt đối cấm tẩy xóa, cấm lấy giấy dán đè, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa; các chứng từ sai nếu đã ghi vào sổ sách kế toán rồi thì không được tự ý xé bỏ, thay thế.
- Phương pháp cải chính (còn gọi là phương pháp xóa bỏ)
- Phương pháp ghi số âm (còn gọi là phương pháp đính chính bằng mực đỏ)
- Phương pháp ghi bổ sung.
Phương pháp này có thể áp dụng cho những trường hợp sai lầm sau đây:
- Sai lầm trong diễn giải không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản.
- Sai lầm phát hiện ra nhưng không ảnh hưởng đế số tiền tổng cộng toàn chữ.
Phương pháp này có thể áp dụng cho các trường hợp sai lầm sau đây:
- Sai về quan hệ đối ứng giữa các khoản mà phân lục đã ghi sổ kế toán, không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;
- Khi đã gửi bảng tổng kết tài sản đi rồi mới phát hiện sai lầm;
- Sai lầm trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần, hoặc con số ghi sai lớn hơn con số phải có.
Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng ký.
Khi dùng phương pháp này để đính chính chỗ sai thì phải lập thêm một bút toán bổ sung, số tiền cần ghi thêm là số chênh lệch giữa số tiền đúng cần phải ghi với số tiền đã ghi. Bút toán này viết bằng mực thường.
Trên chứng từ sai sẽ dùng mực đỏ gạch chéo góc từ trên xuống dưới và đóng dấu đỏ “hủy bỏ” có ghi chú “thay thế bằng chứng từ số …ngày…tháng…” . Chứng từ sai nhất thiết phải giữ lại không được xé vứt đi, phải dán vào cuống. Trên mảnh cuống cũng phải đánh dấu “hủy bỏ”. Nếu chứng từ có nhiều liên, tất cả các liên đều dánh lại vào mảnh cuống và đề đóng dấu “hủy bỏ”.
BẢO QUẢN CHỨNG TỪ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
- Tên đơn vị;
- Niên độ, tháng;
- Số hiệu chứng từ ghi sổ: Số đầu và số cuối
Đối với sổ sách kế toán, các báo biểu kế toán và các tài liệu khác có liên quan cuối năm cũng sắp xếp lại và bảo quản như trên, (đóng gói, buộc, liệt kê ngoài gói)
Sau thời hạn đó phải đem nộp tất cả các tài liệu kế toán cho bộ phận lưu trữ chung của đơn vị.
Trong thời gian tài liệu còn tạm giữ ở bộ phận kế toán, kế toán trưởng đơn vị có trách nhiệm tổ chức công việc bảo quản. Trong thời gian lưu trữ ở bộ phận lưu trữ chung của đơn vị, người phụ trách lưu trữ chung và thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm tổ chức công việc bảo quản.
Chỉ được hủy các tài liệu kế toán sau khi có quyết định của hội đồng đánh giá hồ sơ tài liệu lưu trữ.
Khi xuất dùng phải được kế toán trưởng phê chuẩn, người lĩnh và người phát đều phải ký vào sổ theo dõi. Định kỳ phải kiểm kê đối chiếu theo đúng chế độ kiểm kê tài sản của Nhà nước.
Những tờ ấn chỉ mẫu (tem, biên lai, v .v… ) khi trao cho ai phải đóng dấu “bản mẫu” lên trên tờ ấn chỉ để tránh lợi dụng.
Hồ sơ, tài liệu kế toán của đơn vị giải thể phải được nộp vào kho lưu trữ theo lệnh của đơn vị kế toán cấp trên.
Hồ sơ, tài liệu kế toán của các đơn vị có tính chất tạm thời thì khi đơn vị đó giải thể sẽ do đơn vị kế toán cấp trên trực tiếp thu nhận và bảo quản.
Trong trường hợp một đơn vị được tách ra làm hai hoặc nhiều hơn đơn vị khác thì phần hồ sơ tài liệu kế toán lưu trữ liên quan đến công việc của đơn vị nào sẽ do đơn vị ấy tiếp thu để sử dụng và bảo quản.
Thông tư 07-TC-CĐKT-1964 ban hành chế độ chứng từ sổ sách kế toán do Bộ Tài chính ban hành
- Số hiệu: 07-TC-CĐKT
- Loại văn bản: Thông tư
- Ngày ban hành: 21/02/1964
- Nơi ban hành: Bộ Tài chính
- Người ký: Trịnh Văn Bính
- Ngày công báo: 25/03/1964
- Số công báo: Số 8
- Ngày hiệu lực: 21/02/1964
- Tình trạng hiệu lực: Chưa xác định