Quyết định số 5-QĐ/BNV được ban hành năm 1980 bởi Bộ trưởng Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an), kèm theo Điều lệ quản lý nghề chứa trọ nhằm thiết lập trật tự, an ninh và quản lý chặt chẽ hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trú trên phạm vi cả nước. Văn bản này chính thức thay thế cho Nghị định số 35-NĐCA ngày 14/2/1959 của Bộ Công an về đăng ký, quản lý nghề chứa trọ trước đây.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Điều lệ này áp dụng đối với tất cả các tổ chức, cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tế (bao gồm tập thể, tư nhân, quốc doanh và công tư hợp doanh) đang hoạt động hoặc có liên quan đến ngành nghề kinh doanh chứa trọ, khách sạn, nhà trọ trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Các cơ quan quản lý nhà nước, đặc biệt là lực lượng Công an nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp, có trách nhiệm giám sát và thi hành điều lệ này.

Quy định về hoạt động và cơ sở vật chất của cơ sở chứa trọ

Các cơ sở chứa trọ khi đi vào hoạt động phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về cơ sở vật chất và quản lý hành chính sau:

• Phải treo biển hiệu rõ ràng trước cửa; toàn bộ các tầng, lầu, phòng ngủ và giường ngủ phải được đánh số thứ tự chính xác theo đúng sơ đồ đã đăng ký.
• Phải niêm yết công khai bảng giá thuê trọ và nội quy hoạt động của cơ sở tại những nơi dễ quan sát. Các nội dung niêm yết này phải được cơ quan cấp phép hoặc cơ quan chủ quản phê duyệt trước đó.
• Đảm bảo hệ thống chiếu sáng hoạt động suốt đêm tại các khu vực công cộng như nơi thường trực, buồng ngủ tập thể, hành lang, lối đi lại và nhà vệ sinh. Đối với buồng ngủ tập thể, bắt buộc phải phân chia khu vực nam riêng và nữ riêng biệt.
• Bố trí nhân sự thường trực tiếp khách và trực suốt thời gian có khách lưu trú. Cơ sở phải lập sổ đăng ký khách trọ theo mẫu hướng dẫn của cơ quan công an để thực hiện thủ tục đăng ký tạm trú hàng ngày. Sổ đăng ký phải được cơ quan công an quản lý đóng dấu đăng ký trước khi sử dụng và phải nộp lại cho cơ quan công an khi đã dùng hết để đổi sổ mới.

Thủ tục trình báo tạm trú cho khách trọ

Quy trình đăng ký và trình báo tạm trú được phân định rõ ràng theo từng mốc thời gian và đối tượng khách lưu trú:

• Đối với khách trọ thông thường: Người thường trực có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ tùy thân của khách, ghi nhận thông tin vào sổ đăng ký và lập phiếu báo nhân khẩu tạm trú. Nếu khách đến trước 23 giờ, cơ sở phải cử người mang sổ, phiếu báo và giấy tờ tùy thân của khách đến đăng ký tạm trú tại đồn công an sở tại (hoặc Ủy ban nhân dân cơ sở nơi không có đồn công an). Nếu khách đến sau 23 giờ, phải thực hiện trình báo bổ sung kịp thời trước khi khách rời đi. Trường hợp khách chỉ thuê phòng vào ban ngày (không phân biệt thời gian dài hay ngắn), cơ sở vẫn phải thực hiện đầy đủ thủ tục kê khai và trình báo tạm trú.
• Đối với khách trọ là người nước ngoài: Tại các khách sạn, quán trọ có người nước ngoài (khách du lịch, kiều dân, lưu học sinh, chuyên gia) đến tạm trú, người thường trực phải yêu cầu khách hoặc cán bộ dẫn đoàn xuất trình hộ chiếu (hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu hợp lệ) cùng giấy phép đi lại để làm thủ tục kê khai. Sau đó, cơ sở phải trình báo ngay cho đồn, phường công an địa phương hoặc công an cấp quận, huyện. Riêng đối với các đoàn khách đặc biệt của Đảng, Chính phủ, Quốc hội hoặc người có thân phận ngoại giao sẽ áp dụng theo các quy định riêng biệt của Nhà nước.

