ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------
Số: 42/2006/QĐ-UBND	Long Xuyên, ngày 18 tháng 10 năm 2006

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NGOẠI VỤ TỈNH AN GIANG.

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân đã được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2003;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 22/2005/TTLT-BNG-BNV ngày 22/12/2005 của Bộ Ngoại giao và Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý nhà nước về hoạt động đối ngoại ở địa phương;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ và Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh An Giang,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy chế Tổ chức và hoạt động của Sở Ngoại vụ tỉnh An Giang".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Thủ trưởng Sở, Ban ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Cục Kiểm tra VB - Bộ Tư pháp; - Bộ Ngoại giao; - Sở, Ban ngành tỉnh; - UBND các huyện, thị, thành; - Lưu VT, SNV.T50

TM.ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CHỦ TỊCH Lâm Minh Chiếu

 

QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NGOẠI VỤ TỈNH AN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 42/2006/QĐ-UBND ngày 18/10/2006 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang)

Chương I

VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN

Điều 1. Vị trí và chức năng.

1. Sở Ngoại vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước các hoạt động đối ngoại trên địa bàn tỉnh và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh và theo quy định của pháp luật.

2. Sở Ngoại vụ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh; sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Ngoại giao.

Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn.

1. Trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kế hoạch tổng thể dài hạn và hàng năm về hoạt động đối ngoại, các chương trình, dự án thuộc lĩnh vực quản lý của Sở phù hợp chiến lược phát triển kinh tế xã hội của địa phương.

2. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng chương trình hoạt động đối ngoại hàng năm của tỉnh để báo cáo Bộ Ngoại giao tổng hợp trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

3. Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các quyết định, chỉ thị, văn bản phân công, phân cấp quản lý nhà nước về hoạt động đối ngoại trên địa bàn tỉnh và chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản đó.

4. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến đối ngoại; kế hoạch tổng thể về hoạt động đối ngoại của địa phương đã được duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Sở.

5. Công tác lãnh sự:

a. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý các đoàn ra, đoàn vào.

b. Phối hợp tổ chức đón tiếp các đoàn khách quốc tế đến thăm và làm việc với Ủy ban nhân dân tỉnh; tổ chức các đoàn đi công tác nước ngoài của lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh; giúp Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, quản lý các đoàn đi nước ngoài của cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý.

c. Phối hợp với các cơ quan liên quan xử lý những vấn đề nhạy cảm, phức tạp nảy sinh trong công tác lãnh sự tại địa phương.

d. Phối hợp với các cơ quan chức năng hướng dẫn, quản lý hoạt động của cá nhân, tổ chức nước ngoài liên quan đến nhân thân, tài sản, đi lại, làm ăn, sinh sống, học tập, công tác, du lịch, kinh doanh, đầu tư trên địa bàn tỉnh tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam.

e. Phối hợp với các sở, ban, ngành có liên quan thực hiện công tác xuất nhập cảnh của người Việt Nam và người nước ngoài trên địa bàn tỉnh.

6. Quản lý hoạt động của các tổ chức phi chính phủ.

a. Phối hợp với các cơ quan liên quan giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý hoạt động của các tổ chức phi chính phủ và cá nhân nước ngoài trên địa bàn tỉnh.

b. Tiếp nhận và triển khai các dự án giúp đỡ nhân đạo của các tổ chức phi chính phủ và cá nhân nước ngoài theo quy định của pháp luật.

7. Công tác biên giới lãnh thổ quốc gia:

a. Là cơ quan thường trực của Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác biên giới lãnh thổ quốc gia, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh đánh giá tình hình quản lý công tác biên giới lãnh thổ quốc gia, đề xuất ý kiến và các biện pháp quản lý thích hợp, tham gia xây dựng phương án giải quyết vấn đề biên giới với các nước liên quan.

b. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan hữu quan xây dựng phương án, kế hoạch và tổ chức khảo sát đơn phương, song phương theo sự phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh, phối hợp với các cơ quan liên quan thực hiện công tác phân giới, cắm mốc theo yêu cầu của Ban Chỉ đạo phân giới cắm mốc của tỉnh.

