QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH THUẬN

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;

Căn cứ Chỉ thị số 15-CT/TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 2887/QĐ-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận về phê duyệt Quy hoạch phát triển Bưu chính, Viễn thông và Công nghệ thông tin tỉnh Bình Thuận đến năm 2020 và định hướng đến năm 2025;

Xét đề nghị của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tại Tờ trình số 1027/TTr-VP ngày 22 tháng 3 năm 2016,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Thuận.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.

QUY CHẾ

QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH THUẬN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 866/QĐ-UBND ngày 28 tháng 3 năm 2016 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về cách thức tổ chức, quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Thuận, gồm:

a) Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh;

b) Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các đơn vị trực thuộc các cơ quan chuyên môn;

c) Ủy ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị trực thuộc (bao gồm Ủy ban nhân dân cấp xã).

2. Quy chế này áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức tham gia quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tại các cơ quan hành chính Nhà nước.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu điện tử có liên quan đến một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một số đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, xử lý công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan hành chính Nhà nước hoặc của cá nhân.

2. Văn bản điện tử: Là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu, được ban hành kèm theo chữ ký điện tử (do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp), các văn bản có dấu của tổ chức được quét (scan), các tập tin văn bản điện tử khác, được truyền nhận thông qua hệ thống thư điện tử, phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, hệ thống một cửa điện tử, hệ thống truyền nhận thông điệp khác trong cơ quan hành chính Nhà nước.

3. Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (viết tắt là QLVB&ĐH):

Là phần mềm được xây dựng nhằm phục vụ công tác quản lý, điều hành của từng cơ quan hành chính Nhà nước và trao đổi, chia sẻ văn bản, dữ liệu điện tử giữa cơ quan hành chính Nhà nước với nhau thông qua những chức năng cơ bản như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, xử lý văn bản và công việc qua hồ sơ công việc, chuyển nhận văn bản qua môi trường mạng máy tính, trao đổi nội bộ, lập lịch công tác và quản lý công tác của cơ quan Nhà nước; quản lý tài nguyên, chia sẻ tài liệu, hồ sơ công việc và báo cáo thống kê.

4. Người sử dụng: Là cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan tại khoản 1, Điều 1 Quy chế này.

Điều 3. Mục đích ban hành Quy chế

1. Nhằm triển khai đồng bộ, thống nhất và sử dụng hiệu quả phần mềm QLVB&ĐH trong cơ quan hành chính Nhà nước, đẩy nhanh tiến độ xử lý văn bản, tăng cường tính công khai, minh bạch trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước; đồng thời, xây dựng cơ sở dữ liệu về tiếp nhận, xử lý và luân chuyển văn bản liên thông qua môi trường mạng trong cơ quan hành chính Nhà nước, làm cơ sở quan trọng cho việc xây dựng Chính quyền điện tử của tỉnh.

2. Phát huy vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cải cách hành chính, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý của cơ quan hành chính Nhà nước.

Điều 4. Tích hợp chữ ký số vào phần mềm QLVB&ĐH

1. Văn bản điện tử luân chuyển trên phần mềm QLVB&ĐH trong cơ quan hành chính Nhà nước phải được tích hợp chữ ký số theo đúng các quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản liên quan nhằm đảm bảo tính xác thực, an toàn, bảo mật, tin cậy của dữ liệu.

2. Chữ ký số sử dụng trên phần mềm QLVB&ĐH trong cơ quan hành chính Nhà nước do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ cơ quan hành chính Nhà nước tích hợp chữ ký số khi triển khai phần mềm QLVB&ĐH.

Chương II

LUÂN CHUYỂN, CẬP NHẬT, GỬI, NHẬN VÀ LƯU VĂN BẢN ĐIỆN TỬ BẰNG PHẦN MỀM QLVB&ĐH

Điều 5. Luân chuyển, xử lý văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan

Việc luân chuyển, xử lý văn bản điện tử trên phần mềm QLVB&ĐH trong nội bộ cơ quan hành chính Nhà nước do Thủ trưởng cơ quan quy định bằng quy chế, quy trình cụ thể, đảm bảo tuân thủ theo quy trình khép kín: Từ khâu tiếp nhận đến khâu xử lý và kết thúc từng hồ sơ; xác định rõ trách nhiệm của từng tập thể, cá nhân về chất lượng, tiến độ và khối lượng công việc.

