QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG, TÍCH ĐỐNG TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG THUỘC TỈNH BÌNH THUẬN, HÌNH THÀNH TỪ 2015 TRỞ VỀ TRƯỚC

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015;

Căn cứ Luật lưu trữ năm 2011;

Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước năm 2015;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Kế hoạch số 4383/KH-UBND ngày 02/11/2017 của UBND tỉnh Bình Thuận về việc thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 468/TTr-SNV ngày 07/3/2018,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành Đề án Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc tỉnh Bình Thuận, hình thành từ 2015 trở về trước kèm theo Quyết định này.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG, TÍCH ĐỐNG TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG THUỘC TỈNH BÌNH THUẬN, HÌNH THÀNH TỪ 2015 TRỞ VỀ TRƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 763 /QĐ-UBND ngày 20 tháng 3 năm 2018 của Chủ tịch UBND tỉnh Bình Thuận)

Phần I

SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN

I. CƠ SỞ THỰC TIỄN

1. Thực trạng: Thông qua kết quả khảo sát thực tế tài liệu hình thành từ sau ngày 30/4/1975 đến ngày tái lập tỉnh (01/4/1992) và đến năm 2015: Tổng khối lượng mét giá tài liệu của tỉnh là: 19.151 mét giá trong đó đã chỉnh lý 3.086 mét giá chiếm 16%, còn tồn đọng chưa chỉnh lý ước tính là: 16.065 mét giá chiếm 84% (kể cả các ngành trực thuộc Trung ương đóng trên địa bàn thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh). Bao gồm:

a) Tại các Sở, ban, ngành (gọi chung là cơ quan) tính đến năm 2015: Tài liệu gồm 8.603 mét giá, trong đó đã chỉnh lý 2.551 mét giá, chưa chỉnh lý ước khoảng là 6.052 mét giá, trong đó:

- Các cơ quan chuyên môn thuộc tỉnh là 5.817 mét giá.

- Các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh là 235 mét giá.

b) Tại 08 huyện, 01 thị xã và 01 thành phố (gọi chung là huyện) tính đến năm 2015: Tài liệu gồm 10.548 mét giá, trong đó:

- Đã chỉnh lý 535 mét giá.

- Chưa chỉnh lý ước khoảng 10.013 mét giá.

2. Đánh giá thực trạng:

- Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các cơ quan chưa được chỉnh lý khoa học, tất cả tài liệu còn trong tình trạng bó gói, chất đống. Một số cơ quan có công chức chuyên môn về lưu trữ đã chỉnh lý sơ bộ tài liệu lưu trữ, như: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, một số cơ quan tuy chưa bố trí được công chức chuyên trách làm công tác lưu trữ của cơ quan nhưng hàng năm có bố trí kinh phí để thực hiện chỉnh lý từng phần tài liệu lưu trữ của cơ quan, như: Sở Y tế, Sở Nông nghiệp và PTNT; một số cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh có kinh phí hoạt động theo ngành dọc đã hợp đồng thuê nhân công chỉnh lý hoàn chỉnh như: Cục Thuế tỉnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh, trong đó Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh Bình Thuận đã chỉnh lý sơ bộ khối tài liệu của cơ quan.

- Tại cấp huyện có công chức lưu trữ chuyên trách nên đã chỉnh lý được một phần, giảm thiểu tài liệu tồn đọng như: UBND thành phố Phan Thiết, UBND thị xã La Gi, UBND huyện Tánh Linh và UBND huyện Bắc Bình. Tuy nhiên, các huyện hoàn toàn chưa chỉnh lý tài liệu như UBND huyện: Hàm Thuận Nam, Hàm Thuận Bắc, Tuy Phong, Phú Quý, Hàm Tân và Đức Linh.

- Từ thực trạng trên cho thấy nhiều năm qua công tác lưu trữ của tỉnh ta chưa được quan tâm đúng mức; các cơ quan, đơn vị, địa phương hầu như chưa có công chức lưu trữ chuyên trách; kinh phí dành cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ chưa đưa vào dự toán hàng năm hoặc chưa được bố trí đủ để thực hiện tốt nhiệm vụ này.