c. Theo dõi, tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Ngoại giao tình hình thực hiện các điều ước quốc tế về biên giới quốc gia, quy chế quản lý biên giới trên đất liền và các tranh chấp nảy sinh về biên giới trên đất liền thuộc địa bàn tỉnh.

d. Tổ chức các lớp tập huấn, tuyên truyền pháp luật, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về biên giới lãnh thổ quốc gia; hướng dẫn, kiểm tra và quản lý các văn bản, tài liệu, bản đồ và hồ sơ về biên giới thuộc phạm vi quản lý của địa phương.

8. Công tác kinh tế đối ngoại

a. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng chương trình hoạt động đối ngoại phục vụ phát triển kinh tế của địa phương.

b. Phối hợp với các cơ quan liên quan lựa chọn và thẩm tra các đối tác nước ngoài vào làm ăn và đầu tư tại địa phương theo sự phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh.

c. Tham gia công tác xúc tiến thương mại, du lịch, xây dựng môi trường đầu tư phù hợp với các đặc điểm của địa phương.

9. Công tác về người Việt Nam ở nước ngoài

a. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh nghiên cứu, đánh giá việc thực hiện chính sách về công tác người Việt Nam ở nước ngoài tại địa phương theo sự hướng dẫn của Bộ Ngoại giao (Ủy ban về người Việt Nam ở nước ngoài).

b. Phối hợp với các sở, ban ngành của tỉnh trong việc hỗ trợ, hướng dẫn thông tin, tuyên truyền, vận động và thực hiện chính sách đối với người Việt Nam ở nước ngoài và thân nhân của họ có quan hệ với địa phương.

10. Tổ chức hội nghị, hội thảo, ký kết và thực hiện thỏa thuận quốc tế

Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý các hoạt động về tổ chức hội nghị, hội thảo, ký kết và thực hiện các thỏa thuận quốc tế theo quy định của pháp luật; báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên khi có vấn đề phát sinh liên quan đến chính trị đối ngoại.

11. Phối hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho các Bộ, Ban ngành tiến hành các hoạt động đối ngoại trên địa bàn tỉnh khi có yêu cầu.

12. Phối hợp với các Sở, Ban ngành liên quan trong việc thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin về tình hình chính trị, an ninh, kinh tế quốc tế và khu vực có tác động đến địa phương và đề xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh phương hướng và giải pháp thực hiện.

13. Thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

14. Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng và đơn vị sự nghiệp thuộc Sở; quản lý biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Sở và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh; tổ chức đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đối ngoại cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước làm công tác đối ngoại của địa phương.

15. Tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Ngoại giao về tình hình thực hiện nhiệm vụ đối ngoại được giao tại địa phương theo quy định của pháp luật.

16. Thực hiện công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng, tiêu cực và xử lý vi phạm pháp luật về hoạt động đối ngoại thuộc thẩm quyền của Sở theo quy định của pháp luật.

17. Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.

18. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Chương II

CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ BIÊN CHẾ

Điều 3. Cơ cấu tổ chức và biên chế.

1. Lãnh đạo Sở

a. Sở Ngoại vụ có Giám đốc và 02 Phó Giám đốc.

b. Giám đốc Sở chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh về toàn bộ hoạt động của Sở. Báo cáo công tác trước Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Ngoại giao và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân tỉnh khi được yêu cầu.

c. Phó Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo sự phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực công tác được phân công.

d. Giám đốc, Phó Giám đốc Sở do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành và theo quy định của Đảng và Nhà nước về công tác cán bộ;

Việc miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Giám đốc, Phó Giám đốc Sở thực hiện theo quy định của pháp luật.

2. Các Phòng chuyên môn:

 + Phòng Hành chính - Lễ tân;

 + Phòng Lãnh sự;

 + Phòng Quản lý biên giới.

3. Biên chế:

Biên chế của Sở Ngoại vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh giao hằng năm trong tổng số biên chế hành chính của tỉnh.