Việc phân công người có thẩm quyền chuyển xử lý văn bản được quy định theo quy trình ứng dụng phần mềm QLVB&ĐH của từng cơ quan.

Điều 6. Quy định đối với văn thư

1. Tiếp nhận, cập nhật văn bản đến:

Văn bản đến phải đảm bảo cập nhật đầy đủ thông tin theo quy định của nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

a) Khi tiếp nhận văn bản đến bằng đường công văn thông thường, văn thư cơ quan có trách nhiệm (đối với văn bản do các cơ quan chưa ứng dụng phần mềm QLVB&ĐH gửi đến):

- Chuyển văn bản giấy thành văn bản điện tử bằng hình thức quét (scan);

- Nhập thông tin văn bản đến vào phần mềm QLVB&ĐH và đính kèm văn bản điện tử;

- Chuyển văn bản điện tử đến lãnh đạo có thẩm quyền để xử lý trong thời hạn được quy định kể từ khi nhận được văn bản đến; đồng thời, chuyển văn bản giấy đến cho người được giao để lập hồ sơ công việc theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.

b) Khi tiếp nhận văn bản đến liên thông qua phần mềm QLVB&ĐH, văn thư cơ quan có trách nhiệm:

Kiểm tra tập tin (file) văn bản đến, nếu văn bản đã được ký số thì tiếp nhận và chuyển đến lãnh đạo có thẩm quyền để xử lý trong thời hạn được quy định kể từ khi nhận được văn bản đến; trường hợp văn bản đến chưa thực hiện ký số thì từ chối tiếp nhận.

2. Phát hành văn bản đi:

Khi nhận được hồ sơ văn bản đã được người có thẩm quyền duyệt nội dung, văn bản điện tử đã được chuyển đến mục “Văn bản chờ ban hành” trên phần mềm QLVB&ĐH, văn thư cơ quan thực hiện:

a) Cấp số và ngày, tháng, năm của văn bản đi trên phần mềm QLVB&ĐH, sau đó chuyển cho lãnh đạo để thực hiện ký số cá nhân;

b) Thực hiện ký số của cơ quan lên văn bản điện tử (sau khi nhận được văn bản điện tử có chữ ký số của lãnh đạo) và phát hành văn bản điện tử đến các cơ quan, đơn vị theo quy định tại Quyết định số 3485/QĐ-UBND ngày 07 tháng 12 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận ban hành Quy định về quản lý, sử dụng chữ ký số trong việc gửi, nhận và sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Thuận.

Điều 7. Quy định đối với cán bộ, công chức, viên chức xử lý văn bản

1. Tiếp nhận văn bản đến trên phần mềm QLVB&ĐH:

Cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp xử lý văn bản phải cập nhật các thông tin xử lý văn bản và hồ sơ công việc do mình thụ lý vào phần mềm QLVB&ĐH để các thông tin về xử lý văn bản được quản lý đầy đủ trong cơ sở dữ liệu. Phải thường xuyên kiểm tra văn bản được phân công xử lý trên phần mềm QLVB&ĐH trong ngày làm việc để kịp thời xử lý văn bản được phân công. Cán bộ, công chức, viên chức phải xử lý văn bản trong thời hạn được quy định.