3. Nguyên nhân:

- Tài liệu hình thành với thời gian tồn tại khá dài, những nguyên nhân tác động trực tiếp ảnh hưởng như: Môi trường khí hậu, các loại côn trùng phá hoại, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu, phần lớn tài liệu đã bị xuống cấp, một bộ phận đáng kể đã và đang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau, tài liệu lưu trữ được ghi bằng những phương pháp ghi tin rất khác nhau như viết tay, đánh máy, in Ronéo, hình ảnh, ghi âm..., với các chất liệu ghi tin như mực viết, chì, giấy carbon, mực in... và lưu trữ trên các vật mang tin là giấy các loại, phim ảnh, băng và đĩa từ ... trong đó giấy là phương tiện chủ yếu. Đồng thời giấy được sử dụng để làm tài liệu cũng rất đa dạng về chủng loại như giấy làm từ rơm rạ, bã mía, giấy pơ-luya, giấy can ... nên về chất lượng cũng khác nhau.

- Ngoài những nguyên nhân khách quan do lịch sử để lại, trong nhiều năm qua, đa số các cơ quan xây dựng mới chưa bố trí xây dựng kho bảo quản tài liệu lưu trữ mà chỉ bảo quản ở những kho tạm hoặc phòng làm việc, chật hẹp, ẩm thấp, không có các trang thiết bị bảo quản tối thiểu (cặp, hộp, kệ giá). Kinh phí dành cho hoạt động này còn hạn chế, chưa được quan tâm bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm theo đúng quy định của Luật lưu trữ.

- Nhận thức vai trò và tầm quan trọng về tài liệu lưu trữ của một số lãnh đạo còn có những hạn chế, chưa đúng mức, có lúc, có nơi còn bị xem nhẹ trong khi đó chưa có chế tài để áp dụng xử lý vi phạm trong công tác này; trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương chưa quan tâm đúng mức, chưa coi đây là nhiệm vụ thường xuyên trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, địa phương.

- Biên chế vị trí công tác văn thư, lưu trữ hầu như bố trí kiêm nhiệm nên công tác lưu trữ ít được quan tâm.

- Tình trạng xử lý nghiệp vụ chuyên môn về chỉnh lý sắp xếp, bảo quản phần lớn chưa đạt yêu cầu về nghiệp vụ chuyên ngành dẫn tới nguy cơ tiềm ẩn là nhiều tài liệu lưu trữ sẽ bị hủy hoại hoàn toàn.

Nhìn chung, tài liệu lưu trữ của tỉnh Bình Thuận chủ yếu được hình thành từ sau ngày 30/4/1975. Những tài liệu này hết sức giá trị, nó ghi lại quá trình hơn 42 năm xây dựng đổi mới và hội nhập của tỉnh Bình Thuận đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, cùng bắt nhịp với sự phát triển chung của cả nước trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh - quốc phòng, khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin, công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp.... Tuy nhiên, hiện nay khối tài liệu tồn đọng đang chất đống, bó gói đã và đang tự huỷ hoại và bị xâm hại trầm trọng do các yếu tố tự nhiên và do con người tác động trực tiếp cũng như gián tiếp, nhiều tài liệu bị ẩm mốc, giòn, mục, mờ chữ hoặc mất chữ, toàn bộ tài liệu giấy trong giai đoạn từ năm 1976 đến giai đoạn 1992 đã, đang bị oxy hóa ở mức cao và đang ở trong giai đoạn tự hủy. Ngoài ra, trong khối tài liệu lưu trữ của tỉnh hiện nay có khối tài liệu hình thành của Chính quyền Việt Nam cộng hòa trước đây (1954 - 1975) đang trong giai đoạn tự hủy hoại do các yếu tố môi trường và yếu tố vật liệu hình thành tài liệu.

II. CƠ SỞ PHÁP LÝ

1. Luật lưu trữ năm 2011.

2. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

3. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.

4. Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

5. Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.

6. Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.

7. Quyết định số 59/2013/QĐ-UBND ngày 11/12/2013 của UBND tỉnh Bình Thuận ban hành Quy định công tác Văn thư, Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Thuận.

8. Kế hoạch số 4383/KH-UBND ngày 02/11/2017 của UBND tỉnh Bình Thuận về việc thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

III. SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN

1. Tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ cho việc phát triển kinh tế - xã hội đồng thời phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của mỗi cơ quan, đơn vị, địa phương; vừa có giá trị thực tiễn trong công tác quản lý, chỉ đạo điều hành, phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, quốc phòng, an ninh; vừa có giá trị lịch sử và là tài sản quý giá của Quốc gia, di sản văn hóa của dân tộc. Trong thời gian qua, Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và xem đây là một ngành không thể thiếu trong bộ máy nhà nước. Tại Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X, Đảng Cộng sản Việt Nam đề ra chủ trương “bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”; Luật lưu trữ năm 2011 đã khẳng định nguyên tắc “Nhà nước thống nhất quản lý Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam”. Ngày nay, trước những yêu cầu đổi mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ càng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, nhất là trong tiến trình cải cách hành chính Nhà nước.