Điều 4. Nguyên tắc thành lập phòng chuyên môn và chế độ bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ thuộc Sở.

1. Việc thành lập phòng chuyên môn thuộc Sở do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định theo đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ và Giám đốc Sở Nội vụ.

2. Trưởng các phòng chuyên môn theo quy định tại khoản 2 Điều 3 quy chế này (gọi chung là Trưởng phòng) do Giám đốc Sở quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm sau khi thỏa thuận bằng văn bản với Giám đốc Sở Nội vụ.

Phó Trưởng phòng do Giám đốc Sở quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm và thông báo cho Giám đốc Sở Nội vụ biết.

Điều 5. Nhiệm vụ các phòng chuyên môn thuộc Sở.

1. Phòng Hành chính - Lễ tân:

a. Quản lý công tác tổ chức bộ máy, biên chế, nhân sự và thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức thuộc Sở.

b. Tổ chức tiếp nhận văn bản, giấy tờ và phát hành văn bản đi, đến; quản lý con dấu; tổ chức lưu trữ, khai thác hồ sơ, tài liệu theo đúng chế độ quy định của Nhà nước.

c. Quản lý kinh phí, tài sản, kho, quỹ, tổ chức kế toán, đánh máy, điều động xe.

d. Phối hợp với các phòng chuyên môn xây dựng lịch làm việc của lãnh đạo Sở; theo dõi công tác thi đua khen thưởng của đơn vị.

đ. Tổ chức công tác tổng hợp, thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo tổng hợp hàng tháng, 6 tháng, một năm về các mặt công tác của Sở; tổng hợp tình hình hoạt động đối ngoại của các ngành, các cấp trong tỉnh để báo cáo định kỳ hoặc đột xuất cho Bộ Ngoại giao và Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định; thực hiện báo cáo nhanh, báo cáo chuyên đề khi có yêu cầu.

e. Thực hiện công tác thanh tra theo định kỳ và các vụ việc nảy sinh có liên quan đến quyền hạn, trách nhiệm quản lý và điều hành của Sở.

g. Tham mưu lãnh đạo Sở phối hợp với các cơ quan chuyên trách có liên quan xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện công tác thông tin đối ngoại của tỉnh trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức theo dõi và triển khai hoạt động thông tin đối ngoại tại tỉnh.

h. Tổ chức thu thập những thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, pháp luật của Việt Nam và các nước có quan hệ thương mại, đầu tư và hợp tác với tỉnh để phục vụ cho công tác thông tin đối ngoại.

i. Tham mưu cho Giám đốc Sở phối hợp với các sở, ban, ngành ở địa phương về phương thức kêu gọi, thiết lập và mở rộng hợp tác quốc tế, vận động xúc tiến đầu tư các dự án của Chính phủ và phi Chính phủ nước ngoài.

k. Làm đầu mối thu thập thông tin xây dựng các dự án viện trợ, tài trợ, làm thủ tục tiếp nhận các dự án có nguồn hỗ trợ của các tổ chức quốc tế.

l. Phối hợp với các ngành có liên quan trong và ngoài nước đàm phán, thẩm định, giám sát và đánh giá các dự án viện trợ. Giúp các ngành, địa phương theo dõi, thúc đẩy việc thực hiện các thỏa thuận đã ký kết với nước ngoài.

m. Hướng dẫn, giúp phòng chuyên môn phụ trách văn phòng thuộc sở, ban, ngành tỉnh trong việc tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị mình thực hiện các công việc như: tổ chức đón tiếp khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại tỉnh đảm bảo đúng nguyên tắc ngoại giao; tổ chức các cuộc viếng thăm, ký kết, hội thảo, hội nghị với nước ngoài.

n. Đảm nhiệm công tác biên dịch, thông dịch và các nhiệm vụ khác có liên quan theo sự phân công của Giám đốc Sở.

o. Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức của Sở và kiến thức đối ngoại, nghiệp vụ ngoại giao cho các ngành, các cấp trong tỉnh.

p. Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Sở.

