ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 154/TTr-STP ngày 20/10/2015,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ, MỨC ĐIỂM VÀ CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK LẮK
(Ban hành kèm theo Quyết định số 49/2015/QĐ-UBND ngày 16/12/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định tiêu chí, mức điểm và cách thức thẩm định hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk.

Quy định Tiêu chí, mức điểm và cách thức thẩm định hồ sơ này không áp dụng đối với Văn phòng công chứng được thành lập từ việc chuyển đổi Phòng công chứng sang Văn phòng công chứng.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng cho các cá nhân là công chứng viên có nhu cầu thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh.

Điều 3. Nguyên tắc thẩm định hồ sơ

1. Việc thẩm định hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh phải đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, khách quan và đúng quy định của pháp luật hiện hành.

2. Việc thẩm định, cấp phép thành lập các Văn phòng công chứng phải phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020 trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk (ban hành kèm theo Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ) theo từng giai đoạn và lộ trình quy hoạch.

3. Trong 01 đợt tiếp nhận hồ sơ, các công chứng viên (hợp danh) chỉ được nộp 01 hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng.

4. Hồ sơ được đề nghị xét chọn phải đạt các tiêu chí bắt buộc chung và có số điểm tối thiểu phải đạt là 60 điểm trong tổng số 100 điểm và có số điểm cao nhất trong số hồ sơ đề nghị thành lập trong một đơn vị quy hoạch (huyện, thị xã, thành phố). Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm bằng nhau, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo thứ tự ưu tiên sau đây:

a) Hồ sơ có số điểm về công chứng viên cao hơn;

b) Hồ sơ có số điểm thư ký nghiệp vụ cao hơn;

c) Hồ sơ có số điểm cơ sở vật chất cao hơn;

Điều 4. Việc nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Các công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ theo các tiêu chí với số điểm tối thiểu quy định tại khoản 4 Điều 3 của Quy định này và nộp kèm theo các giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ chứng minh về những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng cho UBND tỉnh Đắk Lắk (thông qua Sở Tư pháp).

2. Việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trong một đơn vị quy hoạch (huyện, thị xã, thành phố) sẽ kết thúc khi Sở Tư pháp đã ban hành quyết định thành lập Tổ thẩm định hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng đối với đơn vị quy hoạch đó.

Chương II

TIÊU CHÍ VÀ SỐ ĐIỂM CỦA CÁC TIÊU CHÍ

Điều 5. Số lượng công chứng viên

Tổng số điểm là 3 điểm, trong đó:

1. Tiêu chí bắt buộc chung: Văn phòng công chứng có 02 công chứng viên hợp danh hành nghề: (không tính điểm).

2. Văn phòng công chứng có từ 03 công chứng viên hợp danh trở lên được cộng thêm: 2 điểm.

3. Văn phòng công chứng có từ 01 công chứng viên hợp đồng trở lên được cộng thêm: 1 điểm.

Điều 6. Tiêu chí công chứng viên

Tổng số điểm cho số lượng công chứng viên của Văn phòng công chứng hợp danh (chỉ tính cho 02 Công chứng viên hợp danh) là: 12 điểm trong đó:

1. Công chứng viên đã qua đào tạo hành nghề công chứng được cộng 2 điểm.

2. Công chứng viên có thời gian làm công tác pháp luật từ 10 năm trở lên được cộng 1 điểm.

3. Công chứng viên có thời gian kinh nghiệm nghề công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng được cộng 3 điểm, cụ thể:

a) Từ 3 năm đến dưới 5 năm: 1 điểm.

b) Từ 5 năm trở lên được cộng thêm: 2 điểm.

Điều 7. Tiêu chí thư ký nghiệp vụ công chứng

Tổng số điểm là 22 điểm, trong đó:

1. Tiêu chí bắt buộc chung đối với 01 Văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng có 3 thư ký nghiệp vụ có trình độ Đại học Luật: 15 điểm.

2. Văn phòng công chứng có trên 4 thư ký nghiệp vụ có trình độ Đại học Luật được cộng thêm: 1 điểm.

3. Thư ký nghiệp vụ (tính cho 1 người) có thời gian làm công tác pháp luật từ 5 năm trở lên được cộng thêm: 2 điểm. Tổng điểm cho số lượng thư ký nghiệp vụ tối đa không quá 6 điểm.

Điều 8. Tiêu chí nhân viên phụ trách kế toán

Tổng số điểm là 6 điểm, trong đó:

1. Tiêu chí bắt buộc chung đối với 01 Văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng có 1 nhân viên làm kế toán có trình độ cao đẳng chuyên ngành kế toán: 4 điểm.

2. Nhân viên có trình độ đại học chuyên ngành kế toán được cộng thêm: 1 điểm.

3. Nhân viên kế toán có thời gian làm công tác kế toán trên từ 2 năm trở lên được cộng thêm: 1 điểm.

Điều 9. Tiêu chí nhân viên phụ trách công nghệ thông tin

Tổng số điểm là 7 điểm, trong đó:

1. Tiêu chí bắt buộc chung đối với 01 Văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng có nhân viên chuyên ngành công nghệ thông tin có trình độ trung cấp: 5 điểm.

2. Nhân viên chuyên ngành công nghệ thông tin có trình độ từ cao đẳng chuyên ngành công nghệ thông tin trở lên được cộng thêm: 1 điểm.

3. Nhân viên công nghệ thông tin có thời gian công tác công nghệ thông tin trên 1 năm sẽ được cộng thêm: 1 điểm.

Điều 10. Tiêu chí nhân viên phụ trách lưu trữ

Tổng số điểm là 6 điểm, trong đó:

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm công tác lưu trữ: 4 điểm.

2. Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành lưu trữ sẽ được cộng thêm 1 điểm.

3. Nhân viên lưu trữ có thời gian công tác lưu trữ trên 1 năm sẽ được cộng thêm 1 điểm.

Điều 11. Trụ sở của Văn phòng công chứng

Tổng số điểm là 25 điểm, trong đó:

1. Tiêu chí bắt buộc chung đối với diện tích trụ sở Văn phòng công chứng (bao gồm tổng diện tích phòng làm việc của Công chứng viên, nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng) có tổng diện tích là 140m²: 18 điểm.

2. Văn phòng công chứng có trụ sở với tổng diện tích lớn hơn 140m² được cộng thêm: 4 điểm.

3. Về tính pháp lý của trụ sở Văn phòng công chứng được cộng thêm: 3 điểm, cụ thể:

a) Trụ sở Văn phòng công chứng thuộc sở hữu của một trong số các Công chứng viên hợp danh được cộng thêm: 2 điểm.

b) Trường hợp trụ sở Văn phòng công chứng có hợp đồng thuê trên 06 năm được cộng thêm: 1 điểm.

Điều 12. Điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự, an toàn giao thông và phòng chống cháy nổ

Tổng số điểm là: 8 điểm, trong đó:

1. Tiêu chí bắt buộc chung về diện tích đối với chỗ giữ xe: Văn phòng công chứng có chỗ giữ xe với diện tích 50 m² là: 5 điểm.

2. Diện tích giữ xe từ 50 m² trở lên được cộng thêm: 1 điểm.

3. Văn phòng công chứng có địa điểm giữ xe thuận lợi, đảm bảo an ninh trật tự và an toàn giao thông được cộng thêm: 1 điểm.

4. Văn phòng công chứng có phương án phòng, chống cháy nổ được cộng thêm: 1 điểm.

Điều 13. Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin

Tổng số điểm là 9 điểm, trong đó có:

1. Dự kiến trang bị máy photocopy, 05 máy tính, 01 máy in cùng các trang thiết bị đảm bảo cho hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng: 3 điểm.

2. Dự kiến thiết kế trang web và kết nối internet 05 máy tính: 3 điểm.

3. Dự kiến phương án đầu tư trang bị phần mềm nghiệp vụ công chứng, kế toán và kết nối với cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp: 3 điểm.

Điều 14. Tính khả thi của Đề án

Các Tiêu chí bắt buộc chung trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng của các công chứng viên hợp danh phải đảm bảo tính xác thực và tính khả thi, các tiêu chí tại mục được cộng điểm nếu đảm bảo tính khả thi cao thì được cộng thêm 2 điểm.

Chương III

CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ

Điều 15. Tổ thẩm định hồ sơ

1 Trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hợp lệ hồ sơ, Sở Tư pháp có trách nhiệm ban hành quyết định thành lập Tổ thẩm định hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng.

2. Thành phần Tổ thẩm định: Lãnh đạo Sở Tư pháp là Tổ trưởng, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp là Tổ phó, các thành viên bao gồm: Chánh Văn phòng Sở, Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, Trưởng phòng Hành chính tư pháp và chuyên viên phòng Bổ trợ tư pháp làm thư ký.

3. Nguyên tắc thẩm định hồ sơ: Các thành viên của Tổ thẩm định hồ sơ làm việc độc lập, căn cứ vào tiêu chí và thang điểm nêu tại Chương II của Quy định này để thẩm định và chấm điểm từng hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng.

Điều 16. Trình tự giải quyết hồ sơ

1. Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thành lập Tổ thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng của Giám đốc Sở Tư pháp Tổ thẩm định phải có kết quả thẩm định đối với hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

Trong quá trình thẩm định, chấm điểm các tiêu chí của hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, nếu xét thấy cần thiết Sở Tư pháp có thể tiến hành xác minh tính xác thực của hồ sơ (thời gian xác minh không quá 05 ngày làm việc và không tính vào thời hạn thẩm định, chấm điểm hồ sơ).

2. Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả báo cáo của Tổ thẩm định Sở Tư pháp phải có trách nhiệm trình UBND tỉnh xem xét việc thành lập Văn phòng công chứng.

Điều 17. Cách thức chấm điểm

1. Điểm của từng tiêu chí được chấm từ mức điểm thấp nhất là 1 điểm đến mức điểm cao nhất của tiêu chí đó (không chấm điểm thập phân), do các thành viên Tổ thẩm định thực hiện. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng cách lấy điểm trung bình cộng từ điểm của các thành viên tham gia chấm điểm.

2. Việc thẩm định và chấm điểm hồ sơ phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Tổ thẩm định.

3. Căn cứ vào kết quả thẩm định và số điểm của từng hồ sơ, Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định.

Chương IV

XỬ LÝ VI PHẠM, KHIẾU NẠI, TỐ CÁO VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 18. Xử lý vi phạm

Mọi hành vi vi phạm đến việc thực hiện quy định về tiêu chí, mức điểm và cách thức thẩm định hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh sẽ bị xử lý theo pháp luật.

Điều 19. Giải quyết khiếu nại, tố cáo

1. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép thành lập tổ chức hành nghề công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là trái với Quy định này.

Việc giải quyết khiếu nại được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại.

2. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền tố cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về các hành vi vi phạm pháp luật và Quy định này.

3. Việc giải quyết tố cáo tuân theo quy định của pháp luật về tố cáo.

Điều 20. Tổ chức thực hiện

Sở Tư pháp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy định này. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc thì kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét việc sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ theo quy định của pháp luật./.