2. Đối với tỉnh Bình Thuận, tài liệu các Phông thuộc Lưu trữ lịch sử tỉnh được hình thành trong quá trình hoạt động và phát triển của các cơ quan, đơn vị, địa phương tồn tại qua nhiều thời kỳ lịch sử. Đây là khối tài liệu có giá trị quan trọng, phản ánh mọi hoạt động của đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh Bình Thuận. Nhưng thực tế hiện nay số tài liệu này chưa được nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, số lượng tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan rất ít, hầu hết còn tồn đọng tại các phòng chuyên môn, chưa được sắp xếp, phân loại khoa học; tình trạng thất lạc, mất mát, hư hỏng tài liệu đã xảy ra… gây thiệt hại về tài sản, tổn thất về kinh tế, gây nhiều khó khăn trong việc xử lý, giải quyết công việc hàng ngày của các cơ quan, đơn vị, địa phương.

3. Chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2015 trở về trước tại các cơ quan, đơn vị, địa phương (các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố) trên địa bàn tỉnh Bình Thuận nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ; nâng cao vai trò, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng trên địa bàn tỉnh là một nhiệm vụ cấp bách trong giai đoạn hiện nay.

4. Thực hiện hệ thống hóa, chỉnh lý, sắp xếp, xác định giá trị tài liệu lưu trữ có thời hạn và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Từng bước hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ, xây dựng công cụ thống kê, tra cứu, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương.

5. Hướng dẫn các nguyên tắc, phương pháp và bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh. Đảm bảo nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành; bắt buộc công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải tiến hành lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan hàng năm theo quy định.

Vì vậy, để đưa công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh đi vào nền nếp, góp phần bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; đồng thời tổ chức thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, thì “Chậm nhất đến hết năm 2021, các ngành, các cấp giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức”; nên việc xây dựng và ban hành Đề án “Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc tỉnh Bình Thuận, hình thành từ 2015 trở về trước” là hết sức cần thiết.

Phần II

NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN

I. MỤC TIÊU, YÊU CẦU VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

1. Mục tiêu

1.1. Mục tiêu chung:

Chậm nhất đến năm 2021, giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị, địa phương từ năm 2015 trở về trước và 360 mét giá tài liệu lưu trữ quý hiếm của Chính quyền Việt Nam Cộng hòa trước đây (1954 - 1975) đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

1.2. Mục tiêu cụ thể:

- Tổ chức chỉnh lý khoa học, xác định giá trị tài liệu, lựa chọn, bảo quản an toàn để nâng tuổi thọ tài liệu lưu trữ phục vụ việc khai thác, sử dụng tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

- Lập danh mục các loại tài liệu: Tài liệu sử dụng rộng rãi và danh mục tài liệu có các mức độ mật nhằm quản lý khoa học và đảm bảo bí mật nhà nước.

- Từng bước xây dựng, hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu truyền thống và áp dụng các thành tựu của khoa học công nghệ có hiệu quả; hệ thống cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu, hồ sơ để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ cho mục đích phát triển.

- Loại bỏ tài liệu hết giá trị, trùng thừa nhằm tiết kiệm kho tàng và các trang thiết bị bảo quản; đồng thời làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định hiện hành.

- Hình thành nguyên tắc trong việc quản lý tài liệu lưu trữ một cách nghiêm túc, bắt buộc cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hàng năm; các cơ quan, đơn vị và địa phương nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; cơ bản đến năm 2021 chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2015 trở về trước.

2. Yêu cầu

- Sắp xếp chỉnh lý khoa học, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, thống kê và bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện đúng theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000.

- Trong quá trình thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tuyệt đối không làm ảnh hưởng đến các hoạt động chung của các cơ quan, đơn vị, địa phương.

- Khi chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc “tập trung thống nhất” không phân tán phông lưu trữ; tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác.

- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu đối với các phông tài liệu có giá trị lớn và có tần suất khai thác sử dụng cao đang có nguy cơ xuống cấp trầm trọng.

- Tài liệu sau khi được chỉnh lý phải đảm bảo theo các yêu cầu sau:

+ Được phân loại và hệ thống hóa theo các nguyên tắc nghiệp vụ.

+ Được xác định thời hạn báo quản cụ thể cho từng loại hình tài liệu.