2. Phòng Lãnh sự:

a. Phối hợp với các ngành chức năng xử lý các vấn đề lãnh sự có liên quan đến yếu tố nước ngoài: thân nhân, tài sản, lưu trú, hôn nhân… và xử lý các vụ việc xảy ra đối với người nước ngoài liên quan đến pháp luật, điều ước quốc tế và pháp luật Việt Nam.

b. Tham mưu đề xuất giúp Giám đốc Sở trình Ủy ban nhân dân tỉnh xét duyệt và làm thủ tục cho cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh đi nước ngoài và làm thủ tục trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét việc các đơn vị, tổ chức Nhà nước đóng trên địa bàn tỉnh mời, tiếp và làm việc với khách nước ngoài.

c. Tham mưu lãnh đạo Sở quản lý nhà nước đối với công tác về người Việt Nam định cư ở nước ngoài, công tác liên hiệp các tổ chức hữu nghị tỉnh. Giám sát hoạt động và quản lý Việt Kiều lưu trú trên địa bàn tỉnh, nắm bắt thông tin về hoạt động của Việt Kiều có nơi cư trú cuối cùng ở tỉnh.

d. Phối hợp với cơ quan chức năng xử lý trong phạm vi của tỉnh về tai nạn của người nước ngoài xảy ra trên địa bàn tỉnh và giải quyết vi phạm pháp luật Việt Nam của người nước ngoài trên địa bàn tỉnh và người Việt Nam có nơi cư trú cuối cùng ở tỉnh định cư ở nước ngoài.

đ. Hướng dẫn, quản lý hoạt động của phóng viên báo chí nước ngoài đến thăm hoặc làm việc tại tỉnh.

e. Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Sở.

3. Phòng Quản lý biên giới:

a. Tham mưu cho Giám đốc Sở làm đầu mối phối hợp với các ngành hữu quan giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức triển khai thực hiện chính sách, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước về quản lý biên giới, lãnh thổ tại địa phương.

b. Đề xuất ý kiến xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến công tác quản lý biên giới.

c. Giúp Giám đốc Sở chủ động và phối hợp với các lực lượng chức năng, các Sở, ngành hữu quan tổ chức hội nghị liên tịch, đấu tranh phản kháng, tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh giải quyết những vấn đề nảy sinh làm ảnh hưởng đến mối quan hệ hữu nghị trên khu vực biên giới.

d. Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện các điều ước quốc tế về biên giới và các tranh chấp trên khu vực biên giới thuộc phạm vi tỉnh.

đ. Thường xuyên phối họp với các huyện, thị xã có biên giới giáp với Campuchia nắm chắc tình hình quản lý biên giới, các mối quan hệ hữu nghị, hợp tác phát triển theo chương trình kế hoạch được hai bên ký kết tại các cuộc họp định kỳ.

e. Quản lý văn bản, tài liệu, bản đồ và hồ sơ về đường biên giới thuộc tỉnh quản lý.

g. Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Sở.

Chương III

CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC, QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 6. Chế độ làm việc của Sở Ngoại vụ và lãnh đạo Sở.

1. Sở Ngoại vụ làm việc theo chế độ Thủ trưởng, cấp dưới chấp hành tuyệt đối mệnh lệnh cấp trên theo quy định Pháp lệnh cán bộ, công chức và các văn bản quy định của Nhà nước hiện hành.

2. Chế độ làm việc của lãnh đạo Sở:

a. Giám đốc Sở chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành toàn diện mọi hoạt động của Sở; thực hiện việc phân công trách nhiệm giữa các thành viên trong Ban lãnh đạo Sở.

b. Phó Giám đốc là người giúp và thực hiện theo chỉ đạo điều hành của Giám đốc, trực tiếp giải quyết công việc và chịu trách nhiệm về lĩnh vực công tác được Giám đốc Sở phân công.

Trong lĩnh vực công tác được phân công Phó Giám đốc chủ động lập chương trình, kế hoạch công tác và xử lý công việc trực tiếp với các Trưởng Phòng, báo cáo công việc được phân công cho Giám đốc về các quyết định của mình.

