a) Ban Tiếp công dân Thành phố là tổ chức trực thuộc Văn phòng UBND Thành phố về tổ chức và sinh hoạt; đồng thời chịu sự lãnh đạo trực tiếp về công tác của UBND Thành phố. Ban Tiếp công dân Thành phố có tư cách pháp nhân và con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của Pháp luật.

b) Ban Tiếp công dân Thành phố có chức năng là cơ quan tham mưu giúp lãnh đạo UBND Thành phố tổ chức tiếp công dân theo quy định hiện hành của pháp luật; là đầu mối tiếp nhận, phân loại, đề xuất xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo, dân nguyện theo quy trình của Luật Khiếu nại, tố cáo; theo dõi, đôn đốc tiến độ giải quyết của các cơ quan, đơn vị, báo cáo kết quả giải quyết cho lãnh đạo UBND Thành phố và các cơ quan có thẩm quyền của Thành phố.

a) Tổ chức tiếp công dân thường xuyên theo quy định để ghi nhận các yêu cầu, kiến nghị, phản ánh, khiếu nại, tố cáo của công dân; giải thích pháp luật đối với từng trường hợp cụ thể và hướng dẫn công dân gửi đơn đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng phục vụ Lãnh đạo Thành phố tiếp công dân tại Trụ sở tiếp công dân của Thành phố; dự thảo nội dung kết luận của Lãnh đạo Thành phố, thông báo truyền đạt nội dung kết luận hoặc chỉ đạo của Lãnh đạo Thành phố tại các buổi tiếp công dân để gửi đến các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện.

c) Là cơ quan đầu mối xử lý bước đầu tất cả các đơn thư khiếu nại, tố cáo, dân nguyện phản ánh theo luật định; giúp Lãnh đạo Thành phố theo dõi và quản lý quá trình tiếp nhận, xử lý và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền của Thành phố. Dự thảo nội dung văn bản chỉ đạo trình Lãnh đạo UBND Thành phố giao nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị xem xét, giải quyết các vụ việc thuộc thẩm quyền của UBND Thành phố; đồng thời theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, thẩm định các kết luận thanh tra, quyết định giải quyết khiếu nại, thông báo giải quyết tố cáo trình lãnh đạo UBND Thành phố ký ban hành;

d) Kiểm tra, đôn đốc các sở, ngành, quận, huyện, thị xã trong việc thực hiện ý kiến chỉ đạo, kết luận của lãnh đạo Thành phố đối với việc tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

đ) Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện các quyết định giải quyết khiếu nại đã có hiệu lực pháp luật, quyết định xử lý tố cáo, các nội dung kết luận, chỉ đạo của Trung ương và Lãnh đạo Thành phố có liên quan đến công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

e) Định kỳ, thực hiện chế độ báo cáo với Lãnh đạo Thành phố về tình hình tiếp công dân, xử lý đơn; tiến độ thi hành các quyết định giải quyết khiếu nại đã có hiệu lực pháp luật, kết quả giải quyết và việc thực hiện thông báo giải quyết các đơn tố cáo, các văn bản chỉ đạo của Trung ương và Lãnh đạo Thành phố.

g) Được tham dự các cuộc họp và hội nghị của UBND Thành phố liên quan đến công tác tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo và các cuộc họp giao ban tuần của UBND Thành phố.

h) Phối hợp tuyên truyền pháp luật liên quan đến quy định về công tác tiếp công dân và phối hợp trong công tác hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho các Tổ tiếp công dân của các sở, ngành, quận, huyện, thị xã.

i) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan để giải quyết các đoàn khiếu kiện đông người tập trung tại cổng Trụ sở cơ quan của Thành phố theo đúng quy định của pháp luật.

k) Chủ trì, phối hợp với và tạo mọi điều kiện thuận lợi phục vụ cho công tác tiếp công dân thường xuyên của đại biểu Quốc hội Thành phố, đại biểu HĐND Thành phố theo quy định.

l) Là đầu mối giúp UBND Thành phố trong việc phối hợp với Trụ sở tiếp công dân của Trung ương Đảng và Nhà nước, các đơn vị cơ sở thuộc Thành phố Hà Nội để giải quyết đưa những đoàn khiếu kiện đông người của Hà Nội tại các cơ quan Trung ương trở về địa phương.

m) Giúp lãnh đạo UBND Thành phố yêu cầu hoặc trực tiếp yêu cầu cơ quan công an địa phương có biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật đối với những người có hành vi gây rối, mất trật tự hoặc tụ tập để kích động, xúi giục người khác khiếu nại, tố cáo vi phạm pháp luật.

a) Lãnh đạo Ban

Ban Tiếp công dân Thành phố có Trưởng Ban và một số Phó Trưởng Ban.

Trưởng Ban là người đứng đầu Ban, do một Phó chánh Văn phòng UBND Thành phố trực tiếp kiêm nhiệm. Trưởng Ban chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Lãnh đạo UBND Thành phố về toàn bộ hoạt động của Ban và thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

Phó Trưởng Ban là người giúp Trưởng Ban chỉ đạo một số nhiệm vụ của Ban theo sự phân công của Trưởng Ban và chịu trách nhiệm trước Trưởng Ban về nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng Ban vắng mặt, một Phó Trưởng Ban được ủy quyền điều hành hoạt động của Ban.

Trưởng Ban Tiếp công dân Thành phố do Chủ tịch UBND Thành phố bổ nhiệm theo quy trình về công tác cán bộ của Nhà nước và Thành phố. Phó Trưởng Ban do Chủ tịch UBND Thành phố bổ nhiệm theo đề nghị của Trưởng Ban.

Việc miễn nhiệm, luân chuyển, cách chức, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ, chính sách đối với Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban theo quy định của Nhà nước và Thành phố.

b) Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, Ban Tiếp công dân Thành phố có 02 phòng chuyên môn: mỗi phòng chuyên môn có Trưởng phòng do Phó Trưởng Ban Tiếp công dân Thành phố kiêm nhiệm, các Phó Trưởng phòng và cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ giúp việc. Cụ thể như sau:

b1) Phòng Tiếp dân và xử lý đơn;

b2) Phòng Tổng hợp.

Giao Trưởng Ban Tiếp công dân Thành phố xây dựng Quy chế làm việc của Ban Tiếp công dân Thành phố trình UBND Thành phố phê duyệt.

c) Biên chế

Biên chế của Ban Tiếp công dân Thành phố là biên chế hành chính, được UBND Thành phố giao hàng năm trong tổng biên chế của Văn phòng UBND Thành phố. Biên chế năm 2009 của Ban Tiếp công dân Thành phố là 25 (hai nhăm) chỉ tiêu (trong đó có 09 biên chế từ phòng Tiếp dân thuộc Văn phòng UBND Thành phố chuyển sang).

Việc bố trí, tuyển dụng cán bộ, công chức vào làm việc tại Ban Tiếp Công dân Thành phố thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước và Thành phố.