+ Có mục lục tra tìm và Danh mục tài liệu hết giá trị.

- Tài liệu phải được bảo quản an toàn bằng các thiết bị chuyên dụng; có hộp (cặp) theo tiêu chuẩn chuyên ngành và có công cụ tra cứu (Mục lục hồ sơ).

- Tất cả các loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý phải đưa vào kho lưu trữ cơ quan bảo quản an toàn theo quy định hiện hành để quản lý, khai thác sử dụng phục vụ cho nhu cầu của các cơ quan, đơn vị, địa phương.

3. Giải pháp thực hiện

- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức và trách nhiệm đối với từng công chức, viên chức và người làm công tác lưu trữ về Luật lưu trữ và các văn bản quy định về công tác lưu trữ. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương quan tâm đầu tư kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ và xây dựng, nâng cấp Kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

- Thực hiện nghiêm túc việc giao nộp tài liệu để chỉnh lý, mức độ thiếu đủ của “phông”, tránh tình trạng “có tài liệu gì thì chỉnh lý tài liệu đó”.

- Các phòng, ban chuyên môn cần sàng lọc, lựa chọn hồ sơ, tài liệu liên quan đến chuyên môn của mình; loại bỏ bản thảo, bản nháp, bản trùng thừa… nhằm tạo thông thoáng phòng làm việc, giảm khối lượng tài liệu tồn đọng, tích đống và giảm tối đa nguồn kinh phí thực hiện chỉnh lý.

- Bố trí công chức, viên chức có chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương mình để thực hiện chỉnh lý; ngoài ra có thể phối hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo quy định hiện hành của Nhà nước (thuê nhân công ngoài).

- Thông qua việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ kết hợp hướng dẫn, bồi dưỡng hoặc tổ chức tập huấn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng cho công chức, viên chức nhất là công chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương.

- Chỉ đạo quyết liệt, nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc, nhất là việc hình thành tư duy và phương pháp bảo quản và nộp lưu hồ sơ tài liệu cơ quan theo đúng các quy định hiện hành.

- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, kết hợp xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ nhằm hỗ trợ cho công tác khai thác tài liệu phục vụ các nhu cầu chính đáng của độc giả.

- Xác định trọng tâm, trọng điểm để thực hiện chỉnh lý nhằm giảm thiểu khối lượng tài liệu tồn đọng, tiết kiệm ngân sách và tạo điều kiện để bảo quản tốt nhất hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.

II. PHẠM VI THỰC HIỆN

1. Phạm vi thực hiện Đề án

Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh Bình Thuận.

2. Thời gian thực hiện: Từ năm 2018 - 2021.

3. Nhân lực thực hiện

- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tập trung chỉ đạo việc lập kế hoạch chỉnh lý hoàn chỉnh dứt điểm số tài liệu tồn đọng của cơ quan hiện có (đối với cấp tỉnh và cấp huyện) và tài liệu từ khi thành lập cơ quan đến năm 2015, thực hiện theo thời gian đã phân kỳ của Đề án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Thủ trưởng cơ quan các cấp kiên quyết chỉ đạo kiểm tra việc lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức, viên chức; hàng năm phải thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ và đưa vào tiêu chí xem xét thi đua và mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàng năm.

- Hàng năm chỉ đạo việc kiểm tra lựa chọn những tài liệu có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và thực hiện việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật lưu trữ.

- Công chức, viên chức tại cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện việc bàn giao số lượng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các phòng, ban chuyên môn cho lưu trữ cơ quan mình, bao gồm: Hồ sơ chuyên môn, hồ sơ xử lý công việc, tài liệu của cá nhân, của phòng, đơn vị kể cả sách, báo, tạp chí, bản thảo, bản nháp, tài liệu trùng thừa…

- Liên hệ với các cơ quan, tổ chức có chức năng thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu theo quy định hiện hành của Nhà nước.

- Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh) trực tiếp hướng dẫn việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương.

4. Kinh phí thực hiện

4.1. Cơ sở xây dựng dự toán kinh phí thực hiện

- Thực hiện theo Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.

- Áp dụng mức đơn giá 2.500.000 đồng/mét giá tài liệu bằng khoảng 50% mức đơn giá được UBND tỉnh quy định tại Công văn số 4618/UBND-TH ngày 17/12/2015 về mức thu, quản lý, sử dụng nguồn thu dịch vụ chỉnh lý tài liệu áp dụng cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

4.2. Nguồn kinh phí thực hiện Đề án

a) Dự kiến kinh phí:

- Tổng số tài liệu dự kiến chỉnh lý là: 15.830 mét giá.