Phó Giám đốc được ủy quyền lãnh đạo điều hành hoạt động của Sở và chịu trách nhiệm trước Giám đốc những sự việc trong thời gian ủy quyền thay mặt; giải quyết các công việc của Sở khi Giám đốc đi vắng.

d. Mỗi thành viên trong lãnh đạo Sở có trách nhiệm báo cáo thông tin về tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác và xử lý công việc do mình phụ trách cho các thành viên biết trong các kỳ họp lãnh đạo Sở.

Những vấn đề sau đây phải đưa ra tập thể lãnh đạo thảo luận, góp ý trước khi Giám đốc kết luận quyết định để phổ biến trong cơ quan thi hành hoặc trình lên cơ quan thẩm quyền cấp trên:

 - Sắp xếp tổ chức, biên chế, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, thôi việc, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức trong cơ quan.

 - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành; chương trình, kế hoạch công tác cơ quan.

 - Báo cáo thực hiện kế hoạch phát triển ngành và tổng kết công tác cơ quan.

 - Nghiên cứu đề xuất cơ chế chính sách.

 - Dự toán kinh phí cơ quan hàng năm.

Điều 7. Chế độ làm việc của các phòng chuyên môn.

1. Trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ theo chế độ giúp việc Giám đốc và quản lý điều hành toàn diện hoạt động của Phòng, trực tiếp chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Phó Giám đốc được phân công phụ trách về công việc nghiệp vụ chuyên môn, quản lý giao công việc cho cấp dưới, kết quả hoạt động của Phòng theo nhiệm vụ được quy định tại Điều 4, Chương II bản Quy chế này và các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

2. Phó Trưởng phòng là người trực tiếp giúp việc và theo sự điều hành của Trưởng Phòng; đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc và Phó Giám đốc phụ trách.

3. Cán bộ, công chức là người thừa hành nhiệm vụ, chấp hành tuyệt đối mệnh lệnh cấp trên theo yêu cầu chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

Điều 8. Tiếp nhận và xử lý văn bản đến.

1. Tất cả các văn bản đến của Sở phải qua văn thư tiếp nhận và lưu trữ (ngoại trừ văn bản, hồ sơ có tính bí mật).

2. Phòng Hành chính - Lễ tân trực tiếp phân loại xử lý văn bản đến và giao văn thư phân phối đến Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng các phòng chuyên môn. Văn bản và thư gửi trực tiếp cho cá nhân, văn thư không được bóc xem mà phải chuyển trực tiếp cho người nhận có tên trên bì thư.

3. Các Phòng sau khi nhận được văn bản do văn thư chuyển đến, căn cứ vào nội dung và ý kiến chỉ đạo của Giám đốc, Phó Giám đốc, các Trưởng Phòng nghiên cứu có ý kiến đề xuất cách giải quyết. Nếu nội dung văn bản có liên quan đến các Phòng khác, thì phải chủ động trao đổi, phối hợp để thực hiện công việc có liên quan trước khi trình lãnh đạo Sở.

4. Các văn bản đến khi có nội dung yêu cầu giải quyết nhanh, các Phòng phải chủ động xử lý ngay trong thời gian sớm nhất, đảm bảo yêu cầu cho từng lĩnh vực công việc cụ thể.

5. Người không có trách nhiệm không được tự ý bóc xem văn bản đến hoặc thư gửi cho cá nhân người khác.

6. Trưởng phòng Hành chính - Lễ tân có trách nhiệm theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện nội dung các ý kiến chỉ đạo của từng thành viên lãnh đạo Sở đối với các Trưởng phòng và báo cáo Giám đốc, Phó Giám đốc về tình hình trên trong cuộc họp báo cơ quan.

Điều 9. Thẩm quyền ký các văn bản.