Quản lý hành lý, tài sản và bảo đảm an toàn cho khách trọ

Trách nhiệm bảo vệ tài sản và tính mạng của khách trọ được quy định cụ thể:

• Cơ sở chứa trọ khi nhận cất giữ hành lý của khách phải lập sổ ghi chép rõ ràng và phát biên lai giao nhận. Trong trường hợp xảy ra mất mát hoặc hư hỏng, chủ hoặc người phụ trách cơ sở có trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho khách.
• Đối với các loại vũ khí, chất nổ, chất cháy, chất độc hại do khách mang theo, cơ sở phải yêu cầu xuất trình giấy phép sử dụng, vận chuyển hợp pháp và thực hiện lưu giữ tập trung tại nơi an toàn, tuyệt đối không cho phép khách mang vào buồng ngủ. Nếu khách không chấp hành quy định này, cơ sở có quyền từ chối tiếp nhận lưu trú.
• Người phụ trách hoặc chủ cơ sở có nghĩa vụ bảo đảm an toàn tuyệt đối cho khách, hỗ trợ kịp thời khi khách gặp tai nạn, đau ốm hoặc có dấu hiệu dịch bệnh. Tài sản do khách bỏ quên phải được ghi sổ, bảo quản cẩn thận và báo ngay cho cơ quan công an để tìm cách trả lại.
• Khi phát hiện các hành vi vi phạm pháp luật hoặc các đối tượng, hiện tượng nghi vấn trong khuôn viên cơ sở, người làm việc tại cơ sở chứa trọ phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và tích cực phối hợp giải quyết. Đồng thời, phải tạo mọi điều kiện thuận lợi, hướng dẫn và hỗ trợ lực lượng công an khi có yêu cầu kiểm tra hành chính theo quy định.

Quy định về công suất chứa trọ và thay đổi thông tin hoạt động

Việc vận hành và thay đổi quy mô kinh doanh phải tuân thủ các giới hạn pháp lý:

• Các cơ sở chứa trọ tuyệt đối không được tiếp nhận số lượng người vượt quá công suất đã được cơ quan chức năng phê duyệt. Trong các dịp lễ, tết, hội hè có nhu cầu tăng cao, cơ sở chỉ được phép nhận thêm khách sau khi có sự đồng ý bằng văn bản từ cơ quan công an và cơ quan quản lý kinh doanh trực tiếp.
• Đối với các cơ sở thuộc sở hữu tập thể hoặc tư nhân, khi có sự thay đổi về người phụ trách, chủ cơ sở hoặc nhân viên phục vụ, phải báo cáo cơ quan công an để xét duyệt lý lịch. Các thay đổi về tên hiệu, ngành nghề kết hợp, quy mô hoạt động (mở rộng hoặc thu hẹp) hoặc thay đổi địa điểm kinh doanh đều phải làm đơn xin phép và chỉ được thực hiện sau khi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
• Đối với các cơ sở quốc doanh hoặc công tư hợp doanh, khi phát sinh các thay đổi nêu trên, cơ quan chủ quản trực tiếp phải có văn bản trao đổi thống nhất trước với cơ quan công an cùng cấp.

Biện pháp thực hiện và chế tài xử lý vi phạm

Để đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật, văn bản đưa ra các mốc thời gian chuyển tiếp và chế tài xử lý cụ thể:

• Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày địa phương công bố Điều lệ này, tất cả các tổ chức, cá nhân đang hoạt động nghề chứa trọ phải hoàn tất các thủ tục đăng ký theo quy định. Trong thời gian chờ phê duyệt chính thức, cơ sở vẫn được tiếp tục hoạt động nhưng phải tuân thủ tuyệt đối các quy định mới.
• Các tổ chức, cá nhân chấp hành nghiêm chỉnh và có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Điều lệ sẽ được xem xét khen thưởng theo quy định của Nhà nước.
• Mọi hành vi vi phạm Điều lệ hoặc lợi dụng hoạt động chứa trọ để thực hiện các hành vi phi pháp sẽ bị xử lý nghiêm khắc tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, bao gồm các hình thức: cảnh cáo, phạt vi cảnh, phạt tiền theo thể lệ kinh doanh, đình chỉ hoạt động kinh doanh, thu hồi giấy phép hoạt động hoặc truy tố trước pháp luật.

Hiệu lực thi hành

Quyết định 5-QĐ/BNV và Điều lệ quản lý nghề chứa trọ kèm theo có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành. Việc sửa đổi, bổ sung các nội dung trong Điều lệ này thuộc thẩm quyền quyết định duy nhất của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.