- Dự kiến kinh phí để thực hiện là: 39.575.000.000 đồng (Bằng chữ: Ba mươi chín tỷ năm trăm bảy mươi lăm triệu đồng).

Trong đó:

- Kinh phí ngân sách tỉnh cấp cho các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh là: 5.817 x 2.500.000 = 14.542.500.000 đồng (Bằng chữ: Mười bốn tỷ năm trăm bốn mươi hai triệu năm trăm ngàn đồng).

- Đối với cấp huyện: 10.013 x 2.500.000 = 25.032.500.000 đồng (Bằng chữ: Hai mươi lăm tỷ không trăm ba mươi hai triệu năm trăm ngàn đồng). Trong đó:

+ Kinh phí ngân sách tỉnh hỗ trợ (50%) cho UBND 10 huyện, thị xã, thành phố là: 12.516.250.000 đồng (Bằng chữ: Mười hai tỷ năm trăm mười sáu triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng).

+ Kinh phí ngân sách địa phương (10 huyện, thị xã, thành phố) tự cân đối (50%) là: 12.516.250.000 đồng (Bằng chữ: Mười hai tỷ năm trăm mười sáu triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng).

- Kinh phí để thực hiện chỉnh lý tài liệu của các cơ quan ngành dọc đóng trên địa bàn tỉnh do các đơn vị tự cân đối.

b) Lập dự toán, quản lý và sử dụng nguồn kinh phí:

- Đối với kinh phí ngân sách do UBND tỉnh cấp, gồm: 100% cho các cơ quan chuyên môn thuộc tỉnh và 50% cho các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh. Hàng năm: Các cơ quan chuyên môn phối hợp với Sở Nội vụ căn cứ số lượng mét giá tài liệu thực tế cần chỉnh lý để lập dự toán kinh phí và bố trí trong phạm vi dự toán ngân sách chi thường xuyên của cơ quan, đơn vị.

- Đối với kinh phí do ngân sách tỉnh hỗ trợ: Hàng năm cùng thời điểm xây dựng dự toán ngân sách nhà nước, căn cứ vào số lượng tài liệu cần chỉnh lý của năm sau, các cơ quan, đơn vị, địa phương lập dự toán gửi Sở Tài chính. Trên cơ sở dự toán của cơ quan, đơn vị, địa phương lập và khả năng cân đối ngân sách hàng năm. Sở Tài chính tổng hợp cân đối chung vào dự toán ngân sách của tỉnh (phần ngân sách tỉnh hỗ trợ), báo cáo UBND tỉnh trình HĐND tỉnh xem xét, quyết định.

5. Lộ trình thực hiện

5.1. Đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và 10 huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh: (Phụ lục 1 và 2)

a) Năm 2018, gồm:

+ Số cơ quan được chỉnh lý: 06 cơ quan, đơn vị, địa phương (Sở Nội vụ; Sở Kế hoạch và Đầu tư; Sở Tài chính; Ban Dân tộc tỉnh; UBND huyện Phú Quý và Khối tài liệu Lưu trữ (360 mét giá) của Chính quyền Việt Nam Cộng hòa trước đây (1954 - 1975) đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh).

+ Số tài liệu cần chỉnh lý: 2.921 mét giá.

+ Kinh phí: 7.302.500.000 đồng (Bằng chữ: Bảy tỷ ba trăm lẻ hai triệu năm trăm ngàn đồng).

b) Năm 2019, gồm:

+ Số cơ quan được chỉnh lý: 07 cơ quan, đơn vị, địa phương (Sở Giáo dục và Đào tạo; Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Sở Tư pháp; Ban Quản lý các Khu công nghiệp tỉnh; UBND thành phố Phan Thiết; UBND huyện Tuy Phong và UBND huyện Hàm Thuận Bắc).

+ Số tài liệu cần chỉnh lý: 4.244 mét giá.

+ Kinh phí: 10.610.000.000 đồng (Bằng chữ: Mười tỷ sáu trăm mười triệu đồng).

c) Năm 2020, gồm:

+ Số cơ quan được chỉnh lý: 07 cơ quan, đơn vị, địa phương (Sở Xây dựng; Sở Công thương; Sở Khoa học và Công nghệ; Sở Thông tin và Truyền thông; UBND huyện Hàm Tân; UBND huyện Hàm Thuận Nam và UBND huyện Bắc Bình).