1. Giám đốc ký các văn bản đến các cơ quan liên quan và một số văn bản khác theo thẩm quyền.

2. Phó Giám đốc ký thay Giám đốc các văn bản thuộc phạm vi đã được Giám đốc phân công phụ trách.

3. Giám đốc ủy nhiệm Trưởng phòng Hành chính - Lễ tân thừa lệnh Giám đốc ký Giấy đi công tác, Giấy giới thiệu, Thư mời họp và các văn bản xác nhận mang tính chất tổ chức, hành chánh nội bộ, văn bản sao y, sao lục.

Điều 10. Xử lý văn bản đi.

1. Tất cả các văn bản đi của Sở phải qua văn thư phát hành và lưu trữ.

2. Các Phòng theo chức năng, nhiệm vụ, công việc được giao trực tiếp soạn thảo văn bản và trình lãnh đạo Sở ký các văn bản thuộc phạm vi quyền hạn.

3. Các văn bản đi sau khi được lãnh đạo Sở ký xong, các Phòng chuyển giao văn thư cơ quan để vào sổ và lưu trữ, sau đó tùy theo yêu cầu của nội dung văn bản sẽ được phát hành trực tiếp hoặc qua bưu điện, nếu văn bản có tính chất khẩn trương, quan trọng, để phục vụ kịp thời các yêu cầu nhiệm vụ cấp bách thì phải có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Sở, người không có trách nhiệm không được tự ý đóng dấu, cho số văn bản và phát hành.

4. Văn bản gửi đi ngoài bìa thư được thống nhất ghi gửi trực tiếp cho Thủ trưởng của đơn vị đó (theo chế độ Thủ trưởng).

Điều 11. Chế độ bảo mật, bảo vệ tài sản cơ quan.

1. Cán bộ, công chức không được cung cấp hoặc tiết lộ dưới mọi hình thức ra bên ngoài các hồ sơ, tài liệu thông tin của Sở khi chưa có ý kiến của lãnh đạo Sở.

2. Mọi sự dịch chuyển, sử dụng tài sản của cơ quan phải thông qua Phòng Hành chính - Lễ tân và có sự chấp thuận của lãnh đạo Sở.

3. Trường hợp đi công tác sử dụng xe công thì phải báo Trưởng phòng Hành chính - Lễ tân để bố trí lịch phục vụ và thực hiện đúng chế độ công vụ theo quy định Nhà nước.

Trường hợp đặc biệt, do yêu cầu cấp bách của cá nhân, gia đình cần mượn tài sản, phương tiện của cơ quan phải thông qua Trưởng phòng Hành chính - Lễ tân và được sự đồng ý của Giám đốc Sở.

4. Trưởng phòng Hành chính - Lễ tân giúp Giám đốc có kế hoạch kiểm tra, quản lý, bảo quản máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công tác cơ quan, quản lý và phân loại hồ sơ, thủ tục thực hiện theo Pháp lệnh bảo vệ bảo mật Nhà nước, công tác bảo vệ cơ quan, đề xuất với Giám đốc Sở về các giải pháp cải cách công tác quản lý tổ chức và quản trị hành chánh cơ quan phù hợp tình hình mới.

Điều 12. Chế độ giải quyết công việc và báo cáo.

1. Các Phòng và cán bộ, công chức khi xin ý kiến lãnh đạo giải quyết công việc hoặc xử lý về chuyên môn, phải có phiếu báo cáo trích yếu rõ nội dung xử lý và ý kiến đề xuất của mình giải quyết từng vấn đề cụ thể kèm vào hồ sơ.

2. Trước khi xử lý, giải quyết công việc của cơ quan với cá nhân và cơ quan liên quan hoặc đi thi hành công vụ, cấp dưới phải xin ý kiến cấp trên trực tiếp bằng văn bản. Khi có ý kiến chấp thuận hay theo kế hoạch công tác của Phòng được duyệt thì gửi ý kiến chấp thuận hoặc kế hoạch công tác của Phòng được duyệt cho Phòng Hành chính - Lễ tân làm căn cứ pháp lý cấp công lệnh, giải quyết tạm ứng tiền đi công tác và giúp lãnh đạo Sở theo dõi thực hiện công việc, công vụ đó. Cán bộ, công chức cơ quan nếu tùy tiện tự ý thực hiện gây hậu quả xấu đến cơ quan thì phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở.