2. Xử lý văn bản đến:

Khi nhận được hồ sơ văn bản đến trên phần mềm QLVB&ĐH:

a) Nếu hồ sơ chỉ nhận để biết, không xử lý tiếp theo thì chọn lệnh “Lưu tham khảo”.

b) Nếu hồ sơ thuộc trường hợp phải xử lý tiếp theo:

- Lập phiếu trình xử lý công việc (nếu có) và dự thảo văn bản để trình người có thẩm quyền xử lý tiếp theo xem xét, giải quyết trên nền hồ sơ văn bản đến. Lưu ý phải thực hiện đúng quy trình khép kín, cập nhật đầy đủ thông tin, ghi trích yếu, gắn đầy đủ tập tin (file) văn bản dự thảo, phiếu trình (nếu có);

- Thường xuyên theo dõi quá trình xử lý hồ sơ, kịp thời tiếp thu, hoàn chỉnh nội dung hồ sơ theo yêu cầu của người có thẩm quyền;

- Sau khi hồ sơ đã được người có thẩm quyền cuối cùng thẩm duyệt nội dung thì chọn lệnh “Chuyển ban hành” đến bộ phận văn thư để thực hiện thủ tục ký số và phát hành theo khoản 2, Điều 7 Quy chế này.

c) Trường hợp văn bản đến phải chờ tập hợp hồ sơ liên quan, chờ xác minh, thì phải cập nhật thông tin liên quan đến quá trình vào trong hồ sơ xử lý văn bản.

Điều 8. Quy định đối với cấp lãnh đạo đơn vị

Đối với lãnh đạo đơn vị (Thủ trưởng, Phó thủ trưởng): Thường xuyên theo dõi trên phần mềm QLVB&ĐH để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản của các phòng ban trong cơ quan, kịp thời đôn đốc xử lý các văn bản đến tồn đọng hay trễ hạn (nếu có).

a) Lãnh đạo đơn vị sử dụng chức năng “Chuyển xử lý” của phần mềm để chuyển văn bản đến các cá nhân hoặc phòng, ban, bộ phận xử lý; xem xét cho ý kiến thẩm duyệt nội dung văn bản theo hồ sơ do công chức, viên chức đơn vị trình; ký số, cho phép phát hành văn bản đi trên phần mềm.

b) Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý trễ hạn, lãnh đạo đơn vị phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý, khắc phục.

Điều 9. Lưu văn bản điện tử

Việc lưu văn bản điện tử phải đảm bảo theo Điều 7 và Điều 8 tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và theo quy định tại khoản 1, Điều 12, Quyết định số 3485/QĐ-UBND ngày 07 tháng 12 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận ban hành Quy định về quản lý, sử dụng chữ ký số trong việc gửi, nhận và sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Thuận.

Chương III

QUẢN LÝ, DUY TRÌ HỆ THỐNG PHẦN MỀM QLVB&ĐH

Điều 10. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan hành chính Nhà nước

Thủ trưởng cơ quan hành chính Nhà nước đã được triển khai phần mềm QLVB&ĐH chịu trách nhiệm:

1. Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc sử dụng phần mềm QLVB&ĐH nhằm nâng cao hiệu quả xử lý, chỉ đạo và điều hành.

2. Chỉ đạo xây dựng và ban hành quy chế sử dụng phần mềm QLVB&ĐH, trong đó xác định rõ quy trình vận hành nội bộ của cơ quan hành chính Nhà nước nhằm khai thác có hiệu quả phần mềm QLVB&ĐH.

3. Thông báo kịp thời khi có sự cố kỹ thuật; đồng thời, báo cáo tình hình sử dụng, đề xuất, kiến nghị về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp, tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

Điều 11. Trách nhiệm của người sử dụng

1. Thường xuyên đăng nhập và kiểm tra văn bản, công việc được phân công trên phần mềm QLVB&ĐH để xử lý kịp thời.

2. Bảo vệ mật khẩu sử dụng phần mềm QLVB&ĐH.

3. Quản lý và lưu trữ các văn bản của cá nhân.

4. Chịu trách nhiệm về xử lý văn bản, nội dung thông tin của cá nhân gửi trên mạng.

5. Không truy nhập vào tài khoản của người khác và không cung cấp tài khoản cá nhân cho người khác để cập nhật văn bản, xử lý văn bản (trừ trường hợp ủy quyền xử lý bằng văn bản hoặc thư điện tử có xác thực bằng chữ ký số). Không được sử dụng các công cụ công nghệ thông tin khác nhằm mục đích phá hoại hoạt động của phần mềm QLVB&ĐH.