+ Số tài liệu cần chỉnh lý: 4.133 mét giá.

+ Kinh phí: 10.332.500.000 đồng (Bằng chữ: Mười tỷ ba trăm ba mươi hai triệu năm trăm ngàn đồng).

d) Năm 2021, gồm:

+ Số cơ quan được chỉnh lý: 09 cơ quan, đơn vị, địa phương (Sở Giao thông vận tải; Sở Tài nguyên và Môi trường; Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Sở Y tế; Sở Lao động - Thương binh và Xã hội; Thanh Tra tỉnh; UBND thị xã La Gi; UBND huyện Tánh Linh và UBND huyện Đức Linh).

+ Số tài liệu cần chỉnh lý: 4.532 mét giá.

+ Kinh phí: 11.330.000.000 đồng (Bằng chữ: Mười một tỷ ba trăm ba mươi triệu đồng).

5.2. Đối với các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn (Phụ lục 3): Thủ trưởng cơ quan, đơn vị tự cân đối kinh phí của ngành mình để chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng (235 mét giá) trong giai đoạn từ năm 2018 - 2021.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh

- Lập kế hoạch cụ thể để chỉnh lý dứt điểm số tài liệu tồn đọng của đơn vị mình theo Đề án của UBND tỉnh. Từ nay đến 2021 cơ bản giải quyết xong tình trạng tài liệu chưa được sắp xếp chỉnh lý, lập hồ sơ và xác định giá trị đã tồn đọng trong nhiều năm qua.

- Phối hợp với Sở Nội vụ để xây dựng kế hoạch, lập dự toán chỉnh lý.

- Lập dự trù kinh phí chỉnh lý tài liệu theo kế hoạch đã đề ra trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Cân đối ngân sách và huy động nguồn hợp pháp khác (nếu có) để bố trí kinh phí thực hiện theo mục tiêu của Đề án này.

- Bố trí kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu; thực hiện việc quản lý, bảo quản an toàn tài liệu sau chỉnh lý; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định hiện hành.

- Chỉ đạo việc thực hiện rà soát, lựa chọn hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác chuyên môn của mình để giao nộp chỉnh lý; đồng thời thực hiện sàng lọc, loại bỏ các loại tài liệu như: Bản nháp, bản trùng thừa, sách, báo, tạp chí… nhằm giảm tối đa nguồn kinh phí chỉnh lý.

- Chủ động thực hiện việc chỉnh lý tài liệu và bố trí kinh phí hàng năm thực hiện việc chỉnh lý tài liệu kể từ năm 2022 về sau (đối với cấp tỉnh và cấp huyện), để phục vụ cho công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Trao đổi, thống nhất với Sở Nội vụ trước khi hợp đồng với các cá nhân, tổ chức cung ứng dịch vụ chỉnh lý tài liệu để đảm bảo tính bảo mật và năng lực của các cá nhân, tổ chức này.

2. Sở Nội vụ

- Giúp UBND tỉnh hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương lập kế hoạch chỉnh lý của cơ quan, đơn vị, địa phương mình; xây dựng dự toán kinh phí hàng năm để thực hiện chỉnh lý tài liệu theo Đề án.

- Phối hợp với các cơ quan liên quan để hướng dẫn thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

- Thẩm định tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý để thực hiện việc tiêu hủy đúng theo quy định hiện hành.

- Hướng dẫn việc bố trí kho tàng và các trang thiết bị cần thiết để bảo vệ, bảo quản, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau khi thực hiện chỉnh lý.

- Hàng năm báo cáo kết quả thực hiện Đề án về UBND tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền về tình hình và kết quả chỉnh lý.

- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi tiến độ thực hiện Đề án của các cơ quan có tài liệu tồn đọng và chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh.

3. Sở Tài chính

- Giúp UBND tỉnh trình HĐND tỉnh quyết định kinh phí thực hiện Đề án và xem xét, quyết định cấp phần kinh phí cho các cơ quan, đơn vị, địa phương theo đúng quy định hiện hành.

- Hướng dẫn, theo dõi việc cân đối, cấp phát kinh phí ngân sách đảm bảo triển khai Đề án; hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện việc quản lý và quyết toán kinh phí theo đúng quy định hiện hành.

Căn cứ nội dung của Đề án này, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức thực hiện tốt việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống của cơ quan, đơn vị, địa phương mình. Trong quá trình tổ chức thực hiện có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, điều chỉnh./.