3. Sau khi thực hiện công vụ cán bộ công chức hoặc phòng, đơn vị thuộc Sở phải báo cáo bằng văn bản cho cấp trên trực tiếp chỉ đạo về tình hình nhiệm vụ, công việc được giao; đồng thời tổng hợp công việc thực hiện trong tuần báo cáo tại các cuộc họp báo tuần cơ quan.

4. Các phòng chuyên môn báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm) về tình hình thực hiện nhiệm vụ được phân công cho Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực.

Điều 13. Chế độ họp cơ quan.

1. Cuộc họp theo định kỳ

a. Hằng tuần: họp phòng, họp báo giữa lãnh đạo và thủ trưởng các phòng.

b. Hằng tháng: họp lãnh đạo Sở, họp toàn thể cơ quan vào ngày 15.

c. Lãnh đạo Sở quyết định về việc tổ chức hội nghị nghiệp vụ sơ kết công tác ngành theo quý, 6 tháng, năm và tổng kết năm.

2. Cuộc họp không định kỳ: Do yêu cầu tình hình công việc đột xuất cấp bách, lãnh đạo Sở sẽ triệu tập họp theo thông báo hoặc có thư mời.

Điều 14. Quan hệ làm việc với Ủy ban nhân dân tỉnh, các Sở, ban ngành trong tỉnh và Bộ, ngành Trung ương.

1. Đối với Bộ Ngoại giao

a. Sở Ngoại vụ chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Ngoại giao.

b. Triển khai thực hiện các nhiệm vụ công tác theo đúng thẩm quyền được phân cấp.

c. Thực hiện đầy đủ và kịp thời chế độ thông tin, báo cáo tình hình công tác đối ngoại theo quy định.

2. Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh

a. Sở Ngoại vụ là cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của Ủy ban nhân dân tỉnh.

b. Chấp hành sự chỉ đạo và thực hiện các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh giao. Phải báo cáo xin ý kiến Ủy ban nhân dân tỉnh các vấn đề vượt quyền hạn được giao.

c. Thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ về hoạt động và tình hình công tác chuyên môn nghiệp vụ theo quy định.

3. Đối với các Sở, Ban ngành tỉnh

a. Là mối quan hệ cùng cấp, phối hợp giải quyết những vấn đề về công tác đối ngoại nhằm phục vụ cho sự phát triển chung của tỉnh; Sở Ngoại vụ chủ động bàn bạc với các Sở, Ban ngành liên quan những vấn đề về quản lý Nhà nước có tính chất liên ngành, nếu các Sở liên quan không thống nhất được thì trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định.

b. Phối hợp với các ngành hữu quan như Công an, Quân sự, Bộ đội Biên phòng, Tư pháp, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị, các tổ chức kinh tế của Trung ương và địa phương, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh trong công tác quản lý biên giới, đối ngoại và công tác về người Việt Nam ở nước ngoài, góp phần thực hiện tốt chính sách đối ngoại và chính sách đối với Kiều bào của Nhà nước; đồng thời, giải quyết những vấn đề có liên quan đến người nước ngoài xảy ra trên địa bàn tỉnh.

4. Đối với các huyện, thị xã biên giới

Sở Ngoại vụ trao đổi thống nhất với UBND huyện, thị xã biên giới bố trí một cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm phụ trách công tác biên giới thuộc Văn phòng HĐND và UBND hoặc phòng Tôn giáo - Dân tộc, để làm đầu mối thường xuyên quan hệ với Sở Ngoại vụ giải quyết công việc liên quan đến công tác quản lý nhà nước về đối ngoại và biên giới.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 15. Giám đốc Sở Ngoại vụ tỉnh An Giang chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện Quy chế này đến toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan.

Điều 16. Trong quá trình thực hiện quy chế này, nếu có vấn đề gì phát sinh hoặc vướng mắc. Giám đốc Sở Ngoại vụ chịu trách nhiệm tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.