Chương 4 Thông tư 02/2014/TT-NHNN quy định về tiêu hủy tiền in hỏng, đúc hỏng, giấy in tiền hỏng, kim loại đúc tiền hỏng do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành

1. Trường hợp có thừa, thiếu, nhầm lẫn trong công đoạn giao nhận: Tổ giao nhận nhận bó, gói, thùng tiền có thừa, thiếu, nhầm lẫn theo số lượng thực tế nguyên niêm phong, đồng thời lập 03 liên biên bản thừa, thiếu, nhầm lẫn (theo Mẫu biểu số 05 đính kèm Thông tư này). Thủ kho cơ sở in, đúc tiền giữ 01 liên, vào sổ sách và báo cáo Giám đốc cơ sở in, đúc tiền để xử lý; 01 liên đính kèm bó, gói, thùng tiền có thừa, thiếu, nhầm lẫn; 01 liên gửi Hội đồng tiêu hủy vào cuối ngày làm việc.

2. Trường hợp có thừa, thiếu, nhầm lẫn trong công đoạn kiểm đếm: người kiểm đếm ghi vào mặt sau niêm phong cũ số thừa, thiếu hoặc sai mệnh giá; ký xác nhận; đồng thời báo cho giám sát viên kiểm tra, ký xác nhận vào mặt sau của niêm phong cũ.

Cuối ngày làm việc, Tổ kiểm đếm căn cứ vào niêm phong có thừa, thiếu, nhầm lẫn; lập bảng kê (theo Mẫu biểu số 09 đính kèm Thông tư này) và biên bản thừa, thiếu, nhầm lẫn gửi Hội đồng tiêu hủy (theo Mẫu biểu số 10 đính kèm Thông tư này).

3. Trong công đoạn cắt hủy, trường hợp có nghi vấn, cán bộ cắt hủy kiểm tra lại; nếu có thừa, thiếu báo cáo Hội đồng tiêu hủy, Hội đồng giám sát để lập biên bản, tìm nguyên nhân và biện pháp xử lý.

4. Cuối đợt tiêu hủy tiền in, đúc hỏng, căn cứ vào biên bản thừa, thiếu, nhầm lẫn kèm bảng kê niêm phong có thừa, thiếu hàng ngày của các tổ gửi đến, Hội đồng tiêu hủy lập biên bản tổng hợp tình hình thừa, thiếu, nhầm lẫn (theo Mẫu biểu số 11 đính kèm Thông tư này); đồng thời yêu cầu cơ sở in, đúc tiền xử lý các trường hợp nêu trên.

1. Tại mỗi tổ công tác phải mở và thực hiện ghi chép các loại sổ sách theo dõi việc nhập kho, xuất kho, kiểm đếm, giao nhận, cắt hủy, gửi/nhập lại kho hàng ngày.

2. Kế toán phải thực hiện ghi chép đầy đủ kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho tiền in, đúc hỏng vào các loại sổ chi tiết, tổng hợp theo đúng quy định (theo Mẫu biểu số 02A, 02B, 02C, 02D, 03A, 03B, 04A, 04B đính kèm Thông tư này).

3. Kết thúc đợt tiêu hủy tiền in, đúc hỏng, Hội đồng tiêu hủy lập báo cáo kết quả tiêu hủy tiền in, đúc hỏng có xác nhận của Hội đồng giám sát (theo Mẫu biểu số 17 đính kèm Thông tư này) để báo cáo Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và gửi các đơn vị liên quan: Hội đồng giám sát, Vụ Kiểm toán nội bộ, Vụ Tài chính - Kế toán, Cục Phát hành và Kho quỹ, cơ sở in, đúc tiền.

4. Các loại biên bản chứng từ, sổ sách, báo cáo dùng trong công tác tiêu hủy tiền in, đúc hỏng phải có đủ chữ ký của các thành phần được quy định cụ thể tại Phụ lục mẫu biểu báo cáo đính kèm Thông tư này và được quản lý theo chế độ “Mật” "