Điều 12. Trách nhiệm của công chức, viên chức phụ trách công nghệ thông tin

1. Quản lý hệ thống phần mềm QLVB&ĐH; định kỳ báo cáo lãnh đạo về tình hình hoạt động của phần mềm và các vấn đề mới phát sinh.

2. Thiết lập, cung cấp, quản lý tài khoản và hướng dẫn sử dụng cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan theo quy định.

3. Thường xuyên triển khai các biện pháp đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin trong hệ thống phần mềm QLVB&ĐH theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 13. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trong triển khai và kết nối gửi, nhận văn bản

1. Triển khai, theo dõi, đánh giá kết quả ứng dụng phần mềm QLVB&ĐH trong cơ quan hành chính Nhà nước, đảm bảo sự đồng bộ trong vận hành và kết nối, chia sẻ dữ liệu.

2. Xây dựng và thực hiện kế hoạch triển khai, tập huấn, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan hành chính Nhà nước nhằm nâng cao kỹ năng quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm QLVB&ĐH đạt kết quả tốt.

Điều 14. Kết nối với các chương trình quản lý văn bản khác

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện việc kết nối liên thông phần mềm QLVB&ĐH của tỉnh với phần mềm của Văn phòng Chính phủ và các Bộ, ngành Trung ương khi có yêu cầu.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật mạng, thiết bị để cài đặt, lưu trữ dữ liệu phần mềm QLVB&ĐH tập trung tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu; đồng thời, đảm bảo sự an toàn và bảo mật thông tin của phần mềm QLVB&ĐH trong các cơ quan hành chính Nhà nước.

2. Sao lưu định kỳ, đột xuất theo yêu cầu và phục hồi kịp thời nguyên trạng phần mềm QLVB&ĐH, cơ sở dữ liệu văn bản điện tử toàn tỉnh.

Điều 16. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Đảm bảo chuẩn kết nối và trao đổi dữ liệu thông suốt; kiểm tra, nâng cấp (nếu có), bảo hành, bảo trì, hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ kỹ thuật, phát triển tiện ích và khắc phục sự cố phần mềm QLVB&ĐH.

2. Hàng tháng, cung cấp số liệu tổng hợp về tình hình xử lý văn bản trong cơ quan hành chính Nhà nước; đồng thời, 06 tháng/lần thực hiện báo cáo tình hình hoạt động của phần mềm QLVB&ĐH trong cơ quan hành chính Nhà nước về Ủy ban nhân dân tỉnh để phục vụ công việc chỉ đạo điều hành.

Điều 17. Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí hàng năm cho công tác quản lý, nâng cấp, vận hành, kiểm tra, mở rộng và duy trì phần mềm QLVB&ĐH trong cơ quan hành chính Nhà nước.

Điều 18. Sở Nội vụ

Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc kiểm tra, đánh giá thực hiện Quy chế này, cùng với kết quả xếp loại ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm để kết hợp khi xem xét công tác thi đua - khen thưởng hàng năm của từng cơ quan, đơn vị, địa phương.

Điều 19. Các cơ quan sử dụng phần mềm QLVB&ĐH

Các cơ quan, đơn vị sử dụng phần mềm QLVB&ĐH trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình, có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện theo đúng Quy chế này.

Điều 20. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Việc quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm QLVB&ĐH trong cơ quan hành chính Nhà nước là một trong những tiêu chí chính để đánh giá xếp loại ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm, làm cơ sở để xem xét công tác thi đua - khen thưởng hàng năm của của từng cơ quan, đơn vị, địa phương.

2. Cơ quan hành chính Nhà nước, cá nhân vi phạm Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý theo quy định.

Điều 21. Bổ sung, điều chỉnh Quy chế

Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, cơ quan hành chính Nhà nước, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp, tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, điều chỉnh cho phù hợp./.