Quyết định số 49/2025/QĐ-UBND do Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp ban hành quy định chi tiết về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Công chứng số 3 trực thuộc Sở Tư pháp tỉnh Đồng Tháp. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm kiện toàn tổ chức và hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập này theo các quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là Luật Công chứng số 46/2024/QH15.

• Vị trí pháp lý: Phòng Công chứng số 3 là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp tỉnh Đồng Tháp, do Ủy ban nhân dân Tỉnh quyết định thành lập. Đơn vị có tư cách pháp nhân, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng để hoạt động. Tổ chức và hoạt động của Phòng tuân thủ theo quy định của Luật Công chứng số 46/2024/QH15 và các quy định pháp luật về đơn vị sự nghiệp công lập.
• Chức năng hoạt động: Thực hiện chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc do các cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Ngoài ra, Phòng còn thực hiện các chức năng khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

Phòng Công chứng số 3 có trách nhiệm thực hiện toàn diện các nhiệm vụ chuyên môn và quản lý hành chính bao gồm:

• Quản lý hành nghề công chứng: Theo dõi, giám sát và bảo đảm cho các công chứng viên thuộc đơn vị hoạt động đúng trình tự, thủ tục pháp luật; tuân thủ nghiêm ngặt Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam; chấp hành nghiêm túc các quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Chấp hành quy định pháp luật chung: Thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật về lao động, nghĩa vụ thuế, tài chính và chế độ thống kê.
• Chế độ làm việc và niêm yết công khai: Đảm bảo thời gian làm việc theo ngày, giờ hành chính của cơ quan nhà nước. Thực hiện niêm yết công khai tại trụ sở về lịch làm việc, quy trình thủ tục công chứng, nội quy tiếp dân, phí công chứng, thù lao dịch vụ và các chi phí khác. Đồng thời, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt và niêm yết danh sách cộng tác viên dịch thuật của đơn vị.
• Bảo hiểm và bồi thường thiệt hại: Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đầy đủ cho các công chứng viên của đơn vị và thực hiện bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng theo quy định tại Luật Công chứng số 46/2024/QH15.
• Đào tạo và bồi dưỡng: Tiếp nhận, quản lý, hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự; hỗ trợ công chứng viên của đơn vị tham gia các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm.
• Phối hợp và báo cáo: Thực hiện báo cáo, kiểm tra, thanh tra và cung cấp thông tin về giao dịch đã công chứng, tài liệu đã chứng thực khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Lưu trữ và cơ sở dữ liệu: Lập và quản lý các loại sổ sách (sổ yêu cầu, sổ công chứng...); thực hiện lưu trữ hồ sơ công chứng chặt chẽ theo quy định; cung cấp thông tin để tích hợp vào cơ sở dữ liệu công chứng quốc gia.
• Bảo mật thông tin: Giữ bí mật tuyệt đối nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc theo quy định riêng của pháp luật.
• Quản lý con dấu và tiếp nhận hồ sơ chỉ định: Sử dụng và quản lý con dấu đúng quy định pháp luật; tiếp nhận giải quyết các hồ sơ công chứng do Sở Tư pháp chỉ định trong các trường hợp đặc biệt.
• Cơ chế tự chủ: Thực hiện các nhiệm vụ theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm áp dụng cho đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp.

Để bảo đảm hoạt động hiệu quả, Phòng Công chứng số 3 được trao các quyền hạn cụ thể sau:

• Quản lý nhân sự: Được quyền ký kết hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với các công chứng viên và người lao động khác để phục vụ cho hoạt động của đơn vị.
• Thu phí và dịch vụ: Thực hiện thu phí công chứng, giá dịch vụ theo yêu cầu và các khoản chi phí khác theo đúng quy định của Luật Công chứng và pháp luật liên quan.
• Cung cấp dịch vụ ngoài giờ: Được phép cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc hành chính nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của cá nhân, tổ chức.
• Khai thác dữ liệu: Được quyền khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan khác để phục vụ trực tiếp cho nghiệp vụ công chứng.
• Các quyền hạn khác: Thực hiện các quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, các văn bản pháp luật liên quan và theo sự phân công của Giám đốc Sở Tư pháp.

• Thành phần nhân sự: Cơ cấu tổ chức của Phòng bao gồm Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và các viên chức chuyên môn, nghiệp vụ.
• Trưởng phòng: Là người đứng đầu đơn vị, chịu trách nhiệm toàn diện trước Giám đốc Sở Tư pháp và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng Công chứng số 3 cũng như việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
• Phó Trưởng phòng: Là người giúp việc cho Trưởng phòng trong công tác quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện các mảng công việc cụ thể; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân công phụ trách.
• Viên chức chuyên môn, nghiệp vụ: Bao gồm các Công chứng viên trực tiếp thực hiện nghiệp vụ công chứng và các viên chức nghiệp vụ khác được bố trí theo đề án vị trí việc làm của đơn vị.

• Hiệu lực thi hành: Quyết định 49/2025/QĐ-UBND có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.
• Trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng phòng Công chứng số 3 cùng Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. Quyết định được ký thay mặt Ủy ban nhân dân tỉnh bởi Chủ tịch Trần Trí Quang.